Zapis księgowy

Zapis księgowy to ujęcie konkretnej operacji gospodarczej w ewidencji firmy na podstawie dokumentu (np. faktury, wyciągu bankowego). W pełnych księgach to tzw. dekret: zapis na kontach po stronie Winien i Ma; w uproszczonej ewidencji (np. KPiR) to odpowiedni wpis w kolumnie przychodów lub kosztów.

Zapis porządkuje dowody, pokazuje wpływ operacji na wynik i podatki oraz umożliwia sporządzenie sprawozdań. Powinien być czytelny, spójny z dokumentem źródłowym i zaksięgowany z właściwą datą. W podwójnym zapisie suma strony Winien zawsze równa się sumie strony Ma.

Co zwykle zawiera prawidłowy zapis księgowy:

• datę operacji oraz ewentualnie datę księgowania,
• numer i rodzaj dokumentu źródłowego,
• krótki opis operacji,
• wskazanie kont (Winien/Ma) lub właściwej kolumny ewidencji uproszczonej,
• kwoty oraz informację o podatku VAT, jeśli dotyczy,
• powiązanie z kontrahentem, projektem lub magazynem – gdy ma to znaczenie.