Trendy w pracy zdalnej: co się sprawdza i na co uważać

Model hybrydowy jako ustawienie domyślne

Pełna praca zdalna i pięć dni w biurze to raczej skrajności. Dla małych firm najwygodniejsze bywa połączenie: część tygodnia w domu, część w firmie. Taki tryb nazywa się pracą hybrydową.

Model hybrydowy działa, gdy z góry wiadomo, co robi się gdzie. Spotkania, wdrażanie nowych osób i rozwiązywanie problemów idą lepiej na żywo. Pracę wymagającą skupienia, na przykład pisanie, analizy czy księgowość, równie dobrze wykona się w domu. Jak wygląda to w praktyce, opisuje artykuł o tym, czym jest hybrydowa praca zdalna.

Zasady pracy zdalnej według Kodeksu pracy

Praca zdalna jest w Kodeksie pracy od kwietnia 2023 roku. Dla pracodawcy wynikają z tego cztery główne obowiązki.

Uzgodnienie zasad

Pracę zdalną uzgadnia się z pracownikiem przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia. Zasady określa porozumienie ze związkami zawodowymi lub regulamin pracy zdalnej, a jeśli ich nie ma, porozumienie z konkretnym pracownikiem. Warto w nim zapisać miejsce pracy, zasady kontroli, komunikacji i pokrywania kosztów. Jednostronne polecenie pracy zdalnej jest możliwe tylko wyjątkowo, na przykład w stanie zagrożenia epidemicznego.

Narzędzia albo ekwiwalent

Pracodawca ma obowiązek zapewnić narzędzia pracy, w tym laptop i oprogramowanie. Jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu, należy mu się ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Pokrycie kosztów

Koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych pokrywa pracodawca. W praktyce najczęściej jako ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom. Prawidłowo ustalony ryczałt nie jest przychodem pracownika, więc nie podlega podatkowi ani składkom.

Ewidencja i BHP

Obowiązek ewidencji czasu pracy dotyczy także pracy zdalnej. Przed jej rozpoczęciem pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego, a pracownik składa oświadczenie, że jego stanowisko spełnia wymogi BHP.

Wyniki zamiast przepracowanych godzin

Gdy nie widzi się ludzi przy biurkach, nie ma sensu pilnować, czy w komunikatorze świeci się zielona kropka. Firmy, w których praca zdalna działa, oceniają oddaną pracę: dotrzymane terminy, jakość i wykonane zadania.

W praktyce oznacza to, że każdy wie, co ma dostarczyć i do kiedy. Stan prac widać w jednym wspólnym narzędziu, czy to Trello, Asana, czy zwykły arkusz. Ocena po wynikach nie znosi jednak obowiązku ewidencji czasu pracy. Jedno i drugie działa równolegle.

Mniej spotkań, więcej komunikacji pisemnej

Kolejny trend to komunikacja asynchroniczna. Ludzie nie muszą być online w tej samej chwili, bo zadania, decyzje i procedury są spisane tam, gdzie każdy je znajdzie. Wideorozmowę zwołuje się tylko wtedy, gdy czegoś nie da się załatwić pisemnie.

Zaletę widać zwłaszcza w małym zespole. Każdy pracuje wtedy, gdy najlepiej się koncentruje, a nowa osoba sama sprawdza, jak działają procesy, zamiast o wszystko pytać.

Bezpieczeństwo poza biurem

Domowe wi-fi, prywatny laptop czy sieć w kawiarni wyprowadzają firmowe dane poza kontrolę firmowej sieci. Podstawa ochrony jest przy tym prosta: uwierzytelnianie dwuskładnikowe, menedżer haseł, regularne aktualizacje, szyfrowany dysk i kopie zapasowe. Więcej w artykule o błędach, które małe firmy popełniają w cyberbezpieczeństwie.

Sztuczna inteligencja jako zwykłe narzędzie pracy

Narzędzia AI pomagają dziś streszczać spotkania, pisać e-maile, tłumaczyć i wyszukiwać informacje. Dla zespołu, który nie siedzi w jednym biurze, oznacza to mniej ręcznego przepisywania i przekazywania informacji.

Zanim zespół zacznie z nich korzystać, warto spisać proste zasady: które narzędzia są dozwolone i czego nie wolno do nich wprowadzać. Zwykle chodzi o dane osobowe klientów, umowy i wewnętrzne liczby.

Zespół bez granic: pracownicy i współpracownicy B2B

Praca zdalna otwiera rynek poza Pana lub Pani miastem. Można zatrudnić osobę z Gdańska, choć firma działa w Krakowie. Wiele małych firm łączy też własnych pracowników ze współpracownikami na fakturę, na przykład w marketingu, grafice czy tworzeniu stron. Pomagają w tym sprawdzone narzędzia do zarządzania pracownikami zdalnymi.