Jak wystawić fakturę do KSeF w OnlineFakturowanie?

Zanim wyślesz pierwszą fakturę, integracja z KSeF musi być skonfigurowana. W tym artykule pokażemy krok po kroku, jak wysłać fakturę i jak sprawdzić jej status w systemie.

Gdzie znajdę opcję wysyłki do KSeF?

Po włączeniu integracji KSeF na dole formularza faktury zobaczysz checkbox Wyślij automatycznie do KSeF.

Trzy sposoby zapisania faktury

Na dole formularza masz do wyboru trzy przyciski:

1. Zapisz szkic

Faktura zostanie zapisana jako wersja robocza. Nie trafia do KSeF – możesz ją w pełni edytować lub usunąć.

Gdy faktura będzie gotowa do wysyłki:

• W kolumnie KSeF znajdziesz ikonkę wysyłki – kliknij ją

• Lub otwórz szczegóły faktury i wybierz Wyślij do KSeF

2. Wystaw i wyślij

Faktura zostaje wystawiona i wysłana do KSeF. Po potwierdzeniu w KSeF zostanie automatycznie wysłana e-mailem do kontrahenta – dzięki temu otrzyma fakturę z numerem KSeF i kodem QR. Jeśli wysyłka do KSeF się nie powiedzie, e-mail nie zostanie wysłany. Otrzymasz powiadomienie o błędzie i możesz spróbować ponownie.

Po wysłaniu nie możesz jej edytować ani usunąć.

3. Wystaw i pobierz

Faktura zostaje wystawiona, wysłana do KSeF i pobrana jako PDF. Zobaczysz okno z komunikatem „Faktura jest wysyłana do KSeF... Proces zwykle trwa 30-90 sekund. Nie zamykaj tej strony."

Po wysłaniu nie możesz jej edytować ani usunąć.

Wysyłka wielu faktur jednocześnie

Możesz wysłać kilka faktur do KSeF za jednym razem:

1. Przejdź do Faktury → Wystawione faktury

2. Zaznacz checkboxy przy fakturach, które chcesz wysłać

3. Kliknij Wyślij do KSeF nad listą

Wszystkie zaznaczone faktury zostaną wysłane do KSeF. Status każdej z nich możesz śledzić w kolumnie KSeF.

Statusy faktur w kolumnie KSeF

W Faktury → Wystawione faktury kolumna KSeF pokazuje aktualny status każdej faktury:

• — (kreska z ikoną wysyłki) – faktura jest zapisana i gotowa do wysyłki do KSeF

• Zegar – faktura została zlecona do wysyłki i oczekuje na przetworzenie

• Klepsydra (pomarańczowa) – tryb offline – KSeF jest niedostępny, faktura zostanie wysłana automatycznie po przywróceniu połączenia

• Zielona fajka – faktura została pomyślnie przyjęta przez KSeF

• Czerwony krzyżyk – wysyłka nie powiodła się – sprawdź szczegóły i popraw fakturę

• Szara ikona (przekreślone koło) – faktura nie była wysyłana do KSeF i nie musiała być (np. wystawiona przed konfiguracją KSeF lub faktura dla konsumenta, która do KSeF nie idzie)

Co się dzieje po wysłaniu do KSeF?

Gdy faktura zostanie pomyślnie zarejestrowana w KSeF:

• Otrzymuje numer referencyjny KSeF – unikalny identyfikator w Krajowym Systemie e-Faktur

• Na PDF pojawia się kod QR – umożliwia weryfikację faktury

• Nie możesz jej edytować ani usunąć – to wymóg prawny

W szczegółach faktury (prawy panel) zobaczysz sekcję Status KSeF z potwierdzeniem:

• Faktura wysłana do KSeF – zielony status oznacza sukces

• Numer referencyjny KSeF – możesz go skopiować klikając ikonę obok

• Wysłano / Potwierdzono – daty wysyłki i potwierdzenia przez KSeF

• Pobierz UPO – kliknij, żeby pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Gdy KSeF jest niedostępny (tryb offline)

Czasami serwery KSeF mogą być przeciążone lub trwa przerwa techniczna. W takim przypadku:

• Faktura zostanie wystawiona i wysłana e-mailem do kontrahenta

• W kolumnie KSeF zobaczysz klepsydrę (pomarańczową)

• System automatycznie będzie próbował wysłać fakturę do KSeF, gdy połączenie zostanie przywrócone

• Nie musisz nic robić – zajmiemy się tym za Ciebie

Gdy wysyłka się nie powiedzie

Jeśli w kolumnie KSeF widzisz czerwony krzyżyk:

1. Kliknij na fakturę, żeby zobaczyć szczegóły

2. W sekcji Status KSeF znajdziesz czerwony komunikat Wysyłanie do KSeF nie powiodło się wraz z kodem i opisem błędu

3. Napraw problem (jeśli to konieczne)

4. Kliknij Spróbuj ponownie

Faktura, która nie trafiła do KSeF, nadal może być edytowana lub usunięta. Więcej o rozwiązywaniu problemów przeczytasz w artykule Co zrobić, gdy faktura nie została wysłana do KSeF?

Przegląd faktur KSeF na dashboardzie

Na stronie głównej (Przegląd) znajdziesz sekcję Przegląd faktur KSeF z podsumowaniem:

• Wysłane do KSeF (zielony) – faktury pomyślnie zarejestrowane

• W trakcie wysyłki (żółty) – faktury oczekujące lub aktualnie wysyłane

• Błąd wysyłki (czerwony) – faktury wymagające uwagi

• Oczekujące (szary) – zapisane szkice

Kliknij na dowolną kategorię, żeby przejść do listy faktur z danym statusem.

Masz wątpliwości?

Zobacz nasz film instruktażowy, w którym pokazujemy konfigurację KSeF krok po kroku.