Wystawianie faktury może wydawać się rutynowe, ale drobne błędy lub brakujące dane to najczęstsze powody, dla których klient nie płaci na czas — lub dlaczego przedsiębiorca może mieć problemy podczas kontroli skarbowej.

Czym jest faktura i dlaczego jest ważna

Faktura to dokument księgowy, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Jest dowodem uzyskania przychodu i poniesienia kosztu, a więc stanowi podstawowy element rozliczeń każdej firmy.

W praktyce często myli się pojęcie faktury i faktury VAT, ale nie są one tym samym.

  • Fakturę VAT wystawiają przedsiębiorcy będący płatnikami VAT.

  • Zwykłą fakturę (bez podatku VAT) wystawiają nievatowcy, czyli przedsiębiorcy zwolnieni z VAT.

Różnica polega na tym, że faktura VAT zawiera informacje o podatku od towarów i usług, natomiast zwykła faktura — nie.

Co musi zawierać faktura VAT

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, musisz wystawiać fakturę VAT do każdej transakcji podlegającej opodatkowaniu.
Poprawna struktura faktury oszczędza czas, nerwy i pozwala uniknąć kar administracyjnych.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Nie musisz pamiętać o wszystkich elementach faktury.

OnlineFakturowanie.pl automatycznie uzupełnia dane po numerze NIP i gwarantuje, że każda faktura będzie zgodna z przepisami i wyglądać profesjonalnie.

Faktura VAT powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer faktury,

  • imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy oraz nabywcy,

  • adresy sprzedawcy i nabywcy,

  • numery NIP obu stron,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość i cenę jednostkową,

  • wartość netto, stawkę VAT, kwotę podatku i wartość brutto,

  • datę dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia),

  • sposób zapłaty i numer rachunku bankowego.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Faktury muszą być numerowane w sposób ciągły i uporządkowany. Brak lub podwójne numery mogą wzbudzić podejrzenia podczas kontroli skarbowej.

Co musi zawierać faktura bez VAT (dla nievatowców)

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, wystawiają fakturę bez VAT.

Jest prostsza, ale nadal musi zawierać wszystkie podstawowe dane oraz wyraźną adnotację „Faktura bez VAT” lub „Podmiot zwolniony z VAT”.

Faktura bez VAT powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • numer faktury,

  • dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres),

  • numer NIP sprzedawcy (jeśli posiada),

  • nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę i wartość,

  • datę sprzedaży lub wykonania usługi,

  • sposób zapłaty i numer konta bankowego,

  • oznaczenie zwolnienia z VAT (np. „Zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”).

Jeśli prowadzisz pełną księgowość, zasady pozostają te same — dochodzi jedynie obowiązek ewidencjonowania dokumentów.

Dlaczego poprawna faktura to podstawa profesjonalizmu

Poprawnie wystawiona faktura to nie tylko obowiązek, ale również wizytówka Twojej firmy. Dzięki niej szybciej otrzymujesz płatności, budujesz zaufanie klientów i pokazujesz, że prowadzisz biznes rzetelnie.

Z OnlineFakturowanie.pl każda faktura jest kompletna, zgodna z przepisami i gotowa w kilka sekund — od nagłówka po ostatni wiersz.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.interested_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Przeczytaj również nasz artykuł Fakturowanie online – jest teraz powszechne, jakie są jego zalety.