Przyszłość fakturowania w Polsce: KSeF i unijna ViDA
Fakturowanie w Polsce w skrócie
KSeF już działa, ale zmiany się nie kończą. Od stycznia 2027 r. system obejmie wszystkie firmy wystawiające faktury, a od 2030 r. dojdą unijne zasady dla handlu w UE.
Termin |
Zmiana |
Kogo dotyczy |
|---|---|---|
1.02.2026 |
Odbiór faktur w KSeF; wystawianie dla największych firm |
Wszyscy (odbiór); sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
1.04.2026 |
Wystawianie faktur w KSeF |
Pozostali przedsiębiorcy |
1.01.2027 |
Koniec limitu 10 000 zł, numer KSeF w przelewach |
Najmniejsze firmy, czynni podatnicy VAT |
1.01.2027 (planowane: 1.01.2028) |
Kary za faktury poza KSeF |
Wszyscy objęci KSeF |
1.07.2030 |
E-faktury i raportowanie w handlu w UE (ViDA) |
Podatnicy VAT sprzedający firmom z UE |
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.
Kończą się rozwiązania przejściowe. Najważniejsze zmiany dla małych firm opisujemy szczegółowo w artykule o końcu limitu 10 000 zł dla mikrofirm.
Koniec limitu 10 000 zł: firmy, których miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto, muszą wystawiać faktury w KSeF.
Numer KSeF w przelewie: czynny podatnik VAT płacący za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT podaje w tytule przelewu jej numer KSeF.
Koniec faktur z kasy: kasa rejestrująca służy już tylko do paragonów, a paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną.
Mała firma w 2026 i 2027 r.
Graficzka wystawia miesięcznie faktury na 7 000 zł brutto: do końca 2026 r. może fakturować poza KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. każda jej faktura dla firmy musi trafić do KSeF, niezależnie od kwoty.
Kary: przepisy już są, ale MF zapowiada odroczenie
Obecne przepisy: kary można nakładać od 1 stycznia 2027 r. Wynoszą do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF albo do 18,7% należności, gdy na fakturze nie ma VAT.
Zapowiedź MF: 16 września 2026 r. resort ogłosił, że okres bez kar ma potrwać do 31 grudnia 2027 r. Wymaga to nowelizacji ustawy o VAT.
Odroczenie dotyczy tylko kar, nie samego obowiązku. Szczegóły i aktualny stan prac opisujemy w artykule Kary za KSeF odroczone o kolejny rok – obowiązek zostaje.
Brak kar to nie brak kontroli
W 2027 r. urząd skarbowy będzie reagować na faktury wystawione poza KSeF. Kontrahent może też odmówić przyjęcia faktury bez numeru KSeF.
Logowanie do KSeF: token czy certyfikat?
Rozporządzenie: tokeny działają do 31 grudnia 2026 r., potem zostają certyfikaty KSeF i podpisy kwalifikowane.
Zapowiedź MF: resort zaproponował, aby tokeny działały także po tej dacie. Zmiana wymaga nowelizacji rozporządzenia.
Najbezpieczniej już teraz pobrać bezpłatny certyfikat KSeF. Działa niezależnie od tego, jak zakończy się sprawa tokenów.
ViDA: kolejny etap od 2030 r.
Unijny pakiet ViDA (VAT w erze cyfrowej) został przyjęty w marcu 2025 r. Od 1 lipca 2030 r. w handlu między firmami z różnych krajów UE:
faktura musi być ustrukturyzowana i zgodna z normą EN 16931,
trzeba ją wystawić w ciągu 10 dni od dostawy lub wykonania usługi,
dane z faktur trafią do administracji skarbowej na bieżąco, a informacja podsumowująca VAT-UE zniknie.
Już dziś faktury dla kontrahentów z UE wystawia się w KSeF, co wyjaśniamy w artykule o KSeF w sprzedaży zagranicznej.
KSeF a unijny standard
Polska wprowadziła e-faktury przed ViDA, dlatego krajowy system ma czas na dostosowanie do standardu UE do 1 stycznia 2035 r.
Jak przygotować firmę: 5 kroków
Sprawdzić, od kiedy firmę obejmuje KSeF, i przetestować wystawianie faktur jeszcze w 2026 r.
Pobrać certyfikat KSeF i nadać uprawnienia osobom, które wystawiają faktury.
Wybrać narzędzie: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną, e-mikrofirmę albo program z integracją.
Dostosować płatności: numer KSeF w tytule przelewu i weryfikacja statusu VAT kontrahenta.
Rozdzielić sprzedaż: paragony dla konsumentów na kasie, faktury dla firm w KSeF.
KSeF w OnlineFakturowanie.pl
W OnlineFakturowanie.pl faktura trafia do KSeF bezpośrednio z aplikacji. Połączenie konfiguruje się za pomocą certyfikatu lub tokena.
FAQ:
Czy od 2027 r. wszystkie firmy muszą wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Od 1 stycznia 2027 r. kończy się limit 10 000 zł brutto miesięcznie, więc KSeF obejmuje także najmniejsze firmy, w tym podatników zwolnionych z VAT. Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
Czy w 2027 r. będą kary za KSeF?
Według obecnych przepisów kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało ich odroczenie do 31 grudnia 2027 r., ale wymaga to nowelizacji ustawy o VAT.
Do kiedy działają tokeny KSeF?
Według rozporządzenia do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo Finansów zaproponowało pozostawienie tokenów także później. Bezpieczniej już teraz korzystać z certyfikatu KSeF.
Czym jest numer KSeF w przelewie?
To identyfikator, który KSeF nadaje fakturze po jej przyjęciu. Od 1 stycznia 2027 r. czynni podatnicy VAT podają go w tytule przelewu przy płatności za fakturę ustrukturyzowaną dla innego czynnego podatnika VAT.
Co zmieni ViDA dla polskich firm?
Od 1 lipca 2030 r. faktury w handlu z firmami z innych krajów UE muszą być ustrukturyzowane zgodnie z normą EN 16931 i wystawione w ciągu 10 dni. Dane z faktur zastąpią informację podsumowującą VAT-UE.
