Zmiana adresu i siedziby spółki — jak ją przeprowadzić krok po kroku
Siedziba a adres spółki — to nie to samo
Siedziba spółki to miejscowość — na przykład Warszawa czy Poznań. Adres to konkretna lokalizacja w tej miejscowości: ulica, numer budynku i lokalu.
Ta różnica decyduje o wszystkim. Siedziba jest obowiązkowym elementem umowy spółki, dlatego jej zmiana pociąga za sobą zmianę umowy. Adres w umowie znaleźć się nie musi — i lepiej, żeby go tam nie było, bo inaczej każda przeprowadzka na inną ulicę wymagałaby zmiany umowy spółki.
Kiedy wystarczy zmiana adresu, a kiedy trzeba zmienić siedzibę
Zasada jest prosta:
Przeprowadzka w obrębie tej samej miejscowości → zmiana adresu. Umowy spółki nie ruszasz.
Przeprowadzka do innej miejscowości → zmiana siedziby. Musisz zmienić umowę spółki.
W praktyce zmiana adresu jest szybsza, tańsza i nie wymaga wizyty u notariusza. Zmiana siedziby to więcej formalności i zwykle wyższy koszt.
Jak zmienić adres spółki
Skoro adres nie jest częścią umowy spółki, do jego zmiany nie potrzebujesz ani zmiany umowy, ani notariusza. Wystarczą trzy kroki:
Podejmujesz uchwałę zarządu o zmianie adresu — wskazujesz w niej stary i nowy adres oraz datę.
Zgłaszasz nowy adres do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych i dołączasz uchwałę zarządu.
Aktualizujesz dane w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8.
W spółce założonej przez system S24 zmianę adresu wprowadzisz bezpośrednio w tym systemie.
Jak zmienić siedzibę spółki
Zmiana siedziby jest bardziej złożona, bo siedziba to obowiązkowy element umowy spółki. Kolejność działań wygląda tak:
Wspólnicy podejmują uchwałę o zmianie umowy spółki w zakresie nowej siedziby. W spółce z o.o. taka uchwała wymaga większości 2/3 głosów, chyba że umowa przewiduje surowsze warunki.
Ustalasz formę uchwały. Jeśli umowa spółki była zawarta u notariusza (dotyczy to m.in. spółki z o.o. i akcyjnej), uchwałę o zmianie umowy również protokołuje notariusz. Spółki założone w S24 mogą zmienić siedzibę z użyciem wzorca w tym systemie — bez notariusza, ale tylko w zakresie, na jaki wzorzec pozwala.
Zgłaszasz zmianę do KRS wraz z uchwałą i jednolitym tekstem umowy spółki.
Aktualizujesz dane w urzędzie skarbowym (NIP-8).
Koszt notariusza zależy od wysokości kapitału zakładowego spółki — im wyższy kapitał, tym wyższa taksa notarialna. Do taksy dolicza się 23% VAT oraz opłatę za wypisy aktu. Dokładną kwotę najlepiej ustalić bezpośrednio w kancelarii notarialnej.
Zgłoszenie do KRS — tylko elektronicznie
Wnioski o zmianę danych w KRS składasz wyłącznie elektronicznie — papierowe formularze nie są już rozpatrywane. Masz do wyboru:
Portal Rejestrów Sądowych (PRS) — dla większości spółek, w tym tych z umową notarialną.
System S24 — tylko jeśli spółka została założona w S24 i korzysta z wzorców.
Zanim złożysz wniosek, załóż konto na wybranym portalu.
Opłaty sądowe w 2026 roku: 250 zł za zmianę zgłoszoną przez Portal Rejestrów Sądowych oraz 200 zł przez system S24. Od 29 listopada 2025 roku nie obowiązuje już osobna opłata 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym — dlatego wcześniejsze poradniki podające 350 zł są nieaktualne.
Aktualizacja w urzędzie skarbowym (NIP-8)
Dane objęte wpisem do KRS trafiają automatycznie z sądu do urzędu skarbowego i rejestru REGON. Osobno musisz jednak zgłosić tzw. dane uzupełniające na formularzu NIP-8 — należą do nich m.in. adresy miejsc prowadzenia działalności, adres przechowywania dokumentacji księgowej, rachunki bankowe i dane kontaktowe. Urząd skarbowy przekaże je dalej do GUS i ZUS.
Na złożenie NIP-8 masz 7 dni od zmiany, a samo zgłoszenie jest bezpłatne. Jeśli po przeprowadzce zmienia się właściwy urząd skarbowy, sprawdź dodatkowo swoje dane do celów VAT.
Zakładasz dopiero działalność w formie spółki? Sprawdź, jak krok po kroku założyć spółkę z o.o.
Najczęściej zadawane pytania?
1. Czym różni się siedziba spółki od adresu?
Siedziba to miejscowość (np. Wrocław), a adres to konkretna ulica i numer w tej miejscowości. Siedziba jest częścią umowy spółki, adres nie musi nią być.
2. Czy zmiana adresu w tym samym mieście wymaga zmiany umowy spółki?
Nie. Wystarczy uchwała zarządu i zgłoszenie nowego adresu do KRS. Umowy spółki nie zmieniasz.
3. Ile kosztuje zgłoszenie zmiany do KRS?
250 zł przez Portal Rejestrów Sądowych albo 200 zł przez system S24. Od 29 listopada 2025 roku nie ma już osobnej opłaty 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
4. W jakim terminie trzeba zgłosić zmianę?
Masz 7 dni od podjęcia uchwały na zgłoszenie do KRS oraz 7 dni na aktualizację danych w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8.
Podsumowanie:
Klucz to jedno rozróżnienie: siedziba to miejscowość, a adres to ulica i numer. Zmiana adresu w tym samym mieście wymaga tylko uchwały zarządu — umowy spółki nie ruszasz. Przeprowadzka do innej miejscowości to już zmiana siedziby, a więc zmiana umowy spółki, zwykle u notariusza. W obu przypadkach masz 7 dni na zgłoszenie zmiany do KRS (elektronicznie przez PRS za 250 zł lub S24 za 200 zł) i tyle samo na aktualizację danych w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8. Zaplanuj te kroki z wyprzedzeniem, a unikniesz grzywny i problemów z korespondencją.
