KSeF dla jednoosobowej działalności – co musisz wiedzieć?
Od kiedy KSeF dla JDG?
Termin obowiązku zależy od skali Twojej działalności:
Twoja sytuacja |
Termin obowiązku |
|---|---|
Miesięczna sprzedaż > 10 tys. zł brutto |
1 kwietnia 2026 |
Miesięczna sprzedaż ≤ 10 tys. zł brutto |
1 stycznia 2027 |
Większość jednoosobowych działalności będzie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku.
Pamiętaj!
Nawet jeśli Twój obowiązek wystawiania faktur zaczyna się w kwietniu 2026, odbieranie faktur z KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026. Jeśli Twoi dostawcy to duże firmy, musisz być gotowy wcześniej.
Nie musisz czekać na swój termin
KSeF możesz skonfigurować już teraz i zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane. To najlepszy sposób na przetestowanie integracji bez presji.
Co zmieni się w Twoim fakturowaniu?
Wraz z wprowadzeniem KSeF sposób wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur ulega istotnym zmianom.
Przed KSeF (do 2026)
Wystawiasz fakturę w programie lub ręcznie;
Wysyłasz PDF mailem lub dajesz papierową;
Przechowujesz kopie we własnym zakresie;
Przekazujesz faktury księgowej raz w miesiącu.
Po wdrożeniu KSeF
Wystawiasz fakturę → automatycznie trafia do KSeF;
Kontrahent pobiera ją z systemu (lub otrzymuje wizualizację);
Archiwum prowadzi KSeF przez 10 lat;
Księgowa ma dostęp do faktur w czasie rzeczywistym.
Dobra wiadomość:
Jeśli używasz programu z integracją KSeF, Twoja codzienna praca prawie się nie zmieni. Wystawiasz fakturę tak jak dotychczas – resztę robi system.
Korzystasz z OnlineFakturowanie.pl?
Integracja z KSeF jest już dostępna. Konfiguracja zajmuje kilka minut – potem wystawiasz faktury jak dotychczas.
Czy JDG potrzebuje specjalnego konta w KSeF?
Nie. Jako osoba fizyczna prowadząca działalność masz automatyczny dostęp do KSeF na podstawie swojego NIP. Wystarczy, że zalogujesz się Profilem Zaufanym, e-Dowodem lub podpisem kwalifikowanym. Nie musisz:
Zakładać osobnego konta;
Składać żadnych wniosków;
Nadawać sobie uprawnień.
Nie masz Profilu Zaufanego?
Załóż go przez bankowość internetową – to 5 minut i jest całkowicie bezpłatne. Przyda się nie tylko do KSeF, ale też do e-US, ZUS i wielu innych spraw urzędowych.
JDG i biuro rachunkowe – co ustalić?
Jeśli współpracujesz z księgową, ustal przed wdrożeniem KSeF:
Kto pobiera faktury zakupowe – Ty czy biuro?
Jakie uprawnienia nadać – zwykle wystarczy „dostęp do faktur"
Czy zmieni się cena usługi – KSeF może uprościć pracę księgowej
Jak nadać uprawnienia księgowej:
Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego → KSeF → Zarządzaj uprawnieniami → Dodaj osobę (NIP lub PESEL księgowej) → Wybierz „Dostęp do faktur".
Ile kosztuje KSeF dla JDG?
Sam system KSeF jest bezpłatny. Ministerstwo Finansów udostępnia darmową Aplikację Podatnika, przez którą możesz wystawiać i odbierać faktury.
Koszty mogą pojawić się, jeśli:
Kupujesz lub aktualizujesz program do faktur z integracją KSeF.
Twoje biuro rachunkowe podniesie cenę usługi.
Potrzebujesz szkolenia lub wsparcia technicznego.
W praktyce dla większości JDG koszt wdrożenia będzie minimalny – wystarczy aktualizacja obecnego programu.
OnlineFakturowanie.pl – KSeF bez stresu dla JDG
OnlineFakturowanie.pl to idealne rozwiązanie dla jednoosobowej działalności:
Prosty interfejs – wystawiasz fakturę w kilka kliknięć.
Pełna integracja z KSeF – konfiguracja w kilka minut.
Przystępna cena – bez ukrytych opłat za moduł KSeF.
Jak to wygląda w praktyce:
Marek prowadzi JDG i wystawia 20-30 faktur miesięcznie. Po wdrożeniu KSeF jego praca wygląda tak samo – otwiera OnlineFakturowanie.pl, wypełnia fakturę, klika „Wystaw". System automatycznie przesyła dokument do KSeF i pobiera numer identyfikacyjny. Marek nie musi logować się do żadnego dodatkowego systemu.
Podsumowanie:
KSeF w Polsce jest obowiązkowy dla większości jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) od 1 kwietnia 2026 roku, a dla przedsiębiorców o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 tys. zł brutto obowiązek wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Przed wdrożeniem KSeF faktury wystawiało się tradycyjnie w programach lub ręcznie, a po wdrożeniu systemu są automatycznie wysyłane do KSeF i archiwizowane przez system przez 10 lat.
