Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie częściowej lub pełnej zapłaty (zaliczki, zadatku, przedpłaty) za towar lub usługę przed ich wykonaniem lub dostarczeniem. Jej wystawienie jest obowiązkowe w momencie otrzymania wpłaty przez czynnego podatnika VAT. Taka faktura generuje obowiązek podatkowy i musi zawierać wymagane dane zgodnie z ustawą o VAT.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa?
Podstawowe elementy:
Tytuł dokumentu: „FAKTURA ZALICZKOWA” + numer.
Data wystawienia
Termin płatności
Dane sprzedawcy: nazwa firmy / imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, dane kontaktowe.
Dane nabywcy: nazwa firmy / imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, dane kontaktowe.
Informacje o płatności: numer konta bankowego, sposób płatności (např. przelew).
Lista pozycji: ilość, nazwa towaru/usługi, cena netto, stawka VAT, wartość netto, kwota VAT, wartość brutto.
Podsumowanie stawek VAT – oddzielnie według procentów.
Kwota do zapłaty brutto
Pieczątka i podpis
Pole „Uwaga”: (np. powód płatności zaliczki).
Kiedy i dlaczego wystawia się fakturę zaliczkową?
Faktura zaliczkowa może dotyczyć całości lub części należności. Po zakończeniu usługi lub dostawie towaru wystawia się fakturę końcową. Fakturę zaliczkową należy wystawić:
po otrzymaniu zaliczki (lub innej formy płatności przed realizacją zamówienia);
w transakcjach B2B i B2C, jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT;
przy długoterminowych kontraktach lub projektach rozliczanych etapami;
w przypadku zamówień specjalnych, wymagających wcześniejszej płatności.
Dobrze wiedzieć:
Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki, nie wystawienia faktury.
W przypadku otrzymania kilku zaliczek można wystawiać kolejne faktury zaliczkowe.
Faktura końcowa powinna zawierać odniesienie do wszystkich faktur zaliczkowych.
Nie mylić z fakturą pro forma – ta nie wywołuje skutków podatkowych.