Numer dokumentu

Numer dokumentu to unikalne oznaczenie nadawane fakturze, rachunkowi, korekcie lub innemu dowodowi księgowemu. Pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument, szybko go odszukać w ewidencji i powiązać z innymi zapisami. W małej firmie najlepiej, gdy jest prosty, czytelny i nadawany konsekwentnie w przyjętej serii.

Numer można prowadzić jako jedną wspólną sekwencję dla całej firmy albo w oddzielnych seriach (np. sprzedaż, korekty, oddziały). Kluczowe jest, aby w obrębie danej serii był unikalny i nadawany kolejno. Dokument korygujący zwykle odwołuje się do numeru dokumentu pierwotnego.

Najczęstsze praktyki numeracji:

• Prosta sekwencja: 1, 2, 3… dla wszystkich dokumentów.
• Osobne serie z prefiksami (np. FV-, KOR-, WZ-), a w każdej serii własny numer kolejny.
• Rozpoczynanie nowej sekwencji w ustalonych cyklach, z wyraźnym oznaczeniem serii, aby zachować porządek.
• Nie zmieniaj nadanych numerów; jeśli pojawi się błąd, wystaw dokument korygujący zamiast edytować numer.