Pomoc przy tworzeniu faktury w formacie PDF

Dane podstawowe

Najpierw należy wybrać rodzaj faktury, którą chcesz wygenerować. Do wyboru masz kilka opcji:

  • Faktura – dokument fiskalny (dla płatnika VAT)
  • Faktura bez VAT (dla osób niebędących płatnikami VAT)
  • Faktura zaliczkowa

Kolejnym krokiem jest podanie numeru faktury. Numer faktury musi być zawsze unikalny (nie może powtarzać się) i musi tworzyć szereg liczb. Zalecany format to np. rok i liczba porządkowa faktury w danym roku - 20090001. Każda kolejna faktura będzie miała o jeden numer wyższy.

Jeżeli chcesz, aby faktura zawierała inną datą wystawienia niż datę dzisiejszą, możesz ją ustawić manualnie. Jeżeli wystawiasz fakturę – dokument fiskalny, możesz wybrać datę transakcji podlegającej opodatkowaniu. Następnie wybierasz termin płatności faktury z dostępnych opcji. Np, jeśli wybierzesz termin płatności 14 dni, faktura będzie miała termin płatności 14 dni od daty wystawienia faktury.

Zalecamy również wpisanie Twojego imienia i nazwiska w polu „Wystawił”. Twoi klienci otrzymają w ten sposób informację, kto odpowiada za fakturę.

Ustawienia

W sekcji ustawienia znajdziesz opcje wpływające na parametry wygenerowanej faktury.

Wybór "Wprowadzanie cen" określa, czy ceny towarów zawierają podatek VAT (obliczana jest netto ceny) lub ceny nie zawierają VAT i oblicza się cena razem z VAT.

Jeżeli chcesz wystawić fakturę w innej walucie niż w Koronach, wybierz wymaganą walutę w opcji „Waluta”. Po wyborze waluty, wyświetli Ci się kurs ČNB (Narodowy Bank Czeski) danej waluty obowiązujący w dniu wystawienia faktury. Jeżeli zmienisz datę wystawienia, wyświetli Ci się kurs danej waluty, obowiązujący w wybranym dniu wystawienia.

Jeżeli chcesz zaokrąglić końcową kwotę faktury, wybierz wymagany typ zaokrąglenia w opcji „Zaokrąglanie”.

Wymagany rodzaj zapłaty faktury znajdziecie w opcji „Sposób zapłaty”. Jeżeli wybierzesz opcję „Przelew bankowy”, nie zapomnij o podaniu swojego numeru konta bankowego w sekcji „Wydawca/sprzedawca”.

Ostatnim krokiem w ustawieniach faktury jest dodanie zeskanowanego podpisu lub pieczątki z podpisem – obrazek w formacie JPG, PNG lub GIF o zalecanych wymiarach maks. 400x400px i wielkości maks. 1MB.

Nabywca

W sekcji nabywca zapisz dane klienta, dla którego wystawiasz fakturę. Jeżeli najpierw podasz REGON nabywcy, jego nazwa oraz adres zostaną automatycznie wczytane.

Wydawca

Sekcja wydawca określa Ciebie lub Twoją firmę. Podobnie jak w przypadku nabywcy, jeżeli najpierw podasz Twój REGON, nazwa oraz adres zostaną automatycznie wczytane.

Jeżeli jesteś płatnikiem VAT, nie zapomnij o podaniu NIP. Jeżeli natomiast nie jesteś płatnikiem VAT, nie wypełniaj NIP – na fakturze pojawi się informacja, że nie jesteś płatnikiem VAT.

Jeżeli wybrałeś formę płatności poprzez przelew bankowy, nie zapomnij o podaniu numeru swojego konta bankowego. Numer Twojego konta bankowego wystarczy podać w formacie standardowym (np. 02175000090000000039929139) SWIFT: RCBWPLPW. Nazwa Twojego banku się automatycznie wygeneruje poprzez numer konta, które podałeś i wyświetli się poniżej w polu „Numer konta”. Z podanego przez Ciebie numeru konta bankowego, również automatycznie wygeneruje się Twój numer IBAN (międzynarodowy numer konta bankowego) i kod SWIFT. Obie te informacje są istotne dla płatności dokonywanych z zagranicy.

Towar

Ostatnim krokiem przy tworzeniu faktury jest wprowadzenie nazwy towarów oraz usług, których dotyczy Twoja faktura. Przy każdym rodzaju towaru oraz usłudze masz możliwość podania informacji o ilości, jednostce miary oraz opisu, stawki VAT i ceny. Jeżeli wystawiasz fakturę BEZ VAT (nie jesteś płatnikiem VAT), wybór VAT będzie nieaktywny i na końcowej fakturze się nie pojawi.

Przy każdej korekcie ilości, ceny lub stawki VAT, całkowita cena faktury zostanie automatycznie przeliczona.

Wystawienie faktury

Przed wysłaniem formularza zalecamy ponowne sprawdzenie wprowadzonych danych. Następnie wystarczy kliknąć na przycisk „Wystaw fakturę”. Twoją fakturę będzie można pobrać v formacie PDF. Pobraniem zapiszesz fakturę do komputera i następnie możesz ją wydrukować, wysłać e-mailem lub w dowolny sposób dalej z nią pracować.