Wzór faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa to dokument potwierdzający otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. W odróżnieniu od Czech i Słowacji, w Polsce faktura zaliczkowa jest dokumentem podatkowym – na jej podstawie powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Wystawiasz ją po otrzymaniu przedpłaty, a nie przed nią. Na OnlineFakturowanie.pl fakturę zaliczkową wystawisz w kilka sekund, a VAT obliczy się automatycznie.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa?
Obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej określa art. 106f ustawy o VAT. Ponieważ faktura zaliczkowa jest dokumentem podatkowym, musi spełniać ściśle określone wymogi:
Dane obowiązkowe:
Oznaczenie dokumentu – „Faktura zaliczkowa" lub „Faktura VAT zaliczkowa"
Numer faktury – unikalny identyfikator w ciągłej serii numeracyjnej
Data wystawienia – dzień, w którym faktura została utworzona
Data otrzymania zaliczki – dzień, w którym wpłynęła przedpłata (jeśli różni się od daty wystawienia)
Dane sprzedawcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres siedziby, NIP
Dane nabywcy – nazwa lub imię i nazwisko, adres, NIP
Opis przedmiotu sprzedaży – co będzie dostarczone lub wykonane (towar, usługa, zlecenie)
Kwota zaliczki – otrzymana kwota brutto
Stawka VAT i kwota VAT – naliczony podatek od otrzymanej zaliczki
Kwota pozostała do zapłaty – różnica między ceną brutto zamówienia a otrzymaną zaliczką
Dane zalecane:
Cena jednostkowa i ilość – przy wielu pozycjach dla przejrzystości
Cena brutto całego zamówienia – jeśli zaliczka pokrywa tylko część, podaj też całkowitą przewidywaną cenę
Warunki dostawy – przewidywany termin i sposób dostarczenia
Odniesienie do zamówienia lub umowy – jeśli faktura zaliczkowa nawiązuje do wcześniejszych ustaleń
W Polsce faktura zaliczkowa jest dokumentem podatkowym (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki. Fakturę zaliczkową musisz wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania przedpłaty. Na podstawie faktury zaliczkowej nabywca może odliczyć VAT.
Kiedy i dlaczego wystawia się fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawiasz po otrzymaniu całości lub części zapłaty, zanim dostarczysz towar lub wykonasz usługę:
Produkcja na zamówienie lub usługi na miarę – Przy kosztownych zleceniach (prace budowlane, tworzenie oprogramowania, meble na zamówienie) zaliczka pokrywa Twoje koszty materiałów i pracy, zanim zlecenie będzie gotowe.
Nowy klient bez historii współpracy – Nie znasz moralności płatniczej nabywcy? Zaliczka minimalizuje ryzyko, że dostarczysz towar i nie otrzymasz zapłaty.
Realizacja etapowa – Przy długoterminowych projektach możesz wymagać zaliczki przed każdym etapem. Każda faktura zaliczkowa odpowiada jednej części zlecenia.
Rezerwacja towaru – Klient chce zabezpieczyć konkretny produkt, a Ty potrzebujesz potwierdzenia, że jest rzeczywiście zainteresowany.
Zabezpieczenie płynności finansowej – Przy większych zleceniach zaliczka zapewnia środki na pokrycie kosztów jeszcze przed zakończeniem i wystawieniem faktury końcowej.
Faktura pro forma a faktura zaliczkowa: Faktura pro forma to wezwanie do zapłaty – nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Faktura zaliczkowa natomiast jest dokumentem podatkowym wystawianym po otrzymaniu przedpłaty. Typowy schemat: wysyłasz fakturę pro forma → klient wpłaca zaliczkę → wystawiasz fakturę zaliczkową → po wykonaniu zlecenia wystawiasz fakturę końcową z rozliczeniem zaliczki. Na OnlineFakturowanie.pl możesz wystawić wszystkie te dokumenty.
Jeśli zaliczka pokrywa 100% wartości zamówienia, nie musisz wystawiać dodatkowej faktury końcowej – faktura zaliczkowa dokumentuje całą transakcję. Fakturę końcową wystawiasz tylko wtedy, gdy zaliczka pokrywała część kwoty i pozostaje do rozliczenia różnica.
Fakturuj jak profesjonalista.
Twoi klienci zobaczą, że faktura odpowiada Twojej marce.
Dodaj swoje logo, kolory marki lub pieczęć w kilka sekund. Edytowalne szablony łatwo dostosujesz do swoich potrzeb.
Twoje logo na każdej fakturze
Wgraj własne logo, a każda faktura będzie wyglądać profesjonalnie i naprawdę po Twojemu.
Kolory Twojej marki
Wybierz kolory swojej marki, żeby faktury były spójne z identyfikacją wizualną Twojej firmy.
Dodaj pieczęć
Potrzebujesz pieczęci firmowej na fakturze? Wystarczy ją wgrać – pojawi się automatycznie we właściwym miejscu.
