Wzór faktury zaliczkowej

Czym jest faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie częściowej lub pełnej zapłaty (zaliczki, zadatku, przedpłaty) za towar lub usługę przed ich wykonaniem lub dostarczeniem. Jej wystawienie jest obowiązkowe w momencie otrzymania wpłaty przez czynnego podatnika VAT. Taka faktura generuje obowiązek podatkowy i musi zawierać wymagane dane zgodnie z ustawą o VAT.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa?

Podstawowe elementy:

• Tytuł dokumentu: „FAKTURA ZALICZKOWA” + numer.

• Data wystawienia

• Termin płatności

• Dane sprzedawcy: nazwa firmy / imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, dane kontaktowe.

• Dane nabywcy: nazwa firmy / imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, dane kontaktowe.

• Informacje o płatności: numer konta bankowego, sposób płatności (např. przelew).

• Lista pozycji: ilość, nazwa towaru/usługi, cena netto, stawka VAT, wartość netto, kwota VAT, wartość brutto.

• Podsumowanie stawek VAT – oddzielnie według procentów.

• Kwota do zapłaty brutto

• Pieczątka i podpis

• Pole „Uwaga”: (np. powód płatności zaliczki).

Kiedy i dlaczego wystawia się fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa może dotyczyć całości lub części należności. Po zakończeniu usługi lub dostawie towaru wystawia się fakturę końcową. Fakturę zaliczkową należy wystawić:

• po otrzymaniu zaliczki (lub innej formy płatności przed realizacją zamówienia);

• w transakcjach B2B i B2C, jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT;

• przy długoterminowych kontraktach lub projektach rozliczanych etapami;

• w przypadku zamówień specjalnych, wymagających wcześniejszej płatności.

Dobrze wiedzieć:

• Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki, nie wystawienia faktury.

• W przypadku otrzymania kilku zaliczek można wystawiać kolejne faktury zaliczkowe.

• Faktura końcowa powinna zawierać odniesienie do wszystkich faktur zaliczkowych.

• Nie mylić z fakturą pro forma – ta nie wywołuje skutków podatkowych.