Zmiany w KRS: jak zgłosić zmianę zarządu i danych spółki
Jakie zmiany w spółce trzeba zgłosić do KRS
Spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców działają jawnie — najważniejsze informacje na ich temat są publicznie dostępne w KRS. Dlatego dane w rejestrze muszą odpowiadać rzeczywistości. Do KRS zgłasza się między innymi:
zmianę w składzie zarządu (powołanie lub odwołanie członka zarządu);
zmianę sposobu reprezentacji spółki;
zmianę wspólników;
zmianę adresu siedziby oraz adresu do doręczeń;
powołanie lub odwołanie prokurenta;
zmianę wysokości kapitału zakładowego;
zmianę umowy spółki lub statutu;
zmianę przedmiotu działalności (kodów PKD).
W skrócie: jeśli zmienia się cokolwiek, co widnieje w rejestrze, spółka musi to zaktualizować.
Masz 7 dni na zgłoszenie zmiany
Wniosek o wpis zmiany trzeba złożyć w ciągu 7 dni od dnia zdarzenia, które tę zmianę wywołało — najczęściej od podjęcia uchwały o powołaniu lub odwołaniu członka zarządu.
Termin 7 dni ma charakter instrukcyjny. Jego przekroczenie nie unieważnia zgłoszenia — obowiązek aktualizacji nadal istnieje. Nie traktuj tego jednak jako furtki: każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko prawne dla spółki i dla samych członków zarządu.
PRS czy S24 — przez który system zgłosić zmianę
Od 1 lipca 2021 roku zmiany w KRS zgłasza się wyłącznie elektronicznie. Wnioski papierowe nie są rozpatrywane przez sąd rejestrowy. Do wyboru masz dwa systemy:
Portal Rejestrów Sądowych (PRS) — dla spółek założonych w sposób tradycyjny (u notariusza) lub przez PRS,
system S24 — tylko dla spółek założonych na wzorcu umowy udostępnionym w S24; co najmniej jeden dokument dołączony do wniosku musi pochodzić z tego systemu.
Jeśli Twoja spółka powstała w sposób tradycyjny lub w PRS, nie zgłosisz zmiany przez S24 — musisz skorzystać z Portalu Rejestrów Sądowych. Wniosek podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym, a każda osoba uprawniona do reprezentacji podpisuje go samodzielnie.
Jakie dokumenty przygotować
Zestaw załączników zależy od tego, co się zmienia. Przy zmianie zarządu zwykle potrzebujesz:
uchwały zgromadzenia wspólników (lub rady nadzorczej) o powołaniu bądź odwołaniu członka zarządu;
oświadczenia nowego członka zarządu o zgodzie na pełnienie funkcji;
oświadczenia z adresem do doręczeń;
potwierdzenia opłaty sądowej.
Wspólnicy spółki z o.o. odwołują dotychczasowego prezesa i powołują nowego. Uchwałę podejmują 5 marca — i od tego dnia liczy się 7-dniowy termin. Wniosek wraz z uchwałą, zgodą nowego prezesa na pełnienie funkcji oraz jego oświadczeniem adresowym trzeba złożyć przez PRS najpóźniej 12 marca.
Ile kosztuje zmiana w KRS
Opłata sądowa za wpis zmiany zależy od systemu, przez który składasz wniosek. Wnosisz ją elektronicznie, razem z wnioskiem.
Zmiana danych przez Portal Rejestrów Sądowych kosztuje 250 zł, a przez system S24 — 200 zł. Od 29 listopada 2025 roku zniesiono odrębną opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, która wcześniej wynosiła 100 zł.
Kilka zmian można połączyć w jednym wniosku — na przykład zmianę zarządu, adresu siedziby i kodów PKD — jeśli dotyczą tej samej spółki.
Co grozi za brak aktualizacji danych
Dane wpisane do KRS objęte są domniemaniem prawdziwości. W obrocie uznaje się je za zgodne z rzeczywistością, nawet jeśli faktyczny stan jest już inny. Konsekwencje bywają poważne:
Ochrona osób trzecich. Kontrahent może w dobrej wierze zawrzeć umowę z osobą, która wciąż figuruje w rejestrze jako członek zarządu, mimo że formalnie już nim nie jest. Taka czynność co do zasady wiąże spółkę.
Odpowiedzialność byłych członków zarządu. Dopóki dana osoba widnieje w KRS, to do niej wierzyciele kierują roszczenia za zobowiązania spółki. Odwołany, lecz niewykreślony członek zarządu może więc odpowiadać za długi, na które nie ma już wpływu.
Postępowanie przymuszające i grzywna. Sąd rejestrowy może wezwać spółkę do dokonania wpisu, wyznaczając dodatkowy termin. Jeśli zarząd dalej nie reaguje, grozi mu grzywna, a sąd może wykreślić nieaktualne dane z urzędu.
Warto wiedzieć, że sam wpis do KRS ma charakter deklaratywny, a nie konstytutywny — potwierdza zmianę, ale o niej nie przesądza. Nowy zarząd obejmuje funkcję z chwilą prawidłowego powołania, a nie dopiero po wpisie. Rejestr chroni jednak osoby trzecie, dlatego zwłoka zawsze działa na niekorzyść spółki.
Jeśli przestałeś być członkiem zarządu, a spółka nie zgłasza tej zmiany, nie jesteś bezradny. Jako była osoba z zarządu możesz zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o zobowiązanie spółki do aktualizacji danych — a w uzasadnionych przypadkach sąd wykreśli Cię z urzędu.
Najczęściej zadawane pytania?
1. Ile czasu mam na zgłoszenie zmiany w KRS?
Wniosek składasz w ciągu 7 dni od dnia zdarzenia, np. od podjęcia uchwały o zmianie zarządu. Termin ma charakter instrukcyjny, ale obowiązek zgłoszenia pozostaje, a zwłoka rodzi ryzyko prawne.
2. Czy zmianę zarządu mogę zgłosić przez S24?
Tylko jeśli spółka została założona na wzorcu umowy w S24. Spółki założone tradycyjnie (u notariusza) lub przez PRS zgłaszają zmiany wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych.
3. Ile kosztuje zmiana danych w KRS?
Opłata sądowa za wpis zmiany wynosi 250 zł w systemie PRS oraz 200 zł w systemie S24. Płatność wnosi się elektronicznie przy składaniu wniosku.
4. Czy trzeba płacić za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym?
Nie. Od 29 listopada 2025 roku zniesiono odrębną opłatę za ogłoszenie wpisu do KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, która wcześniej wynosiła 100 zł.
Podsumowanie:
Aktualne dane w KRS to nie formalność, lecz warunek bezpiecznego prowadzenia spółki. Każdą zmianę — w zarządzie, adresie czy strukturze właścicielskiej — zgłoś w ciągu 7 dni, elektronicznie przez PRS lub S24, i dołącz komplet dokumentów wraz z opłatą. Zwłoka nie unieważnia samej zmiany, ale przenosi ryzyko na spółkę i na członków zarządu: od odpowiedzialności za długi po grzywnę z sądu rejestrowego. Jeśli więc skład zarządu albo dane spółki właśnie się zmieniły, potraktuj wpis do KRS jako jeden z pierwszych kroków, a nie sprawę na później.
