Inwentaryzacja w firmie: metody, terminy i spis z natury
Czym jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja to zespół czynności, które mają ustalić rzeczywisty stan majątku i zobowiązań firmy na dany dzień, a następnie porównać go z zapisami w księgach. Chodzi o odpowiedź na proste pytanie: czy to, co figuruje w ewidencji, faktycznie znajduje się w firmie.
Efektem jest wykaz ewentualnych różnic - nadwyżek i niedoborów - wraz z ich wyjaśnieniem i rozliczeniem. W praktyce inwentaryzacja obejmuje nie tylko towary w magazynie, lecz także środki trwałe, gotówkę w kasie, należności czy zobowiązania wobec kontrahentów.
Kto musi przeprowadzać inwentaryzację?
Zakres obowiązku zależy od tego, jak firma prowadzi księgowość.
Pełna księgowość (księgi rachunkowe): obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości. Dotyczy m.in. spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz większych firm przekraczających ustawowe limity przychodów.
KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów): przedsiębiorcy na zasadach ogólnych lub podatku liniowym mają obowiązek sporządzać spis z natury, potocznie zwany remanentem. Obowiązek wynika z rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Inwentaryzacja a remanent to nie do końca to samo. „Inwentaryzacja” to pojęcie z ustawy o rachunkowości i dotyczy firm na pełnej księgowości. „Remanent” (spis z natury) to termin używany przy KPiR. Zasada jest jednak wspólna: policzyć rzeczywisty stan i porównać go z ewidencją.
Metody inwentaryzacji
Firmy na pełnej księgowości mają do dyspozycji trzy metody, a ich wybór nie jest dowolny - zależy od rodzaju składnika majątku.
Spis z natury - fizyczne policzenie, zważenie lub zmierzenie składników: towarów, materiałów, wyrobów gotowych, gotówki w kasie czy środków trwałych.
Potwierdzenie salda - uzgodnienie stanów z bankami i kontrahentami: środków na rachunkach, należności oraz udzielonych pożyczek.
Weryfikacja - porównanie zapisów w księgach z dokumentami. Stosuje się ją tam, gdzie spis lub potwierdzenie nie są możliwe, np. przy gruntach, wartościach niematerialnych czy rozrachunkach publicznoprawnych.
Terminy - kiedy przeprowadzić inwentaryzację
Podstawowy termin to ostatni dzień roku obrotowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, jest to 31 grudnia. Przepisy dopuszczają jednak pewną elastyczność. Część składników można inwentaryzować wcześniej - najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku (od 1 października) i zakończyć do 15 dnia następnego roku. Istnieją też rzadsze cykle:
raz na 2 lata - zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową;
raz na 4 lata - nieruchomości oraz środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym.
Różnice ujawnione podczas inwentaryzacji trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, którego dotyczył spis. Odkładanie tego „na później” to jeden z najczęstszych błędów, który potrafi zniekształcić całe sprawozdanie finansowe.
Remanent w KPiR - spis z natury krok po kroku
Przedsiębiorcy prowadzący KPiR sporządzają spis z natury w kilku momentach: na 1 stycznia i na koniec roku (31 grudnia), na dzień rozpoczęcia działalności, przy zmianie wspólnika oraz przy likwidacji firmy. Co ważne, spis na 31 grudnia jest jednocześnie spisem na 1 stycznia kolejnego roku - nie trzeba go robić dwa razy.
Remanent obejmuje towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Nawet jeśli firma nie ma żadnych towarów, obowiązek nie znika - sporządza się wtedy tzw. remanent zerowy o wartości 0 zł. Po spisaniu ilości trzeba dokonać wyceny - na to przepisy dają 14 dni od zakończenia spisu. Towary i materiały wycenia się według cen zakupu lub nabycia, a jeśli ceny rynkowe są niższe - według cen rynkowych.
Pani Anna prowadzi sklep i rozlicza się na zasadach ogólnych. Remanent początkowy (1 stycznia) wyniósł 20 000 zł, a końcowy (31 grudnia) - 35 000 zł. Ponieważ remanent końcowy jest wyższy o 15 000 zł, o tę kwotę zwiększa się dochód do opodatkowania. Gdyby było odwrotnie, dochód zostałby o różnicę pomniejszony.
Przedsiębiorcy na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie ustalają dochodu z różnicy przychodów i kosztów, dlatego remanent nie wpływa u nich na podatek dochodowy. Nadal jednak sporządzają spis na dzień rozpoczęcia działalności, a przy likwidacji - także remanent dla celów VAT, jeśli są czynnymi podatnikami VAT.
Remanent likwidacyjny a VAT
Przy likwidacji działalności czynny podatnik VAT sporządza dodatkowo spis z natury dla celów VAT. Obejmuje on towary, wyposażenie i środki trwałe, przy których przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Podatek należny z tego spisu wykazuje się w ostatniej deklaracji JPK_V7. Tego obowiązku nie mają spółki posiadające osobowość prawną, np. spółka z o.o.
Kary za brak inwentaryzacji
Nierzetelne prowadzenie ksiąg lub brak wymaganego spisu to nie tylko ryzyko błędów w rozliczeniach. Za takie uchybienia grozi kara grzywny na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Dlatego lepiej potraktować inwentaryzację nie jak przykry obowiązek, ale jak narzędzie, które daje realny obraz sytuacji majątkowej firmy.
Najczęściej zadawane pytania?
1. Czym różni się inwentaryzacja od remanentu?
W praktyce to ten sam proces liczenia majątku. „Inwentaryzacja" to pojęcie z ustawy o rachunkowości (pełna księgowość), a „remanent" to spis z natury stosowany przy KPiR.
2. Czy muszę robić remanent, jeśli nie mam żadnych towarów?
Tak. Sporządza się wtedy remanent zerowy o wartości 0 zł i ujmuje go w księdze.
3. Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację?
Podstawowo na ostatni dzień roku obrotowego (przy roku kalendarzowym - 31 grudnia). Część składników można spisać wcześniej, od 1 października, i dokończyć do 15 stycznia następnego roku.
4. Czy przedsiębiorca na ryczałcie robi remanent?
Dla celów podatku dochodowego nie, bo ryczałt nie opiera się na dochodzie. Spis sporządza jednak na start działalności, a przy likwidacji - także dla celów VAT, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT.
Podsumowanie:
Inwentaryzacja bywa uciążliwa, ale trudno ją pominąć - dla jednych to obowiązek z ustawy o rachunkowości, dla innych remanent wynikający z zasad prowadzenia KPiR. W obu przypadkach chodzi o to samo: rzetelne porównanie tego, co masz w firmie, z tym, co wykazują księgi. Kluczowe jest przeprowadzenie spisu we właściwym terminie, prawidłowa wycena w ciągu 14 dni oraz wyjaśnienie i rozliczenie ujawnionych różnic. Potraktowana poważnie, inwentaryzacja daje realny obraz majątku firmy i pomaga wejść w nowy rok bez niespodzianek w rozliczeniach.
