Co się zmienia i od kiedy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, w której firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura nie trafia już do klienta jako PDF, tylko jako plik XML do KSeF, który nadaje jej własny numer. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje większość przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. także najmniejsze firmy.
KSeF w OnlineFakturowanie: gotowe
Integracja z KSeF działa już teraz. Fakturę wystawiasz jak dotąd, a my wysyłamy ją do KSeF i zapisujemy numer KSeF na dokumencie.
Połączenie skonfigurujesz w kilka minut: zobacz, jak skonfigurować KSeF i jak wystawić fakturę do KSeF.
Obsługujemy też korekty, faktury bez VAT, VAT marża, odwrotne obciążenie i tryb offline. Wszystkie instrukcje znajdziesz niżej.
Aktualny stan
KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, także zwolnionych z VAT.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie najmniejsze firmy, które dziś korzystają z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie.
Kary: Ministerstwo Finansów przedstawiło we wrześniu 2026 r. projekt ustawy, który przesuwa kary za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 r. Projekt nie został jeszcze uchwalony, w przepisach nadal widnieje 1 stycznia 2027 r.
Co już wiemy
Faktury dla firm wystawiasz w KSeF. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do systemu.
Faktury zakupowe od firm trafiają do KSeF bez względu na Twój status w VAT.
Do końca 2026 r. faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł mogą być wystawiane poza KSeF.
Brak kar nie oznacza braku obowiązku: skarbówka zapowiada, że faktury wystawiane poza KSeF będzie najpierw upominać, a potem kontrolować.
Kogo dotyczy KSeF
O obowiązku decyduje to, komu wystawiasz faktury, a nie status w VAT ani forma prawna. Wielkość firmy wpływa tylko na termin.
Sytuacja |
Wystawiasz w KSeF |
|---|---|
Czynny podatnik VAT fakturuje polskiej firmie |
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. |
Firma zwolniona z VAT fakturuje polskiej firmie |
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. |
Sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie |
Od 1 stycznia 2027 r., wcześniej dobrowolnie |
Faktura dla konsumenta (osoby prywatnej) |
Nie, dobrowolnie |
Faktura dla kontrahenta zagranicznego |
Tak, wystawiasz w KSeF i przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób |
Paragon z NIP do 450 zł lub faktura z kasy |
Nie, do końca 2026 r. |
Harmonogram wdrożenia
KSeF wchodzi etapami, zależnie od wielkości firmy.
1 lutego 2026 r.: obowiązek dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. i odbieranie faktur w KSeF dla wszystkich.
1 kwietnia 2026 r.: obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
1 stycznia 2027 r.: obowiązek dla najmniejszych firm ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Koniec wystawiania faktur z kas rejestrujących.
1 stycznia 2027 r. lub 2028 r.: start kar pieniężnych. Zależy od uchwalenia projektu Ministerstwa Finansów.
OnlineFakturowanie: integracja gotowa, możesz z niej korzystać już dziś.
Jeśli wystawiasz faktury wyłącznie konsumentom, obowiązek wystawiania w KSeF Cię nie dotyczy i fakturujesz jak dotąd.
Co to oznacza dla Ciebie
O obowiązku decyduje to, komu wystawiasz faktury, a nie status w VAT. Szczegóły dla samozatrudnionych znajdziesz w artykule KSeF dla jednoosobowej działalności.
JDG zwolniona z VAT
Zwolnienie z VAT nie wyłącza z KSeF. Faktury dla firm wystawiasz w systemie od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie od 1 stycznia 2027 r. W OnlineFakturowanie wystawisz fakturę bez VAT do KSeF tak samo jak każdą inną.
JDG lub sp. z o.o., czynny podatnik VAT
Faktury dla firm wystawiasz w KSeF. Każda dostaje w systemie numer KSeF, po którym kontrahent i urząd ją identyfikują. Faktury dla konsumentów możesz nadal wysyłać jako PDF, a w OnlineFakturowanie oba typy wystawiasz z jednego miejsca.
Mała sp. z o.o.
Wielkość firmy decyduje tylko o terminie. Jeśli sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2027 r. Wcześniej możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie i przetestować proces bez presji.
Jak zacząć w OnlineFakturowanie
Nadaj uprawnienia w KSeF. Zaloguj się do KSeF i nadaj OnlineFakturowanie uprawnienie do wystawiania faktur w Twoim imieniu. Jak to zrobić, opisujemy w artykułach Jak założyć konto w KSeF i Certyfikat KSeF.
Skonfiguruj KSeF w aplikacji. Połączenie zajmuje kilka minut. Krok po kroku: Jak skonfigurować KSeF w OnlineFakturowanie.
Wystaw fakturę jak zawsze. Po zapisaniu trafia do KSeF, a numer KSeF pojawia się na dokumencie. Instrukcja: Jak wystawić fakturę VAT i wysłać ją do KSeF.
Sprawdź przypadki szczególne. Mamy osobne instrukcje dla faktury korygującej, faktury VAT marża i odwrotnego obciążenia.
Wiedz, co robić, gdy KSeF nie działa. Fakturę wystawiasz w trybie offline i wysyłasz do systemu następnego dnia roboczego. Zobacz Tryb offline oraz Co zrobić, gdy faktura nie została wysłana do KSeF.
Najczęstsze pytania
Czym jest KSeF?
To Krajowy System e-Faktur Ministerstwa Finansów. Firmy wystawiają i odbierają w nim faktury w formacie XML, a każda faktura dostaje numer KSeF.
Czy muszę wystawiać w KSeF faktury dla konsumentów?
Nie. Możesz to robić dobrowolnie, a fakturę przekazujesz klientowi w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF.
Czy KSeF dotyczy firm zwolnionych z VAT?
Tak. Faktury dla firm wystawiają w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze firmy ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie od 1 stycznia 2027 r.
Od kiedy obowiązują kary?
Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 r. Wynoszą do 100% VAT z faktury albo do 18,7% kwoty brutto, jeśli faktura jest bez VAT. Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt przesuwający kary na 1 stycznia 2028 r., ale do czasu jego uchwalenia obowiązuje dotychczasowa data.
Co, gdy KSeF nie działa albo nie mam internetu?
Fakturę wystawiasz w trybie offline i wysyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. W OnlineFakturowanie robisz to bez zmiany sposobu pracy, zobacz instrukcję do trybu offline.
Czy w OnlineFakturowanie mogę wystawić korektę, fakturę marża albo z odwrotnym obciążeniem do KSeF?
Tak. Dla każdego z tych przypadków mamy osobną instrukcję w sekcji samouczków KSeF.
Co z fakturą, która nie została wysłana do KSeF?
Sprawdź jej status w aplikacji i wyślij ponownie. Najczęstsze przyczyny i rozwiązania opisujemy w artykule Co zrobić, gdy faktura nie została wysłana do KSeF.
Fakturuj w KSeF z OnlineFakturowanie
Fakturę wystawiasz tak jak dotąd, a wysyłką do KSeF, numerem KSeF na dokumencie i trybem offline zajmujemy się my. Po zalogowaniu wystarczy jednorazowo skonfigurować połączenie.
