Wzór faktury Google Sheets

Co musi zawierać faktura?

Niezależnie od tego, czy fakturę tworzysz w Google Sheets, Excelu czy edytorze tekstu – obowiązkowe elementy określa ustawa o VAT i obowiązują zawsze. Bez nich dokument nie ma mocy prawnej, a nabywca może go zasadnie odrzucić.

Obowiązkowe elementy

• Numer faktury – unikatowy numer w ramach przyjętej numeracji (np. „Faktura nr 20250025").

• Dane sprzedawcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres siedziby, NIP. W przypadku podatnika VAT – również oznaczenie „Faktura VAT".

• Dane nabywcy – nazwa, adres, NIP (w przypadku transakcji B2B).

• Data wystawienia – dzień utworzenia faktury.

• Data sprzedaży – data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia.

• Opis przedmiotu sprzedaży – nazwa towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto i wartość netto za pozycję.

• Stawka i kwota VAT – stawka podatku, kwota VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji.

• Kwota należności ogółem – suma wszystkich pozycji z rozbiciem na wartość netto, VAT i brutto.

Zalecane elementy

• Termin płatności – do kiedy nabywca powinien uregulować należność.

• Dane do przelewu – numer rachunku bankowego (IBAN), nazwa banku.

• Forma płatności – przelew bankowy, gotówka, płatność online.

• Mechanizm podzielonej płatności (MPP) – adnotacja wymagana przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto objętych obowiązkowym split payment.

Na co uważać przy fakturowaniu w Google Sheets

Google Sheets ma w porównaniu z Excelem przewagę w dostępności i współpracy, ale przy fakturowaniu niesie ze sobą własny zestaw problemów:

• Zaokrąglanie i formaty liczb – tak samo jak w Excelu, automatyczne zaokrąglanie może powodować groszowe różnice, szczególnie przy fakturach z VAT. Sprawdź format komórek i liczbę miejsc po przecinku.

• Udostępnianie = ryzyko zmian – jeśli udostępnisz arkusz przez link, każdy z dostępem może nadpisać kwoty lub usunąć wiersze. I w odróżnieniu od pliku lokalnego możesz nawet o tym nie wiedzieć.

• Zależność od internetu – bez połączenia nie dostaniesz się do arkusza. Tryb offline istnieje, ale musisz go wcześniej włączyć.

• Ręczna numeracja – Google Sheets nie sprawdza, czy dany numer faktury został już użyty. Duplikaty w numeracji musisz kontrolować samodzielnie.

• Układ nie jest przystosowany do druku – to, co na ekranie wygląda przejrzyście, przy eksporcie do PDF często się rozjeżdża. Ustawienie obszaru wydruku i marginesów zajmuje więcej czasu, niż można się spodziewać.

Nigdy nie wysyłaj faktury jako link do Google Sheets. Odbiorca może zmienić dane – a historia zmian nie pomoże, jeśli edycji nie zauważysz. Zawsze eksportuj do PDF (Plik → Pobierz → PDF).

Z OnlineFakturowanie.pl nie musisz się martwić o format ani udostępnianie. Każdy dokument jest automatycznie generowany jako PDF, którego odbiorca nie może zmienić. Wszystkie faktury masz w chmurze, dostępne z dowolnego urządzenia – bez ryzyka utraty, nadpisania czy rozjechanego formatowania.