Wzór dowód wpłaty

Czym jest dowód wpłaty gotówkowej (KP)?

Dowód wpłaty gotówkowej (KP) to dokument potwierdzający przyjęcie gotówki do kasy firmy. Stosowany jest w transakcjach gotówkowych zarówno między przedsiębiorcami, jak i z klientami indywidualnymi. Dokument ten jest ewidencyjnym potwierdzeniem przyjęcia środków pieniężnych i stanowi podstawę do zapisu w kasie fiskalnej lub książce przychodów i rozchodów.

Co musi zawierać dowód KP?

Podstawowe elementy:

  • Nazwa dokumentu: „KP” lub „Dowód wpłaty”

  • Numer dokumentu (np. KP 2025/01)

  • Data wystawienia

  • Data otrzymania gotówki

  • Kwota wpłaty (słownie i liczbowo)

  • Tytuł wpłaty (np. zapłata za fakturę nr …)

  • Dane wpłacającego: imię i nazwisko / nazwa firmy, adres

  • Dane przyjmującego wpłatę (pracownik firmy)

  • Podpis osoby przyjmującej gotówkę

  • Opcjonalnie: podpis osoby wpłacającej, pieczątka

Kiedy i dlaczego wystawia się dokument KP?

Dowód wpłaty KP jest wystawiany, gdy:

  • klient płaci gotówką w siedzibie firmy lub u pracownika mobilnego,

  • firma nie wystawia od razu faktury, a chce potwierdzić odbiór gotówki,

  • dochodzi do rozliczeń zaliczkowych (z wyjątkiem faktur zaliczkowych VAT),

  • transakcje są drobne lub nie wymagają wystawienia paragonu fiskalnego (do limitu zwolnienia).

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.tip_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Warto pamiętać:

  • Kwotę wpisz zarówno słownie, jak i liczbowo – unikniesz błędów i fałszerstw.

  • Jeśli wpłata dotyczy konkretnej faktury – wpisz jej numer w tytule wpłaty.

  • Dokument KP powinien być przechowywany razem z raportem kasowym.

  • Dobrą praktyką jest uzyskanie podpisu wpłacającego, choć nie zawsze jest to obowiązkowe.

  • W systemach elektronicznych (np. fakturowania online) KP może być generowane automatycznie po zatwierdzeniu wpłaty.