Tryb offline – jak wystawiać faktury, gdy KSeF nie działa?
Nie musisz przerywać pracy ani czekać na przywrócenie systemu – OnlineFakturowanie samo przełącza się w tryb offline i zajmuje się wszystkim za Ciebie. W tym artykule wyjaśniamy, jak to działa i jak rozpoznać fakturę wystawioną offline.
Co to jest tryb offline?
Tryb offline to automatyczny mechanizm, który uruchamia się, gdy system KSeF jest chwilowo niedostępny. Dzięki niemu możesz normalnie wystawiać faktury – nie musisz czekać, aż KSeF wróci do działania.
Najważniejsze
W trybie offline Twoja faktura jest w pełni ważna. Kontrahent otrzymuje ją e-mailem od razu. Do KSeF trafi automatycznie, gdy system będzie znów dostępny.
Jak rozpoznać tryb offline?
W liście faktur
W kolumnie KSeF zobaczysz ikonę klepsydry – oznacza ona, że faktura oczekuje na wysyłkę do KSeF.
W szczegółach faktury
Po kliknięciu na fakturę zobaczysz żółty komunikat w sekcji Status KSeF:
KSeF chwilowo niedostępny – nagłówek statusu
Faktura została zapisana i będzie automatycznie wysłana gdy KSeF będzie dostępny – informacja o automatycznej wysyłce
System sprawdza dostępność KSeF co 30 minut – jak często system próbuje wysłać
Co się dzieje z fakturą w trybie offline?
Gdy wystawiasz fakturę w trybie offline:
Faktura zostaje wystawiona – otrzymuje numer i datę
System automatycznie próbuje wysłać fakturę do KSeF co 30 minut
Gdy KSeF będzie dostępny – faktura zostanie automatycznie zarejestrowana
Nie musisz nic robić
Cały proces jest automatyczny. System sam wykryje, gdy KSeF wróci do działania i wyśle wszystkie oczekujące faktury. Możesz spokojnie kontynuować pracę.
Faktura offline vs. faktura wysłana do KSeF
Faktura wystawiona w trybie offline różni się od faktury już zarejestrowanej w KSeF:
Faktura w trybie offline (przed wysyłką do KSeF)
Ma dwa kody QR – standardowy kod QR faktury oraz kod QR offline umożliwiający weryfikację przed rejestracją w KSeF
Nie ma jeszcze numeru referencyjnego KSeF
Status: klepsydra (oczekuje na wysyłkę)
Uwaga
Faktura wystawiona w trybie offline jest już wystawiona i wysłana do kontrahenta. Nie można jej edytować ani usunąć – tak samo jak faktury wysłanej do KSeF. Jeśli musisz poprawić błąd, poprawisz go korektą – uruchomisz ją wprost z faktury i wybierzesz, co poprawiasz.
Faktura po wysłaniu do KSeF
Ma kod QR KSeF – umożliwia weryfikację w Krajowym Systemie e-Faktur
Ma numer referencyjny KSeF
Status: zielona fajka (wysłana)
Ważne
Faktura wystawiona w trybie offline jest w pełni ważna prawnie. Tymczasowy kod QR potwierdza jej autentyczność do momentu rejestracji w KSeF.
Kiedy faktura trafi do KSeF?
System automatycznie sprawdza dostępność KSeF co 30 minut. Gdy połączenie zostanie przywrócone:
Wszystkie oczekujące faktury zostaną wysłane do KSeF
Każda faktura otrzyma numer referencyjny KSeF
Status zmieni się z klepsydry na zieloną fajkę
Możesz pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
Czy muszę coś robić?
Nie. Tryb offline działa w pełni automatycznie:
Nie musisz ręcznie wysyłać faktur do KSeF
Nie musisz sprawdzać, czy KSeF już działa
Nie musisz informować kontrahenta – fakturę już otrzymał
Po prostu kontynuuj pracę. Zajmiemy się resztą.
Co jeśli KSeF jest niedostępny dłużej?
W przypadku dłuższej awarii KSeF (np. kilka godzin lub dni):
Twoje faktury są nadal ważne – tryb offline jest przewidziany w przepisach
System będzie próbował wysłać faktury aż do skutku
Możesz śledzić status na dashboardzie w sekcji Przegląd faktur KSeF → W trakcie wysyłki
Oficjalne awarie KSeF
Informacje o planowanych przerwach technicznych i awariach KSeF znajdziesz na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Najczęściej zadawane pytania
Czy faktura wystawiona offline jest ważna?
Tak. Faktura wystawiona w trybie offline jest w pełni ważna prawnie. Tryb offline jest przewidziany w przepisach o KSeF. Kontrahent może ją wykorzystać do odliczenia VAT.
Jak często system próbuje wysłać fakturę do KSeF?
System sprawdza dostępność KSeF co 30 minut. Gdy połączenie zostanie przywrócone, wszystkie oczekujące faktury zostaną automatycznie wysłane.
Czy mogę ręcznie wysłać fakturę do KSeF?
Nie ma takiej potrzeby – system zrobi to automatycznie. Jeśli jednak chcesz, możesz kliknąć na fakturę i wybrać Wyślij do KSeF, ale jeśli KSeF jest nadal niedostępny, faktura pozostanie w kolejce.
Co oznaczają kody QR OFFLINE i CERTIFICATE na fakturze?
Faktura wystawiona w trybie offline ma dwa kody QR: kod OFFLINE umożliwia weryfikację faktury przed rejestracją w KSeF, a kod CERTIFICATE służy do weryfikacji certyfikatu wystawcy. Po wysłaniu do KSeF faktura otrzyma dodatkowo numer referencyjny KSeF.
Czy mogę edytować lub usunąć fakturę w trybie offline?
Nie. Faktura wystawiona w trybie offline jest już wystawiona i wysłana do kontrahenta – nie można jej edytować ani usunąć. To samo dotyczy faktur wysłanych do KSeF. Jeśli musisz poprawić błąd, poprawisz go korektą – uruchomisz ją wprost z faktury i wybierzesz, co poprawiasz: wartość, dane formalne albo NIP nabywcy.
