Wzór dowód wpłaty
Dowód wpłaty KP to dokument potwierdzający przyjęcie gotówki do kasy. Wystawia się go zawsze, gdy klient płaci gotówką – za towar, usługę lub jako zaliczkę. KP jest częścią dokumentacji księgowej i stanowi dowód dla obu stron, że płatność faktycznie miała miejsce. Na OnlineFakturowanie.pl dowód wpłaty KP wygenerujesz bezpośrednio do wystawionej faktury – nie musisz tworzyć go osobno.
Co musi zawierać dowód wpłaty KP?
Dowód wpłaty KP nie ma jednego obowiązującego wzoru ustawowego, ale żeby spełniał swoją funkcję w księgowości i ewidencji podatkowej, powinien zawierać następujące dane:
Dane podstawowe
Data wystawienia – (dzień, miesiąc, rok).
Firma / sprzedawca – nazwa, adres siedziby, NIP.
Kwota bez VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT).
Stawka VAT (%), kwota VAT w zł (tylko dla czynnych podatników VAT).
Kwota łączna (może być brutto lub jedyna kwota w przypadku podatnika zwolnionego z VAT).
Kwota słownie (napisana łącznie, zaczynająca się wielką literą, wolne miejsce przekreślone).
Przyjęto od (wpłacającego) – nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby, adres, NIP (jeśli dotyczy).
Podpisy – osoby przyjmującej wpłatę (oraz ewentualnie osoby zatwierdzającej).
Skrót KP oznacza „Kasa Przyjmie"
Kiedy i dlaczego wystawia się dowód wpłaty KP?
Dowód wpłaty KP wystawiasz zawsze, gdy do kasy przyjmujesz gotówkę. Najczęstsze sytuacje:
Klient płaci za towar lub usługę gotówką – KP służy jako pokwitowanie i jako podstawa do ewidencji podatkowej. Klient otrzymuje kopię, oryginał zostaje u Ciebie.
Zapłata faktury gotówką – Klient przychodzi uregulować wystawioną fakturę. Dowód wpłaty KP potwierdza, że faktura została opłacona, i łączy wpłatę gotówkową z konkretnym dokumentem.
Przyjęcie zaliczki – Jeśli klient wpłaca zaliczkę gotówką, KP dokumentuje jej przyjęcie i wysokość.
Wpłata do kasy – Na przykład przy przeniesieniu środków z konta bankowego do kasy firmowej. Również ten ruch musi być udokumentowany dowodem KP.
Zalecane praktyki:
Stosuj oddzielne serie numeracyjne dla dowodów KP (wpłaty) i KW (wypłaty), żeby ewidencja kasowa była przejrzysta.
Przechowuj oryginał i kopię – jedną kopię dla przedsiębiorcy, drugą dla klienta.
Archiwizuj dokumenty elektronicznie, łącznie z rejestrem kasowym, przez wymagany okres (5 lat).
Sprawdzaj kwoty liczbowo i słownie, żeby uniknąć błędów i fałszerstw.
Gdzie znajdziesz dowód wpłaty KP na OnlineFakturowanie.pl?
Na OnlineFakturowanie.pl nie tworzysz dowodu wpłaty KP jako osobnego typu dokumentu. Zamiast tego wygenerujesz go bezpośrednio do istniejącej faktury – jednym kliknięciem.
Jak to zrobić:
Wystaw fakturę jak zwykle.
Przy wystawionej fakturze kliknij opcję wygenerowania dowodu wpłaty KP.
Dokument automatycznie uzupełni się danymi z faktury – łącznie z kwotą, danymi obu stron i numerem faktury.
Pobierz go jako PDF lub od razu wyślij do klienta.
💡 Szczegółową instrukcję ze zrzutami ekranu znajdziesz w artykule Dowód wpłaty KP – jak go wystawić.
