Wzór zamówienia

Podstawowe elementy zamówienia

Aby zamówienie było kompletne i jednoznaczne, powinno zawierać co najmniej następujące dane:

Elementy obowiązkowe:

• Tytuł dokumentu – „Zamówienie”

• Numer zamówienia – unikalny i kolejny w serii

• Data wystawienia

• Dane kupującego – nazwa firmy, adres, NIP, dane kontaktowe

• Dane sprzedawcy – nazwa firmy, adres, NIP, dane kontaktowe

• Adres dostawy – jeśli różni się od adresu kupującego

• Towary/usługi – opis zamawianych produktów lub usług

• Ilość – jednostki przy każdej pozycji

• Cena jednostkowa – cena netto

• Wartość zamówienia – netto, VAT, brutto

Elementy opcjonalne:

W praktyce biznesowej często dodaje się również:

• Warunki płatności – np. „14 dni od daty faktury”

• Warunki dostawy – termin, sposób transportu, Incoterms

• Referencje – numer oferty lub projektu, którego dotyczy zamówienie

• Autoryzacja – podpis osoby upoważnionej lub elektroniczne zatwierdzenie

Kiedy i dlaczego używa się zamówienia?

• Bezpieczeństwo prawne – tworzy wiążący dokument potwierdzający zakup

• Kontrola budżetu – pomaga firmom zarządzać wydatkami

• Efektywność – ułatwia powiązanie dostaw, faktur i płatności

• Profesjonalizm – podkreśla przejrzystość i rzetelność procesu zakupu

• Dokumentacja – stanowi formalny dowód zawarcia transakcji