OnlineFakturowanie.pl przedstawia nową funkcję, która umożliwia dostosowanie numeracji faktur i wydatków według własnych preferencji. Ten przewodnik krok po kroku pokaże ci, jak prawidłowo skonfigurować i korzystać z wszystkich korzyści tej funkcji.
🔄 Jak działa numeracja faktur i wydatków?
OnlineFakturowanie.pl automatycznie wypełnia numer faktury i wydatku zgodnie z aktualnie wybraną serią numeracyjną. Jeśli chcesz użyć innego numeru przy wystawianiu faktury, wystarczy, że przepiszesz pole „Numer faktury”. Pojawi się menu, w którym wybierzesz, czy:
nowy numer będzie użyty tylko jednorazowo, czy
chcesz trwale zmienić serię numeracyjną.
Ta sama oferta pojawi się również w przypadku modyfikacji numeracji Wydatków.
Powiadomienie o duplikacie
Jeśli wpiszesz numer faktury, który już został użyty, w formularzu pojawi się ostrzeżenie. Dzięki temu unikniesz przypadkowego nadpisania faktur.
Modyfikacja ustawień serii numerów
Aby zmienić ustawienia serii numerów, możesz nadpisać pole Numer faktury/Numer wydatku podczas wystawiania nowego dokumentu.
Drugą opcją jest przejście do sekcji Moje konto i wybranie opcji Serie numerów, gdzie łatwo ustawisz pożądany format numeracji faktur i wydatków, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
OnlineFakturowanie.pl automatycznie dostosowuje format numeracji do obecnie używanej serii numerów. Jeśli chcesz zmienić format numeracji, możesz wybrać spośród trzech predefiniowanych wariantów lub stworzyć własny format serii numerów.
Skróty do tworzenia serii numerów
Do łatwego tworzenia serii numerów używane są następujące skróty:
{YYYY} lub {YY} – ta zmienna reprezentuje aktualny rok; YYYY=2025, YY=25
{MM} – ta zmienna reprezentuje aktualny miesiąc
{NNNN} – ta zmienna reprezentuje licznik numeru faktury z wiodącymi zerami. Skrót można dostosować do żądanej liczby zer; na przykład {NN} dla 01.
Zalecane formaty serii numerów
Format 1: Rok-Miesiąc-Numer {YYYY}{MM}{NNNN}
Ten format łączy aktualny rok, miesiąc i numer porządkowy faktury.
Przykład
Faktura nr 1 w kwietniu 2025 roku będzie oznaczona numerem 2025040001.
Format 2: Rok-Numer {YYYY}{NNNN}
Drugi format automatycznie numeruje według roku wystawienia i numeru porządkowego.
Przykład
Faktura nr 1 z roku 2025 będzie oznaczona numerem 20250001.
Format 3: Numer porządkowy faktury {NNNN}
Trzeci zalecany format obejmuje tylko numer faktury.
Przykład
Jeśli ostatnia faktura miała numer 0001, następna będzie oznaczona jako 0002.
Wybierając dowolny format, numer sekwencji faktury można dostosować w kolumnie Numer sekwencji według bieżących potrzeb.
Tworzenie własnego formatu numeracji
Jeśli żaden z predefiniowanych formatów nie spełnia Twoich potrzeb, możesz łatwo stworzyć swój własny, korzystając z wyżej wyjaśnionych skrótów.
Przykład 1: {YYYY}/{NN}
Ten format stworzy numer faktury/wydatku, zawierający rok wydania, ukośnik i numer porządkowy. Pierwsza faktura w roku 2025 będzie oznaczona jako 2025/01.
Przykład 2: WF{YYYY}/{MM}/{NN}
Tworząc serię numerów, możesz wprowadzić także tekst. Jeśli na przykład chcesz mieć oznaczenie WF (wydana faktura) w swojej numeracji, tekst można łatwo wpisać.
Pierwsza wydana faktura w kwietniu 2025 roku będzie miała nazwę WF2025/04/01.
Zapisanie ustawionego formatu numeracji
Po dokonaniu zmian w formacie numeracji wystarczy wybrać opcję Zapisz i możesz od razu zacząć wystawiać faktury!
OnlineFakturowanie.pl aktualizuje rok wystawienia faktury/dodania wydatku i po przejściu do nowego roku zacznie automatycznie używać nowej numeracji.
📩 Nie wahaj się skontaktować z nami pod adresem emailowym [email protected] jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz pomocy w ustawieniu serii numerów. Jesteśmy tu dla Ciebie!
