Wskazówki dotyczące produktywności dla przedsiębiorców: Jak zachować koncentrację i wydajność
Dlaczego koncentracja jest trudniejsza dla przedsiębiorcy niż dla pracownika
Pracownik ma szefa, który ustala priorytety, i współpracowników, między których rozkłada się praca. Ty nie masz ani jednego, ani drugiego. Sam decydujesz, co jest dziś ważne, i sam musisz to zrobić.
Do tego w ciągu jednego dnia przełączasz się między zupełnie różnymi rolami. Rano negocjujesz z klientem, w południe zajmujesz się fakturą, po południu piszesz ofertę. Każde takie przełączenie kosztuje energię i chwilę trwa, zanim znów wejdziesz w rytm. W przeciwieństwie do pracownika, nieskoncentrowany dzień przekłada się u ciebie wprost na przychód.
Zaplanuj dzień według energii, a nie tylko według godzin
Większość ludzi ma najwięcej energii i najlepszą koncentrację o określonej porze dnia — jedni od razu rano, inni dopiero wieczorem. Sprawdź, kiedy tak jest u ciebie, i chroń ten czas dla najtrudniejszego zadania.
Klasyczny błąd to spędzenie najlepszych dwóch godzin dnia w skrzynce mailowej. Odpowiadanie na wiadomości jest ważne, ale poradzisz sobie z nim na pół gwizdka. Z wymagającą ofertą albo decyzją o kierunku firmy — już nie.
Pracuj w blokach i nie przeskakuj między zadaniami
Wielozadaniowość to mit. Mózg tak naprawdę nie robi dwóch rzeczy naraz — po prostu szybko przeskakuje między nimi, a przy każdym skoku traci czas i dokładność.
Rozwiązaniem jest grupowanie podobnych zadań w bloki. Wszystkie telefony jeden po drugim. Fakturowanie na jedno popołudnie w tygodniu. Pracę twórczą w jeden ciągły odcinek bez spotkań. Kiedy nie musisz ciągle zmieniać rodzaju myślenia, praca idzie zauważalnie szybciej. Więcej o tym przeczytasz w artykule o tym, jak wejść w głęboką koncentrację nawet w hałaśliwym otoczeniu.
Przykład
Ogranicz rozpraszacze, zanim się pojawią
Najczęstszy złodziej koncentracji to powiadomienie. Każdy sygnał wyrywa cię z zadania, a powrót potrafi zająć kilka minut. Wyłącz powiadomienia w telefonie i przeglądarce, a telefon na czas skupionej pracy odłóż poza zasięg.
Za rozproszeniem często kryje się też prokrastynacja — odkładamy to, do czego nie mamy ochoty. Jeśli znasz ten schemat, spróbuj maksymalnie zmniejszyć próg wejścia: umów się ze sobą na dwie minuty, a rozpęd zwykle zrobi resztę.
Wybierz metodę, która ci pasuje
Metod zarządzania czasem są dziesiątki. Nie ma sensu wdrażać wszystkich — wybierz jedną, przetestuj przez kilka tygodni i zostaw to, co działa. Kilka sprawdzonych:
Pomodoro: pracujesz 25 minut bez przerwy, potem 5 minut przerwy. Po czterech rundach dłuższa pauza. Dobre, gdy trudno ci wystartować.
Zjedz tę żabę: najbardziej nieprzyjemne zadanie zrób od razu rano, jako pierwsze. Reszta dnia jest już z górki.
Macierz Eisenhowera: dzielisz zadania według tego, co ważne, a co tylko pilne. Pomaga, gdy masz wrażenie, że cały dzień gasisz pożary i nic nie kończysz.
Pozbądź się rutyny: deleguj i automatyzuj
Wielu przedsiębiorców spędza godziny tygodniowo na czynnościach, które nie posuwają firmy do przodu — po prostu trzeba je wykonać. Wystawianie w kółko tych samych faktur, pilnowanie, kto jeszcze nie zapłacił, przepisywanie danych. To właśnie tu można odzyskać najwięcej czasu.
To, co się powtarza, zwykle da się zautomatyzować. Faktury cykliczne można ustawić tak, żeby wysyłały się same. Przypomnienia o niezapłaconych fakturach możesz rozsyłać automatycznie, zamiast pisać je ręcznie. A tego, czego nie da się zautomatyzować, zastanów się, czy musisz robić akurat ty, czy da się to delegować.
Odpoczynek to nie nagroda, tylko część wydajności
Koncentracja wyczerpuje się jak bateria. Bez przerw spada — robisz więcej błędów, a każde zadanie trwa dłużej. Krótka przerwa po każdym bloku i porządny sen to nie luksus, tylko warunek tego, żeby następnego dnia znów działać.
Jako przedsiębiorca nie masz w dodatku stałych godzin pracy, więc łatwo pracować bez końca. Ustaw sobie granice — koniec dnia pracy, jeden dzień w tygodniu wolny — i trzymaj się ich tak samo poważnie jak terminów wobec klientów. Na dłuższą metę to tańsze niż wypalenie.
Ile godzin dziennie da się w ogóle w pełni skoncentrować?
U większości ludzi to mniej więcej trzy do czterech godzin naprawdę skupionej pracy dziennie. Reszta dnia naturalnie należy do lżejszych zadań, komunikacji i odpoczynku. Nie ma sensu próbować pracować na pełnych obrotach osiem godzin z rzędu — tak to nie działa.
Czy wielozadaniowość działa chociaż przy prostych zadaniach?
Do pewnego stopnia tak — na przykład słuchanie podcastu podczas prasowania. Ale gdy oba zadania wymagają myślenia, spada wydajność i dokładność w obu. Przy pracy, na której ci zależy, zawsze opłaca się robić jedną rzecz porządnie.
Która metoda produktywności jest najlepsza dla przedsiębiorcy?
Nie ma jednej uniwersalnie najlepszej. Początkującym sprawdza się Pomodoro ze względu na prostotę, osobom przytłoczonym zadaniami — macierz Eisenhowera. Przetestuj jedną metodę przez kilka tygodni i zostaw tę, która ci pasuje.
Jak utrzymać produktywność podczas pracy z domu?
Pomaga oddzielona przestrzeń do pracy, stały początek i koniec dnia oraz wyłączone powiadomienia w czasie skupionej pracy. Kluczowe jest oddzielenie pracy od domu, żeby jedno nie mieszało się z drugim.
Czy warto zainwestować czas w automatyzację administracji?
Prawie zawsze. Jeśli jakąś czynność wykonujesz co tydzień, czas poświęcony na jej ustawienie zwróci się w ciągu kilku miesięcy. Fakturowanie i przypomnienia to jedne z najłatwiejszych rzeczy do zautomatyzowania.