Faktury, w tym szczególnie załączona faktura, odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu transakcjami. Ich dokładne sprawdzenie zapewnia przejrzystość i może pomóc zaoszczędzić firmie pieniądze. Oto, co musisz wiedzieć o szczegółowym sprawdzaniu i weryfikacji załączonej faktury.
Co należy zrobić po otrzymaniu faktury?
Właściwe zarządzanie fakturami, zwłaszcza tymi załączonymi, zaczyna się od natychmiastowego działania. Postępowanie zgodnie z poniższymi krokami zapewnia terminowe przetworzenie każdej faktury:
Potwierdzenie otrzymania faktury.
Posortuj ją do odpowiedniej kategorii (np. oczekujące płatności, faktury cykliczne).
Zaplanuj przegląd niezwłocznie, pozostawiając wystarczająco dużo czasu na usunięcie wszelkich rozbieżności.
Wskazówka
Przeglądaj faktury tak szybko, jak to możliwe, aby być na bieżąco z harmonogramami płatności i uniknąć opóźnień.
Jakie szczegóły należy sprawdzić na fakturze?
Dokładny przegląd szczegółów, w szczególności załączonej faktury, ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia jej dokładności i ważności. Obszary kluczowe do sprawdzenia to:
Informacje o dostawcy: Zweryfikuj nazwę, adres i dane kontaktowe nadawcy, aby dopasować je do tego, co masz w pliku.
Metadane faktury: Potwierdź numer faktury i datę wystawienia, aby zapobiec duplikatom.
Itemized Charges: Sprawdź opisy produktów/usług, ilości, ceny jednostkowe i sumy pod kątem zgodności z umowami.
Warunki płatności: Upewnij się, że termin płatności, metoda płatności oraz wszelkie kary lub rabaty są jasno określone.
Obliczenia: Sprawdź podatki, rabaty i ogólne sumy pod kątem dokładności.
Przykład
Jeśli faktura za materiały biurowe wykazuje rozbieżność w całkowitym koszcie w porównaniu do uzgodnionych cen jednostkowych, należy to sprawdzić przed dokonaniem płatności.
Jak zweryfikować fakturę pod kątem dokładności?
Aby zapewnić dokładność dokumentacji, należy podjąć kroki w celu weryfikacji każdej załączonej faktury:
Dopasuj dokumenty: Porównaj fakturę z zamówieniami zakupu, umowami lub dowodami dostawy, aby potwierdzić ich realizację.
Weryfikuj dostawy: Potwierdź zgodność dostarczonych towarów lub zrealizowanych usług ze szczegółami faktury.
Kontrola arytmetyczna: Przelicz sumy częściowe, podatki i sumy ręcznie lub za pomocą oprogramowania.
Sprawdź warunki płatności: Sprawdź datę płatności i metodę płatności z wcześniej uzgodnionymi warunkami.
Dokumentacja jest kluczowa - dopasowanie faktur do umów lub zamówień zakupu minimalizuje ryzyko i zapewnia prawidłowe prowadzenie dokumentacji.
Czy są jakieś sygnały ostrzegawcze, których należy szukać na fakturze?
Zachowanie czujności może pomóc w wykryciu błędów lub nieuczciwych faktur. Zwróć uwagę na poniższe sygnały ostrzegawcze:
Nieznany nadawca lub nazwa dostawcy.
Brakujące lub nieprawidłowe numery faktur.
Nieuzasadnione zawyżone lub nieoczekiwane opłaty.
Niejasne opisy towarów lub usług.
Niespójności w dokumentacji uzupełniającej.
Czerwone flagi, takie jak nagłe zmiany metod płatności lub niejasne szczegóły faktury, mogą wskazywać na oszustwo - zachowaj szczególną ostrożność.
Jak potwierdzić, że faktura odpowiada uzgodnionym warunkom?
Przed zatwierdzeniem płatności należy upewnić się, że każda załączona faktura odzwierciedla uzgodnione warunki:
Ponowne sprawdzenie oryginalnej umowy lub podpisanego kontraktu pod kątem dokładnych ilości, opisów i cen.
Sprawdzenie, czy wszelkie dodatkowe opłaty, takie jak koszty wysyłki lub podatki, zostały wcześniej zatwierdzone.
Sprawdzenie zgodności szczegółów płatności z wcześniejszymi ustaleniami w celu uniknięcia błędów lub oszustw.
Dokumentowanie procesu weryfikacji w celu zachowania ścieżki audytu.
Wskazówka
Zawsze zachowuj kopię oryginalnej umowy w celu weryfikacji - upraszcza to proces uzgadniania.
Stosowanie się do zalecanych kroków pomaga w skutecznym zarządzaniu załączonymi fakturami, ograniczaniu błędów, i zachowania zgodności z wytycznymi firmowymi. Zaufanie, ale weryfikacja - dokładne sprawdzanie faktur zapewnia płynność operacji finansowych.