Fakturowanie wiąże się z wieloma zasadami, których należy przestrzegać. Samo fakturowanie często zajmuje też dużo czasu, a od czasu do czasu może zdarzyć się błąd, który pociągnie za sobą audyt finansowy.

Jedną z zasad, która może wydawać się drobnostką, jest prawidłowa numeracja faktur. Jeśli nadal korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych Excel do fakturowania, taki błąd może się zdarzyć od razu z powodu nieuwagi.

Jakie są zasady numerowania faktur?

Seria numeracji nie jest jasno określona przez regułę, ale dobrym pomysłem jest przestrzeganie poniższych zasad:

  • Numeracja chronologiczna w celu zbudowania sekwencyjnej serii w czasie,
  • Ostateczna forma zależy od każdej osoby, ale zaleca się stosowanie systemu, w którym okres faktury jest wyraźnie identyfikowalny: nieokreślony
  • Para numeru faktury i zmiennego symbolu - aby ułatwić identyfikację, czy faktura została już zapłacona,
  • Znaki w ciągu numerycznym, takie jak myślniki, ukośniki itp. są dozwolone, ale nie mogą być używane jako zmienny symbol płatności.

Numeracja faktur i jej zasady dają również przedsiębiorcom i firmom dużą swobodę w ustalaniu własnych serii numerów dla każdego miesiąca, roku lub klienta, tak aby system odpowiadał firmie i jej potrzebom.

Błędy w numeracji faktur - co robić?

W przypadku popełnienia błędu możliwe jest edytowanie faktury przed jej wysłaniem do klienta i zarejestrowaniem jej przez klienta (np. w przypadku skorzystania z jednego z narzędzi online, takich jak OnlineFakturowanie.pl), ale nie jest już dobrym pomysłem np. zastępowanie brakującej serii numerów fakturą, która została wystawiona później lub usuwanie jej dla zachowania porządku w księgowości.

Aby zaoszczędzić czas przy wystawianiu faktur i zminimalizować błędy (nie tylko w numeracji), dobrze jest korzystać z narzędzi online, które mają już ustawione serie numerów - na przykład w OnlineFakturowanie.pl wybierasz swoją serię numerów i jest ona automatycznie zwiększana o jeden dla następnej faktury.

Na przykład, jeśli wystawisz pierwszą fakturę z numerem 2020 (rok) 06 (miesiąc) i sekwencją 01 - 20200601, następna będzie automatycznie 20200602.

Fakturowanie nie musi być długie, a dzięki narzędziom do fakturowania można wyeliminować ryzyko błędu do minimum.