Co się zmienia i od kiedy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, w której firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura nie trafia już do klienta jako PDF, tylko jako plik XML do KSeF, który nadaje jej własny numer. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje większość przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. także najmniejsze firmy.

Integracja z KSeF działa już teraz. Fakturę wystawiasz jak dotąd, a my wysyłamy ją do KSeF i zapisujemy numer KSeF na dokumencie.
Połączenie skonfigurujesz w kilka minut: zobacz, jak skonfigurować KSeF i jak wystawić fakturę do KSeF.
Obsługujemy też korekty, faktury bez VAT, VAT marża, odwrotne obciążenie i tryb offline. Wszystkie instrukcje znajdziesz niżej.

Aktualny stan

KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, także zwolnionych z VAT.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie najmniejsze firmy, które dziś korzystają z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie.
Kary: Ministerstwo Finansów przedstawiło we wrześniu 2026 r. projekt ustawy, który przesuwa kary za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 r. Projekt nie został jeszcze uchwalony, w przepisach nadal widnieje 1 stycznia 2027 r.

Co już wiemy

Faktury dla firm wystawiasz w KSeF. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do systemu.
Faktury zakupowe od firm trafiają do KSeF bez względu na Twój status w VAT.
Do końca 2026 r. faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł mogą być wystawiane poza KSeF.
Brak kar nie oznacza braku obowiązku: skarbówka zapowiada, że faktury wystawiane poza KSeF będzie najpierw upominać, a potem kontrolować.

Kogo dotyczy KSeF

O obowiązku decyduje to, komu wystawiasz faktury, a nie status w VAT ani forma prawna. Wielkość firmy wpływa tylko na termin.

Sytuacja	Wystawiasz w KSeF
Czynny podatnik VAT fakturuje polskiej firmie	Tak, od 1 kwietnia 2026 r.
Firma zwolniona z VAT fakturuje polskiej firmie	Tak, od 1 kwietnia 2026 r.
Sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie	Od 1 stycznia 2027 r., wcześniej dobrowolnie
Faktura dla konsumenta (osoby prywatnej)	Nie, dobrowolnie
Faktura dla kontrahenta zagranicznego	Tak, wystawiasz w KSeF i przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób
Paragon z NIP do 450 zł lub faktura z kasy	Nie, do końca 2026 r.

Harmonogram wdrożenia

KSeF wchodzi etapami, zależnie od wielkości firmy.

1 lutego 2026 r.: obowiązek dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. i odbieranie faktur w KSeF dla wszystkich.
1 kwietnia 2026 r.: obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
1 stycznia 2027 r.: obowiązek dla najmniejszych firm ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Koniec wystawiania faktur z kas rejestrujących.
1 stycznia 2027 r. lub 2028 r.: start kar pieniężnych. Zależy od uchwalenia projektu Ministerstwa Finansów.
OnlineFakturowanie: integracja gotowa, możesz z niej korzystać już dziś.

Jeśli wystawiasz faktury wyłącznie konsumentom, obowiązek wystawiania w KSeF Cię nie dotyczy i fakturujesz jak dotąd.

Co to oznacza dla Ciebie

O obowiązku decyduje to, komu wystawiasz faktury, a nie status w VAT. Szczegóły dla samozatrudnionych znajdziesz w artykule KSeF dla jednoosobowej działalności.

JDG zwolniona z VAT

Zwolnienie z VAT nie wyłącza z KSeF. Faktury dla firm wystawiasz w systemie od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie od 1 stycznia 2027 r. W OnlineFakturowanie wystawisz fakturę bez VAT do KSeF tak samo jak każdą inną.

JDG lub sp. z o.o., czynny podatnik VAT

Faktury dla firm wystawiasz w KSeF. Każda dostaje w systemie numer KSeF, po którym kontrahent i urząd ją identyfikują. Faktury dla konsumentów możesz nadal wysyłać jako PDF, a w OnlineFakturowanie oba typy wystawiasz z jednego miejsca.

Mała sp. z o.o.

Wielkość firmy decyduje tylko o terminie. Jeśli sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2027 r. Wcześniej możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie i przetestować proces bez presji.

Jak zacząć w OnlineFakturowanie

Nadaj uprawnienia w KSeF. Zaloguj się do KSeF i nadaj OnlineFakturowanie uprawnienie do wystawiania faktur w Twoim imieniu. Jak to zrobić, opisujemy w artykułach Jak założyć konto w KSeF i Certyfikat KSeF.
Skonfiguruj KSeF w aplikacji. Połączenie zajmuje kilka minut. Krok po kroku: Jak skonfigurować KSeF w OnlineFakturowanie.
Wystaw fakturę jak zawsze. Po zapisaniu trafia do KSeF, a numer KSeF pojawia się na dokumencie. Instrukcja: Jak wystawić fakturę VAT i wysłać ją do KSeF.
Sprawdź przypadki szczególne. Mamy osobne instrukcje dla faktury korygującej, faktury VAT marża i odwrotnego obciążenia.
Wiedz, co robić, gdy KSeF nie działa. Fakturę wystawiasz w trybie offline i wysyłasz do systemu następnego dnia roboczego. Zobacz Tryb offline oraz Co zrobić, gdy faktura nie została wysłana do KSeF.

Najczęstsze pytania

Fakturuj w KSeF z OnlineFakturowanie

Fakturę wystawiasz tak jak dotąd, a wysyłką do KSeF, numerem KSeF na dokumencie i trybem offline zajmujemy się my. Po zalogowaniu wystarczy jednorazowo skonfigurować połączenie.