Prawidłowe numerowanie faktur to podstawa przejrzystej księgowości. Dowiedz się, jak ustalić numerację, uniknąć błędów i zapewnić, aby Twoje fakturowanie było czytelne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Czy numerujesz poprawnie swoje faktury?

Na pierwszy rzut oka numeracja faktur może wydawać się drobnostką, jednak niepoprawna kolejność lub duplikaty mogą powodować problemy przy kontroli podatkowej lub w księgowości.

Jeśli wystawiasz faktury ręcznie lub w arkuszu kalkulacyjnym, łatwo stracić kontrolę nad ciągłością numerów. Warto więc poznać kilka prostych zasad, które pomogą utrzymać porządek i spełnić wymogi prawa.

Podstawowe zasady numerowania faktur

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, każda faktura musi zawierać kolejny numer, nadany w ramach serii, jednoznacznie identyfikujący dokument.

Dlatego numeracja powinna być:

  • Chronologiczna – każda kolejna faktura ma następny numer.

  • Unikalna – żadna faktura nie może mieć identycznego numeru.

  • Spójna – system numeracji nie powinien się zmieniać w trakcie roku.

Dzięki przemyślanej strukturze numeru łatwiej znaleźć fakturę, przypisać ją do okresu i zachować ciągłość ewidencji.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

  • Pominięcie lub duplikacja numeru może wzbudzić wątpliwości urzędu skarbowego.

  • Faktur nie należy usuwać ani przepisywać – w razie błędu wystaw fakturę korygującą lub notę korygującą.

  • KSeF (Krajowy System e-Faktur) stanie się obowiązkowy od 2026 r., dlatego warto już teraz zadbać o spójną numerację.

Powiązanie faktur i płatności

Dla łatwej identyfikacji zaleca się, aby numer faktury był zgodny z symbolem zmiennym (np. numerem przelewu).

Jeżeli używasz w numerze znaków typu „/” lub „–”, warto je uproszczyć dla banku (np. 202503001 zamiast 2025/03/001).

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Dzięki spójnej numeracji szybciej rozpoznasz płatność, a Twoja ewidencja będzie zgodna z ustawą o VAT – art. 106e ust. 1 pkt 2 wymaga, by numer jednoznacznie identyfikował fakturę.

Co zrobić w przypadku błędu w numeracji

Jeśli błąd zostanie wykryty przed wysłaniem faktury, można ją po prostu poprawić i wystawić ponownie.
Jeśli faktura została już przekazana, wykonaj:

  1. Fakturę korygującą,

  2. Nową fakturę z kolejnym numerem,

  3. Zapisz przyczynę w ewidencji księgowej.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.example_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Przykład numeracji

  1. faktura: 2025/01/001

  2. faktura: 2025/01/002

pominięta 2025/01/003 → kontynuuj od 2025/01/004 i zapisz powód w notatce

Każda zmiana musi zostać udokumentowana, a ciągłość numeracji zachowana.

Automatyczna numeracja w OnlineFakturowanie.pl

Aby uniknąć błędów, w systemie OnlineFakturowanie.pl można ustawić własną serię numerów, która automatycznie zwiększa się o 1 przy każdej nowej fakturze.

Przykład: ustawiając 2025/06/001, kolejna faktura będzie 2025/06/002.

Dzięki temu numeracja jest spójna, logiczna i bezobsługowa.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Jak ustawić numerację przejrzyście

  • Uwzględniaj rok i miesiąc w numerze.

  • Zaczynaj nową serię od początku roku.

  • Zachowuj ten sam schemat w całej firmie.

  • Regularnie sprawdzaj ciągłość numerów.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.interested_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Praktyczny przewodnik

Pełną instrukcję, jak tworzyć i zarządzać numeracją faktur i wydatków, znajdziesz tutaj: Serie numerów faktur i wydatków w OnlineFakturowanie.pl

Prawidłowo ustawiona numeracja to gwarancja porządku w ewidencji, zgodności z prawem i sprawnego rozliczania w KSeF.

Dzięki automatycznemu systemowi OnlineFakturowanie.pl wystawianie faktur staje się proste, szybkie i zgodne z aktualnymi przepisami.