Wzór dokument dostawy
Dokument dostawy to dokument potwierdzający, że towar został fizycznie przekazany nabywcy. Nie jest wymagany przepisami prawa, ale w praktyce jest niezastąpiony – służy jako dowód dostarczenia, podstawa do reklamacji i narzędzie do kontroli stanów magazynowych. Na OnlineFakturowanie.pl dokument dostawy wygenerujesz bezpośrednio do wystawionej faktury – nie musisz go tworzyć osobno.
Co powinien zawierać dokument dostawy?
Dokument dostawy nie ma ustawowo określonego wzoru. Żeby jednak spełniał swoje zadanie – jednoznacznie dokumentował, co zostało komu i kiedy dostarczone – powinien zawierać następujące dane:
Dane podstawowe
Sprzedawca – nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, NIP, adres siedziby, ewentualnie dane kontaktowe.
Nabywca – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres (rozliczeniowy i dostawy, jeśli się różnią).
Numer dokumentu dostawy – unikalny numer ewidencyjny, może być zbieżny z numerem faktury lub stanowić odrębną serię numeracyjną.
Data wystawienia / wysyłki – dzień wysłania lub przekazania towaru.
Pozycje dostawy – nazwa towaru, ilość, jednostka miary, ewentualnie cena jednostkowa i łączna.
Osoby odpowiedzialne – imię i nazwisko osoby wydającej towar oraz imię i nazwisko odbiorcy.
-
Część na podpisy – do potwierdzenia odbioru towaru przez nabywcę (imię i nazwisko, podpis, data, ewentualnie pieczęć).
Dane dodatkowe
Numer zamówienia – jeśli jest dostępny, ułatwia identyfikację.
Dane cenowe – podaje się je tylko wtedy, gdy jest to konieczne (w praktyce czasem celowo się ich nie podaje, np. przy wysyłce przez magazyn zewnętrzny).
W polskiej praktyce księgowej dokument dostawy często funkcjonuje jako WZ (Wydanie Zewnętrzne) – standardowy dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru na zewnątrz firmy. WZ stanowi podstawę do rozchodowania towaru z magazynu i jest ściśle powiązany z ewidencją magazynową.
Kiedy i dlaczego stosuje się dokument dostawy?
Dokument dostawy nie jest w Polsce obowiązkowy, ale w wielu sytuacjach jest praktycznie niezbędny:
Fizyczne przekazanie towaru – Dokument dostawy jest dowodem, że towar opuścił Twój magazyn i został odebrany przez nabywcę. Bez niego masz tylko fakturę, która potwierdza, że coś zafakturowałeś – ale nie, że faktycznie dostarczyłeś.
Reklamacje i spory – Klient twierdzi, że towar nie dotarł albo że otrzymał mniejszą ilość? Podpisany dokument dostawy z wykazem pozycji to Twój główny argument.
Ewidencja magazynowa – Dokumenty dostawy pozwalają śledzić, co i kiedy opuściło magazyn. Stanowią podstawę do kontroli stanów i inwentaryzacji.
Dostawy częściowe – Przy zamówieniach realizowanych w częściach dokument dostawy dokumentuje, co zostało dostarczone w danej przesyłce. Faktura końcowa odwołuje się do poszczególnych dokumentów dostawy.
Wskazówki dotyczące wystawiania dokumentu dostawy:
Miejsce na podpis i pieczęć odbiorcy oraz osoby wydającej.
Uwagi o stanie towaru w momencie przekazania.
Powiązanie z zamówieniem lub fakturą, żeby łatwiej było odnaleźć dokumentację.
Archiwizacja dokumentów dostawy co najmniej przez okres wymagalności podatkowej powiązanych dokumentów (5 lat).
Gdzie znajdziesz dokument dostawy na OnlineFakturowanie.pl?
Na OnlineFakturowanie.pl nie tworzysz dokumentu dostawy jako osobnego typu dokumentu. Wygenerujesz go bezpośrednio do istniejącej faktury:
Wystaw fakturę z pozycjami dostawy jak zwykle.
Przy wystawionej fakturze wybierz opcję wygenerowania dokumentu dostawy.
Dokument dostawy automatycznie uzupełni się danymi z faktury – pozycjami, danymi sprzedawcy i nabywcy.
Pobierz go jako PDF, wydrukuj i poproś nabywcę o podpis przy odbiorze.
