Wzór potwierdzenia zapłaty
Potwierdzenie zapłaty to faktura, na której widnieje informacja, że należność została już uregulowana. W praktyce wystawiasz ją jak zwykłą fakturę, dodając adnotację „Zapłacono" lub „Nie płacić". Nie jest to osobny typ dokumentu określony w ustawie – to standardowa faktura z oznaczeniem, że nabywca nie ma już nic do zapłaty. Na OnlineFakturowanie.pl wystarczy wystawić fakturę i w uwagach wpisać informację o dokonanej zapłacie.
Co powinno zawierać potwierdzenie zapłaty?
Ponieważ potwierdzenie zapłaty jest w swojej istocie fakturą, zawiera te same elementy co standardowa faktura VAT. Dodatkowo musi być wyraźnie oznaczone jako opłacone, żeby nabywca wiedział, że nie ma nic do zapłaty.
Dane obowiązkowe:
Nazwa dokumentu – „Faktura" lub „Faktura – zapłacona" albo „Potwierdzenie zapłaty"
Numer dokumentu – unikalny identyfikator w serii numeracyjnej
Data wystawienia i data sprzedaży
Dane sprzedawcy – nazwa, adres, NIP, dane kontaktowe
Dane nabywcy – nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP (jeśli dotyczy)
Opis przedmiotu sprzedaży – dostarczone towary lub wykonane usługi
Kwoty – podstawa opodatkowania, stawka VAT, kwota VAT, kwota brutto
Adnotacja o zapłacie – np. „Zapłacono dnia XX.XX.XXXX, nie płacić ponownie"
Dane dodatkowe:
Forma płatności – gotówką, przelewem, kartą
Numer rachunku bankowego – na który została dokonana wpłata
Tytuł przelewu – jeśli płatność została powiązana z fakturą
Pieczęć i podpis – jeśli są stosowane
Na dokumencie zawsze umieszczaj wyraźną adnotację „Zapłacono" lub „Nie płacić". Samo wskazanie formy płatności (np. „gotówka" czy „przelew") nie jest potwierdzeniem, że płatność została dokonana. Bez jednoznacznego oznaczenia nabywca może omyłkowo zapłacić ponownie.
Kiedy i dlaczego wystawia się potwierdzenie zapłaty?
Płatność z góry lub gotówką – Klient zapłacił przed wystawieniem faktury lub zapłacił na miejscu. Dokument potwierdza, że pieniądze zostały przyjęte, i stanowi dowód księgowy dla obu stron.
Dokumentacja księgowa i podatkowa – Dla czynnego podatnika VAT faktura z adnotacją „Zapłacono" pełni rolę standardowego dokumentu podatkowego. Nabywca może na jej podstawie odliczyć VAT.
Zapobieganie podwójnym płatnościom – Wyraźne oznaczenie „Zapłacono – nie płacić" zapobiega sytuacji, w której klient omyłkowo ureguluje kwotę ponownie.
Transparentność – Klient ma w ręku dokument potwierdzający, że wszystko jest rozliczone. Nie musi dopytywać, czy płatność dotarła.
Przy płatności gotówkowej dodatkowym potwierdzeniem przyjęcia wpłaty jest dowód wpłaty KP (Kasa Przyjmie). Jeśli klient płaci gotówką, możesz oprócz faktury wystawić mu również KP jako dodatkowe pokwitowanie.
Potwierdzenia zapłaty nie musisz tworzyć jako osobny typ dokumentu. Wystarczy wystawić zwykłą fakturę i wpisać w uwagach „Zapłacono, nie płacić ponownie."
