Automatyzacja fakturowania: co zautomatyzować i od czego zacząć
Co oznacza automatyzacja fakturowania w praktyce
Automatyzacja fakturowania to zestaw reguł, według których program sam wystawia, wysyła, monitoruje i przechowuje faktury. Raz ustalają Państwo, co i kiedy ma się wydarzyć, a potem sprawdzają już tylko wyjątki.
Korzyści:
mniej błędów – NIP, kwoty i dane nabywcy nie są przepisywane ręcznie,
szybsze płatności – faktura trafia do klienta zaraz po sprzedaży,
porządek w dokumentach – każda faktura ma numer, datę i miejsce w archiwum.
Automatyzacja nie zmienia przepisów. Faktura wystawiona automatycznie musi zawierać te same dane i powstać w tych samych terminach co ręczna. Musi też pasować do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): faktura ustrukturyzowana to plik XML przesłany do systemu, który nadaje jej numer KSeF.
Co warto zautomatyzować
Najlepiej zacząć od czynności, które co miesiąc powtarzają się w tej samej formie.
1. Faktury cykliczne
Abonamenty, stała obsługa, najem. Fakturę ustawia się raz, a program wystawia ją w wybranym odstępie czasu – szczegóły w instrukcji konfiguracji faktury cyklicznej.
2. Wysyłka do KSeF i do klienta
Program zintegrowany z KSeF przesyła fakturę do systemu zaraz po wystawieniu. Kontrahent z polskim NIP znajdzie ją na swoim koncie w KSeF, a wizualizację można mu dodatkowo wysłać e-mailem.
3. Dane do płatności
Numer rachunku, kwota i termin płatności pojawiają się na fakturze automatycznie. Warto prosić klientów o podawanie numeru faktury w tytule przelewu – bez niego wpłatę trudno przypisać.
4. Kontrola płatności i przypomnienia
Program oznacza faktury jako opłacone lub przeterminowane i może przypomnieć o zaległości. O tym, do kogo wysłać ponaglenie, lepiej decydować samodzielnie – kluczowemu klientowi lepiej zadzwonić.
5. Przekazywanie dokumentów księgowej
Biuro rachunkowe z nadanymi uprawnieniami pobiera faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF. Odpada wysyłanie plików PDF i przepisywanie danych.
6. Archiwizacja
KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od końca roku wystawienia. Faktury spoza systemu, np. dla konsumentów, warto archiwizować z wyszukiwaniem po numerze, kontrahencie i okresie.
Od czego zacząć
Proszę policzyć, ile faktur miesięcznie trafia do tych samych kontrahentów z tymi samymi pozycjami. Jeśli to ponad połowa, najwięcej pracy oszczędzą faktury cykliczne.
Co pozostaje po Państwa stronie
kontrola pierwszej faktury – przy nowym szablonie lub kontrahencie warto sprawdzić NIP, stawkę VAT i datę sprzedaży; faktury przyjętej przez KSeF nie da się usunąć, można ją tylko skorygować,
akceptacja faktury elektronicznej poza KSeF – fakturę w PDF (np. dla konsumenta lub kontrahenta zagranicznego) odbiorca musi zaakceptować, w dowolnej formie; faktura ustrukturyzowana zgody nie wymaga,
zmiany warunków – nową cenę lub zakres usługi trzeba wpisać do szablonu przed wystawieniem kolejnej faktury,
nietypowe wpłaty – przelew bez numeru faktury lub na inną kwotę program najwyżej oznaczy, przypisać go muszą Państwo.
Studio graficzne z trzema stałymi klientami
Studio fakturuje trzy miesięczne abonamenty i kilka jednorazowych zleceń. Abonamenty wystawiają się ostatniego dnia miesiąca, trafiają do KSeF i e-mailem do klientów, a księgowa pobiera je z systemu. Ręcznie powstają tylko faktury za jednorazowe zlecenia – z około czterech godzin pracy miesięcznie została niecała godzina.
Jak zacząć: 5 kroków
Opis obecnego procesu. Proszę rozpisać drogę faktury od zamówienia do zaksięgowania i zaznaczyć kroki powtarzające się bez zmian.
Porządek w danych. Warto sprawdzić dane kontrahentów (NIP, adres, e-mail do faktur) i ustalić jedną numerację – automatyzacja błędne dane tylko szybciej powieli.
Narzędzie na miarę firmy. Jednoosobowej działalności wystarczy program do fakturowania online, większa firma potrzebuje połączenia ze sklepem lub systemem księgowym. W obu przypadkach program musi obsługiwać KSeF – więcej w artykule o e-fakturowaniu i jego zasadach.
Jeden obszar, miesiąc obserwacji. Najczęściej faktury cykliczne: czy powstają we właściwym dniu, z właściwą stawką VAT i czy trafiają do KSeF bez błędów.
Kolejne kroki stopniowo. Następnie wysyłka e-mailem, przypomnienia o płatnościach, a na końcu współpraca z księgową przez KSeF.
Na co uważać
Automatyzacja nie przesuwa terminów ustawowych ani nie zdejmuje odpowiedzialności za treść faktury.
Trzy zasady, których program nie zmieni
Fakturę wystawia się co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF.
Faktury poza KSeF przechowuje się do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku – z zachowaniem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.
Za poprawność danych na fakturze odpowiada podatnik, nie program.
Warto też ustalić, kto ma uprawnienia w KSeF i w programie, oraz regularnie przeglądać szablony – zmiana stawki VAT czy adresu kontrahenta wymaga poprawki przed kolejną fakturą.
KSeF w jednym miejscu
Uprawnienia, sposoby dostępu do systemu i przygotowanie firmy opisujemy w kompletnym przewodniku po KSeF.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja fakturowania?
To ustawienie programu tak, by powtarzalne kroki – wystawienie, przesłanie do KSeF, wysyłkę, kontrolę płatności i archiwizację – wykonywał sam według ustalonych reguł.
Czy automatyzacja opłaca się przy kilku fakturach miesięcznie?
Tak, jeśli faktury się powtarzają. Trzy miesięczne abonamenty to 36 faktur rocznie, a ustawienie faktury cyklicznej zajmuje kilka minut.
Czy kontrahent musi zgodzić się na fakturę elektroniczną?
Na fakturę ustrukturyzowaną w KSeF – nie. Akceptacja odbiorcy jest potrzebna przy fakturze elektronicznej wysyłanej poza KSeF, np. w PDF.
Co zrobić, gdy automatycznie wystawiona faktura ma błąd?
To samo co przy fakturze ręcznej: wystawić fakturę korygującą. Faktury z numerem KSeF nie da się usunąć ani edytować.
Jak długo trzeba przechowywać faktury?
KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od końca roku wystawienia. Pozostałe faktury przechowują Państwo sami do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
