Wzór faktury Word
Microsoft Word jest dla wielu przedsiębiorców pierwszym wyborem, gdy trzeba szybko wystawić fakturę. W porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi oferuje prostszą pracę z układem i tekstem – ale faktura w Wordzie też ma swoje ograniczenia. Pokażemy, jak powinna wyglądać faktura w Wordzie, jakie elementy musi zawierać, i kiedy bardziej opłaca się przejść na fakturowanie online.
Co musi zawierać faktura?
Forma dokumentu nie ma znaczenia – czy fakturę piszesz w Wordzie, Excelu czy na papierze, obowiązkowe elementy są zawsze takie same. Bez nich nabywca może dokument odrzucić, a Ty ryzykujesz problemy podczas kontroli skarbowej.
Obowiązkowe elementy
Numer faktury – jednoznaczne oznaczenie (np. „Faktura nr 20250015") z unikatowym numerem w ramach przyjętej numeracji.
Dane sprzedawcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres siedziby, NIP. W przypadku podatnika VAT – również oznaczenie „Faktura VAT".
Dane nabywcy – nazwa, adres, NIP (w przypadku transakcji B2B).
Data wystawienia – dzień, w którym faktura została utworzona.
Data sprzedaży – data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia.
Opis przedmiotu sprzedaży – co fakturujesz: nazwa towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto i wartość netto za pozycję.
Stawka i kwota VAT – stawka podatku, kwota VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji.
-
Kwota należności ogółem – suma wszystkich pozycji z rozbiciem na wartość netto, VAT i brutto.
Zalecane elementy
Termin płatności – do kiedy nabywca powinien uregulować należność.
Dane do przelewu – numer rachunku bankowego (IBAN), nazwa banku.
Forma płatności – przelew bankowy, gotówka, płatność online.
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) – adnotacja wymagana przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto objętych obowiązkowym split payment.
Na co uważać przy fakturowaniu w Wordzie
Word to przede wszystkim edytor tekstu, a nie narzędzie do fakturowania. Przy wystawianiu faktur natkniesz się na kilka typowych problemów:
Ręczne obliczenia – Word nie ma formuł. Przy fakturach z wieloma pozycjami lub z VAT wszystkie sumy musisz liczyć samodzielnie, co zwiększa ryzyko błędów.
Rozjeżdżający się układ – wystarczy dodać dłuższą nazwę pozycji i tabela się rozjeżdża. Formatowanie, które działa na Twoim komputerze, u odbiorcy może wyglądać zupełnie inaczej.
Ręczna numeracja – bez automatycznego systemu łatwo o sytuację, w której dwie faktury dostaną ten sam numer.
Brak ewidencji – Word nie prowadzi rejestru wystawionych faktur. Ewidencję musisz prowadzić osobno.
-
Brak kopii zapasowych – jeśli plik usuniesz lub ulegnie uszkodzeniu, stracisz dokument bez możliwości odzyskania.
Uwaga!
Nigdy nie wysyłaj faktury jako plik .docx. Odbiorca mógłby łatwo nadpisać kwotę, datę lub inne dane. Zawsze eksportuj do PDF.
Z OnlineFakturowanie.pl nie musisz się tym martwić. Każdy dokument jest automatycznie generowany jako PDF, którego nie da się później edytować. Nabywca zawsze otrzymuje dokładnie to, co wystawiłeś – a Ty masz kompletną ewidencję bezpiecznie przechowywaną w chmurze.
Wzory faktur do Worda
Fakturuj jak profesjonalista.
Twoi klienci zobaczą, że faktura odpowiada Twojej marce.
Dodaj swoje logo, kolory marki lub pieczęć w kilka sekund. Edytowalne szablony łatwo dostosujesz do swoich potrzeb.
Twoje logo na każdej fakturze
Wgraj własne logo, a każda faktura będzie wyglądać profesjonalnie i naprawdę po Twojemu.
Kolory Twojej marki
Wybierz kolory swojej marki, żeby faktury były spójne z identyfikacją wizualną Twojej firmy.
Dodaj pieczęć
Potrzebujesz pieczęci firmowej na fakturze? Wystarczy ją wgrać – pojawi się automatycznie we właściwym miejscu.
