E-fakturowanie od lutego 2026 roku obejmie wszystkich przedsiębiorców. Zmiana niesie nowe obowiązki, ale także korzyści – prostszą archiwizację, szybszy obieg faktur i większą przejrzystość. Oto najważniejsze informacje i kroki przygotowawcze.

Nowy obowiązek od lutego 2026

Od 1 lutego 2026 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Do tej pory obowiązek dotyczył głównie podatników VAT w transakcjach B2B, teraz jednak obejmie cały sektor gospodarczy.

Oznacza to, że nie będzie już możliwości wystawiania faktur papierowych ani wysyłania ich wyłącznie w formie PDF. Wszystkie dokumenty muszą przechodzić przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Co się zmieni od 2026 roku

Najważniejszą nowością jest obowiązek korzystania z jednolitego systemu KSeF. Zapewni on:

  • centralne wystawianie i doręczanie faktur,

  • automatyczne nadawanie unikalnego identyfikatora,

  • archiwizację faktur w formie elektronicznej,

  • natychmiastowy dostęp administracji skarbowej do danych.

Dzięki tym zmianom prowadzenie działalności stanie się bardziej zdigitalizowane i mniej zależne od procesów papierowych.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Uwaga: kto od lutego 2026 nie będzie korzystał z KSeF, naraża się na komplikacje podczas kontroli i możliwe sankcje.

Korzyści i wyzwania e-fakturowania

Korzyści:

  • szybszy obieg faktur,

  • prostszą archiwizację,

  • mniej błędów i większą przejrzystość.

Firmom ułatwi to administrację i zmniejszy ryzyko problemów.

Wyzwania:

  • konieczność dostosowania oprogramowania,

  • opanowanie nowych procedur,

  • rezygnacja z dotychczasowej elastyczności.

Dla wielu przedsiębiorców będzie to zmiana utrwalonych przyzwyczajeń.

Od 2026 roku nie będzie już można wystawiać faktur w Excelu, Wordzie ani ręcznie – obowiązkowy będzie tylko format FA(3) w KSeF.

Jak przygotować się do obowiązkowych e-faktur

Aby przedsiębiorcy poradzili sobie z przejściem bez problemów, zaleca się:

  1. Sprawdzić obecne oprogramowanie – czy obsługuje komunikację z KSeF.

  2. Wybrać nowoczesne narzędzie do fakturowania, które automatycznie integruje się z KSeF.

  3. Rozpocząć testy wystawiania e-faktur jeszcze przed oficjalnym startem, aby uniknąć przerw w pracy.

  4. Zapoznać się z nowym formatem FA(3), który ma szczegółową strukturę i różni się od dotychczasowych praktyk.

Jeśli przedsiębiorcy podejmą te kroki odpowiednio wcześnie, przejście przebiegnie sprawnie.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Wybierz system, który umożliwia automatyczne pobieranie danych kontrahentów oraz wysyłanie faktur bezpośrednio do KSeF.

OnlineFakturowanie.pl jest gotowe

System OnlineFakturowanie.pl już teraz przygotowuje się do integracji z KSeF, aby ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowe zasady. Dzięki temu użytkownicy będą mogli bez stresu dostosować się do obowiązków, które wejdą w życie w 2026 roku.

Najważniejsze fakty o e-fakturowaniu od 2026 roku:

  • obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców i JDG,

  • start: 1 lutego 2026,

  • tylko faktury elektroniczne w KSeF,

  • format FA(3) – XML.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie od lutego 2026 roku to duża zmiana dla całego rynku. Choć wymaga dostosowania, długofalowo uproszcza administrację i zwiększa przejrzystość rozliczeń.

Kto przygotuje się na czas, przejdzie bez problemów i zyska przewagę konkurencyjną.