Faktura pro forma to dokument wstępny, który służy jako wezwanie do zapłaty z góry – zwykle na całą kwotę. Nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym, więc nie wchodzi do ewidencji księgowej i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Stosuje się ją najczęściej wtedy, gdy chcesz otrzymać płatność od nabywcy jeszcze przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Po otrzymaniu zapłaty wystawiasz właściwą fakturę.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
Faktura pro forma nie ma ustawowo określonej formy – właśnie dlatego, że nie jest dokumentem podatkowym. Aby jednak nabywca wiedział, co, ile i dokąd zapłacić, powinna zawierać następujące dane:
#Po otrzymaniu zapłaty na podstawie faktury pro forma wystaw właściwą fakturę z odniesieniem do numeru faktury pro forma. W ten sposób powstaje jasny ciąg dokumentów: pro forma (wezwanie do zapłaty) → właściwa faktura (faktura VAT).
Kiedy i dlaczego stosuje się fakturę pro forma?
Fakturę pro forma wystawia się w sytuacjach, gdy chcesz otrzymać płatność z góry i musisz przekazać nabywcy dane do przelewu:
Przedpłata za towar lub usługę – Nie chcesz realizować dostawy, dopóki nie masz pieniędzy na koncie. Pro forma informuje nabywcę o dokładnej kwocie, numerze rachunku i tytule przelewu.
Handel zagraniczny – W obrocie międzynarodowym pro forma jest standardowym dokumentem, na podstawie którego nabywca płaci z góry lub załatwia odprawę celną. Bywa wymagana przez banki i urzędy celne.
Nowi klienci lub jednorazowe zlecenia – Przy nabywcach bez historii płatniczej pro forma zapewnia, że zapłacą, zanim zaczniesz realizować zamówienie.
Oferta cenowa z danymi do przelewu – Pro forma służy też jako sformalizowana oferta, na podstawie której nabywca decyduje, czy potwierdzi zamówienie wpłatą.
Pro forma a faktura zaliczkowa: Oba dokumenty służą jako wezwanie do zapłaty z góry, ale różnią się statusem prawnym. Pro forma nie jest dokumentem księgowym – to jedynie informacja o kwocie do zapłaty. Faktura zaliczkowa natomiast jest dokumentem podatkowym – wystawia się ją po otrzymaniu zaliczki i uwzględnia w ewidencji VAT. Pro forma dotyczy zwykle całej kwoty, faktura zaliczkowa – części ceny.
Fakturuj jak profesjonalista.
Twoi klienci zobaczą, że faktura odpowiada Twojej marce.
Dodaj swoje logo, kolory marki lub pieczęć w kilka sekund. Edytowalne szablony łatwo dostosujesz do swoich potrzeb.
Twoje logo na każdej fakturze
Wgraj własne logo, a każda faktura będzie wyglądać profesjonalnie i naprawdę po Twojemu.
Kolory Twojej marki
Wybierz kolory swojej marki, żeby faktury były spójne z identyfikacją wizualną Twojej firmy.
Dodaj pieczęć
Potrzebujesz pieczęci firmowej na fakturze? Wystarczy ją wgrać – pojawi się automatycznie we właściwym miejscu.