Jak skonfigurować KSeF w OnlineFakturowanie?

1. Uruchom kreator konfiguracji

Po zalogowaniu do OnlineFakturowanie kliknij Skonfiguruj KSeF. Znajdziesz tę opcję na dashboardzie (pomarańczowy banner) lub w górnym menu obok zakładki Wydatki.

2. Wybierz metodę autoryzacji

Do połączenia z KSeF możesz użyć jednej z trzech metod:

1) Token KSeF

Najszybsza opcja – konfiguracja w kilka minut. Token wygenerujesz bezpłatnie na portalu Ministerstwa Finansów. Ważny do 31 grudnia 2026.

2) Certyfikat

Bezpieczniejsza metoda, która będzie obowiązywać od 2027 roku. Masz dwie możliwości:

• Certyfikat KSeF (bezpłatny) – pobierzesz go z Aplikacji Podatnika KSeF

• Certyfikat kwalifikowany (płatny) – kupisz u dostawcy usług zaufania

3) Podpis kwalifikowany (QES)

Jeśli posiadasz już podpis kwalifikowany, możesz go użyć do autoryzacji poprzez podpisanie pliku XML.

➡️ Kliknij Wybierz tę metodę przy wybranej opcji.

3. Uzyskaj dane autoryzacyjne

W zależności od wybranej metody, przygotuj odpowiednie dane:

Token KSeF

Token wygenerujesz bezpłatnie na portalu KSeF:

1. Wejdź na ksef.podatki.gov.pl lub kliknij Otwórz portal KSeF w kreatorze

2. Zaloguj się przez Profil Zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany

3. Przejdź do sekcji Tokeny

4. Kliknij Wygeneruj nowy token autoryzacyjny

5. Skopiuj token i zapisz w bezpiecznym miejscu

Certyfikat KSeF (bezpłatny)

Certyfikat KSeF pobierzesz bezpłatnie z Aplikacji Podatnika:

1. Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF

2. Zaloguj się przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany

3. Przejdź do sekcji Certyfikaty i złóż wniosek

4. Wybierz typ: Uwierzytelnienie w systemie KSeF

5. Ustaw hasło i pobierz certyfikat (pliki .crt + .key lub .p12)

Certyfikat kwalifikowany (płatny)

Jeśli wolisz certyfikat kwalifikowany:

1. Wybierz dostawcę: KIR, SZAFIR, Certum, E-Certyfikat lub inny

2. Zamów i odbierz certyfikat zgodnie z procedurą dostawcy

3. Pobierz plik certyfikatu (format .p12, .pem lub .crt)

4. Zapamiętaj hasło do certyfikatu

Podpis kwalifikowany (QES)

Jeśli posiadasz podpis kwalifikowany (np. na karcie lub w aplikacji):

1. W kreatorze pobierz plik XML do podpisu

2. Podpisz plik zewnętrznym narzędziem (np. ProCertum, Szafir SDK)

3. Wgraj podpisany plik z powrotem do kreatora

4. Wprowadź dane i przetestuj połączenie

Gdy masz już dane autoryzacyjne, wprowadź je do formularza. Poniżej znajdziesz szczegółowe instrukcje dla każdej metody.

Dla Tokena KSeF:

1. NIP – sprawdź, czy jest poprawny

2. Środowisko – wybierz z listy:

   • Produkcyjne – do wystawiania prawdziwych faktur (wybierz tę opcję)

   • Testowe – środowisko deweloperskie KSeF. Wymaga osobnego tokena lub certyfikatu wygenerowanego na portalu ksef-test.mf.gov.pl. Wybieraj tylko, jeśli wiesz, co robisz.

   • Demo – symulacja bez połączenia z KSeF

3. Token KSeF – wklej 40-cyfrowy token, który skopiowałeś z portalu KSeF

4. Kliknij Testuj połączenie

Dla Certyfikatu (KSeF lub kwalifikowanego):

1. NIP – sprawdź, czy jest poprawny

2. Środowisko – wybierz Produkcyjne

3. Format certyfikatu – wybierz w zależności od tego, co pobrałeś:

   • Plik P12 – jeśli masz pojedynczy plik .p12 (typowe dla certyfikatów kwalifikowanych)

   • Pliki CRT + KEY – jeśli pobrałeś certyfikat z Aplikacji Podatnika KSeF (dwa osobne pliki)

4. Wybierz plik(i) certyfikatu:

   • Dla P12: kliknij „Wybierz plik" i wskaż plik .p12

   • Dla CRT + KEY: wgraj oba pliki – .crt i .key

5. Hasło certyfikatu – wpisz hasło, które ustawiłeś przy pobieraniu certyfikatu (uwaga na duże/małe litery)

6. Kliknij Testuj połączenie

Dla Podpisu kwalifikowanego (QES):

1. NIP – sprawdź, czy jest poprawny

2. Środowisko – wybierz Produkcyjne

3. Pobierz plik XML – kliknij przycisk „Pobierz XML do podpisu" i zapisz plik na dysku

4. Podpisz plik – otwórz plik w zewnętrznym narzędziu do podpisu (np. ProCertum, Szafir SDK, aplikacja Twojego dostawcy podpisu) i podpisz go swoim podpisem kwalifikowanym

5. Wgraj podpisany plik – kliknij „Wybierz podpisany plik" i wskaż plik, który właśnie podpisałeś

6. Kliknij Autoryzuj z podpisanym XML, a następnie Testuj połączenie

Co zrobić, gdy połączenie się nie powiedzie?

Jeśli zobaczysz czerwony komunikat błędu, sprawdź:

• NIP – musi być taki sam jak w portalu KSeF

• Token/certyfikat – czy jest aktualny i nie wygasł

• Środowisko – czy wybrano „Produkcyjne" (nie „Testowe")

• Hasło certyfikatu – czy jest wpisane poprawnie

• Format certyfikatu – OnlineFakturowanie obsługuje .p12, .pem, .crt i .key

5. Gotowe – KSeF jest aktywny!

Po pomyślnym teście zobaczysz ekran z potwierdzeniem Sukces! KSeF jest aktywny i gotowy do użycia.

Na dashboardzie pojawi się zielony banner KSeF aktywny i gotowy. Od teraz możesz wystawiać faktury bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur.

6. Jak to działa po konfiguracji?

Po pomyślnej konfiguracji KSeF zmieni się wygląd formularza wystawiania faktury.

Wysyłanie faktury do KSeF

Na dole formularza faktury zobaczysz nową opcję Wyślij automatycznie do KSeF.

Sprawdzanie statusu faktury

Po wystawieniu faktury przejdź do Wystawione faktury. Zobaczysz nową kolumnę KSeF z aktualnym statusem każdej faktury.

Faktura z numerem KSeF

Gdy faktura zostanie pomyślnie zarejestrowana w KSeF, otrzyma:

• Numer KSeF – unikalny identyfikator nadany przez Krajowy System e-Faktur

• Kod QR – umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF

Te dane znajdziesz w szczegółach faktury oraz na wygenerowanym PDF.