Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS i US – jak je uzyskać
Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu i kiedy go potrzebujesz
Zaświadczenie o niezaleganiu to urzędowe potwierdzenie, że na dzień wydania nie masz zaległości wobec ZUS albo wobec urzędu skarbowego. To ważny szczegół: dokument mówi tylko o „dziś", a nie o przeszłości ani przyszłości. Dlatego banki i urzędy zwykle chcą zaświadczenie możliwie świeże.
Pamiętaj, że to dwa osobne dokumenty z dwóch różnych instytucji. Jeśli kontrahent albo bank prosi o potwierdzenie braku zaległości, najczęściej chodzi o oba naraz – jedno z ZUS i jedno z urzędu skarbowego.
Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS – wniosek RWN
Żeby dostać zaświadczenie z ZUS, składasz wniosek RWN, czyli „Wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek". Zastąpił on wcześniejszy druk ZUS-EWN. Masz kilka dróg:
elektronicznie przez PUE ZUS / eZUS (usługa „Złożenie dokumentu RWN") – najszybciej;
przez portal biznes.gov.pl, gdzie część danych podpowie się automatycznie;
papierowo – druk pobierzesz w placówce ZUS lub ze strony zus.pl i złożysz osobiście albo pocztą.
Zaświadczenie potwierdza, że nie zalegasz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych. Od listopada 2025 r. ZUS domyślnie przekazuje dokument elektronicznie na twój profil.
ZUS w skrócie
Wniosek RWN złożysz przez PUE ZUS/eZUS, portal biznes.gov.pl lub papierowo. Zaświadczenie jest bezpłatne, a ZUS wydaje je w terminie do 7 dni – przy braku zaległości często od ręki.
Jeśli ZUS uzna, że masz zaległości, dostaniesz decyzję odmowną. Możesz się od niej odwołać do sądu.
Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach (US)
Tutaj kluczowy jest sposób złożenia wniosku, bo od niego zależy, czy w ogóle zapłacisz. Przez e-Urząd Skarbowy (podatki.gov.pl) zaświadczenie dostaniesz bezpłatnie, często w kilka minut – logujesz się profilem zaufanym, wypełniasz wniosek i pobierasz gotowy dokument elektroniczny.
Jeśli składasz wniosek tradycyjnie – papierowo, przez pełnomocnika albo elektronicznie poza e-US – zapłacisz opłatę skarbową 21 zł za każdy egzemplarz. We wniosku wskazujesz m.in. cel, liczbę egzemplarzy i podatki, których ma dotyczyć zaświadczenie (np. PIT, VAT, CIT).
Opłatę skarbową 21 zł wpłać na konto gminy (urzędu miasta) właściwej dla siedziby urzędu skarbowego – nie na konto US ani na mikrorachunek podatkowy. To częsty błąd, który opóźnia wydanie zaświadczenia.
Urząd ma 7 dni na wydanie zaświadczenia, ale jeśli nie masz zaległości, zwykle dostaniesz je od razu. Odmowa ma formę postanowienia, na które przysługuje zażalenie.
Kiedy przyda ci się zaświadczenie o niezaleganiu
Najczęściej poprosi o nie:
bank – przy kredycie firmowym lub hipotecznym;
firma leasingowa – np. przy leasingu samochodu;
zamawiający w przetargu – jako warunek udziału w zamówieniu publicznym;
instytucja przyznająca dotację;
notariusz – np. przy sprzedaży nieruchomości.
Jak długo zaświadczenie jest ważne
Przepisy nie ustalają sztywnego terminu ważności – dokument potwierdza stan na dzień wydania. W praktyce jednak instytucje, zwłaszcza banki i zamawiający w przetargach, wymagają zaświadczenia nie starszego niż mniej więcej miesiąc.
Składaj wniosek tuż przed terminem, w którym dokument jest realnie potrzebny. Zaświadczenie sprzed kilku miesięcy zwykle nie zostanie przyjęte.
Zadbaj o dokument z wyprzedzeniem
Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS i w podatkach zdobędziesz dziś w kilkanaście minut – zwłaszcza jeśli skorzystasz z e-Urzędu Skarbowego i PUE ZUS. Klucz to porządek w rozliczeniach: gdy składki i podatki masz opłacone na czas, dokument dostajesz praktycznie od ręki.
Jeśli szykujesz się do kredytu, przetargu czy leasingu, złóż oba wnioski z kilkudniowym zapasem. Unikniesz wtedy sytuacji, w której poprawne, świeże zaświadczenie jest ci potrzebne „na wczoraj".
ZUS przy zawieszeniu działalności gospodarczej – składki, formalności i ulgi
Najczęściej zadawane pytania?
1. Ile kosztuje zaświadczenie o niezaleganiu?
Z ZUS jest bezpłatne niezależnie od sposobu złożenia wniosku. W urzędzie skarbowym zapłacisz 21 zł opłaty skarbowej za każdy egzemplarz – chyba że złożysz wniosek przez e-Urząd Skarbowy, wtedy jest bez opłaty.
2. Ile czeka się na zaświadczenie o niezaleganiu?
Zarówno ZUS, jak i urząd skarbowy mają na wydanie dokumentu do 7 dni od złożenia wniosku. Przy braku zaległości zwykle dostaniesz je od razu, a przy wniosku elektronicznym nawet tego samego dnia.
3. Czy zaświadczenie z ZUS i z urzędu skarbowego to jeden dokument?
Nie. To dwa osobne dokumenty z dwóch instytucji. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia braku zaległości wobec państwa, zwykle musisz uzyskać oba.
4. Jak długo ważne jest zaświadczenie o niezaleganiu?
Przepisy nie wyznaczają sztywnego terminu – dokument potwierdza stan na dzień wydania. W praktyce instytucje wymagają zaświadczenia nie starszego niż około miesiąc.
Podsumowanie:
Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS i w podatkach zdobędziesz dziś w kilkanaście minut, jeśli skorzystasz z e-Urzędu Skarbowego i PUE ZUS. Cała reszta zależy od porządku w rozliczeniach – gdy składki i podatki masz opłacone na czas, dokument dostajesz praktycznie od ręki, bez opłat i bez wizyt w urzędzie. Dlatego nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Jeśli szykujesz się do kredytu, przetargu czy leasingu, złóż oba wnioski z kilkudniowym zapasem i sprawdź, jak świeży dokument musi być dla twojej instytucji. Tyle wystarczy, żeby zaświadczenie nie okazało się wąskim gardłem całej sprawy.
