Gospodarowanie czasem w pracy: mniej zadań, wyższa produktywność
Najpierw zmniejsz liczbę zadań
Lista zadań rośnie sama — skrócić ją możesz tylko Ty. A większość pozycji na niej zniesie to bez żadnej szkody. Zanim zaplanujesz dzień, przejdź zadania jedno po drugim i przy każdym zdecyduj, do której z trzech przegródek trafia: precz, na kogoś innego, albo na automat.
Precz — zadanie, które niczego nie posuwa. Spotkanie, z którego nigdy nie zapada decyzja. Raport wysyłany co miesiąc, którego nikt nie otwiera. Gdy taką rzecz pominiesz, nikt nie zauważy — i to jest odpowiedź.
Na kogoś innego — zadanie, które współpracownik lub freelancer zrobi w 80%. Gonienie za ostatnimi 20% perfekcji przy nieistotnej rzeczy kosztuje Cię czas, którego gdzie indziej brakuje.
Na automat — administracja, która powtarza się bez zmian. Te same faktury co miesiąc, przypomnienia po terminie, przepisywanie danych z e-maila do systemu. Nie chodzi o to, żeby zrobić zadanie szybciej, tylko żeby przestało Cię dotyczyć.
Resztę uszereguj według ważności, nie pilności
Pilne i ważne to nie to samo. E-mail, telefon, „szybka" prośba współpracownika wytrącają Cię z rytmu — a wieczorem okazuje się, że cały dzień gasiłeś cudze pożary.
Podziel pozostałe zadania na dwa stosy: co przybliża Twoje cele, a co tylko odciąga uwagę. Ważne zaplanuj na przedpołudnie, gdy masz najwięcej energii. Pilne, ale nieistotne zostaw na koniec dnia — albo od razu usuń.
Przedsiębiorca każdego ranka spędza godzinę na odpisywaniu na e-maile, bo „się nazbierają". Gdy przenosi e-maile na dwa stałe bloki (11:00 i 16:00), a przedpołudnie poświęca zleceniu, które fakturuje, zarabia w tym samym dniu więcej — i na e-maile też starcza mu czasu.
Łącz podobne zadania w bloki
Przełączanie się między rodzajami pracy to ukryty podatek — każde przełączenie kosztuje kilka minut, zanim znów się skupisz, a w skali dnia robią się z tego godziny. Rób więc podobne rzeczy razem: telefony jeden po drugim, faktury naraz, e-maile w jednym bloku. Jeden rodzaj zadania, jedno okno w kalendarzu.
Chroń czas na skupienie
Najtrudniejsza praca potrzebuje nieprzerwanego czasu. Zarezerwuj w kalendarzu blok 60–90 minut na jedną rzecz, wyłącz powiadomienia i schowaj telefon — i daj otoczeniu znać, że teraz jesteś niedostępny. Długi blok Ci nie leży? Spróbuj 25 minut pracy i krótkiej przerwy. Metoda nie ma znaczenia, chodzi o to, żeby aktywnie bronić czasu na skupienie — sam się nie pojawi.
Pomocna może być również zasada dwóch minut. Jeśli coś możesz zrobić w mniej niż dwie minuty, zrób to od razu, zamiast dodawać kolejne zadanie do listy.
Już w tym tygodniu spróbuj zrezygnować z jednego powtarzalnego zadania lub je zautomatyzować, a dziewięćdziesiąt minut poświęć na pracę, która naprawdę rozwija Twój biznes.
Może Cię zainteresować
Wystawiasz co miesiąc te same faktury? Ustaw faktury cykliczne, a system wystawi je za Ciebie.
Ile zadań dziennie da się realnie ogarnąć?
Mniej, niż większość osób zakłada — zwykle trzy do pięciu istotnych zadań. Długa lista wygląda produktywnie, ale rozprasza uwagę. Wybierz kilka rzeczy, które realnie posuwają sprawę, a resztę usuń lub przekaż.
Po czym poznać, które zadanie oddelegować?
Deleguj to, co ktoś inny zrobi przynajmniej w 80% i co nie wymaga wyłącznie Twojej decyzji ani wiedzy. Powtarzalna i czasochłonna administracja jest pierwsza w kolejce.
Czy multitasking działa?
Nie. Mózg nie przetwarza zadań równolegle, tylko się między nimi przełącza, tracąc przy tym czas i precyzję. Szybciej jest zrobić jedną rzecz, a potem drugą.
Co, jeśli ciągle rozpraszają mnie klienci albo współpracownicy?
Ustal stałe godziny, w których jesteś dostępny, a poza nimi wyłącz powiadomienia. Większość „pilnych" spraw poczeka godzinę — a Ty zyskasz ciągły czas na pracę, która zarabia.
Która metoda jest najprostsza na start?
Zablokuj w kalendarzu jeden 90-minutowy blok dziennie na najważniejsze zadanie i w tym czasie wyłącz wszystkie rozpraszacze. Jedna zmiana, którą wdrożysz już jutro.