Serie numerów faktur i wydatków
OnlineFakturowanie.pl automatycznie wypełnia numer dokumentu zgodnie z aktualną serią numerów. Numeracja jest ustawiona osobno dla każdego typu dokumentu, więc faktury, wydatki i faktury proforma mają własną, niezależną serię.
Jak działa numeracja dokumentów
Dokumenty są w aplikacji podzielone na dwie grupy. Dokumenty podatkowe to faktury i wydatki. Faktura proforma należy do pozostałych dokumentów – nie jest dokumentem podatkowym, dlatego ma osobną numerację, niezależną od faktur.
Szybka zmiana numeru przy wystawianiu
Jeśli przy konkretnym dokumencie chcesz użyć innego numeru niż proponuje seria, nadpisz pole z numerem dokumentu. Aplikacja zaproponuje, czy chcesz użyć numeru jednorazowo, czy zmienić ustawienia.
Ustawienia serii numerów w sekcji Moje konto
Format numeracji zmienisz też poza wystawianiem dokumentu. Przejdź do sekcji Moje konto i wybierz Serie numerów. Ustawienia są podzielone na trzy części – Faktury, Wydatki i Faktury proforma – więc każdą serię ustawisz osobno.
Przy każdej serii wybierasz spośród trzech predefiniowanych formatów albo tworzysz własny.
Skróty do tworzenia serii numerów
Format numeracji składasz ze zmiennych:
{YYYY} lub {YY} – aktualny rok (YYYY = 2026, YY = 26)
{MM} – aktualny miesiąc
{NNNN} – licznik porządkowy z wiodącymi zerami; liczbę zer dostosujesz liczbą liter N (np. {NN} dla numeru dwucyfrowego)
Zalecane formaty
Format 1 – Rok, miesiąc i numer: {YYYY}{MM}{NNNN}. Pierwsza faktura w kwietniu 2026 otrzyma numer 2026040001.
Format 2 – Rok i numer: {YYYY}{NNNN}. Pierwsza faktura roku 2026 otrzyma numer 20260001.
Format 3 – Tylko numer porządkowy: {NNNN}. Po fakturze 0001 następuje 0002.
Własny format numeracji
Gdy predefiniowane warianty ci nie wystarczają, złożysz własny format ze wskazanych skrótów i dowolnego tekstu:
{YYYY}/{NN} → pierwszy dokument roku 2026 to 2026/01
WF{YYYY}/{MM}/{NN} → pierwsza wydana faktura w kwietniu 2026 to WF2026/04/01
Numer porządkowy przy dowolnym formacie dostosujesz w polu Numer sekwencji.
Zapisanie i przejście do nowego roku
Po zmianie formatu kliknij Zapisz i możesz od razu wystawiać faktury.
Numeracja a KSeF
Twoja seria numerów działa w KSeF tak samo jak dotychczas – to Ty nadajesz fakturze własny numer. Gdy faktura zostanie zarejestrowana w KSeF, system nadaje jej dodatkowo numer KSeF (unikalny identyfikator) oraz kod QR. To osobne oznaczenie, niezależne od Twojej numeracji – nie zastępuje numeru Twojej faktury, tylko go uzupełnia.
Jak wysłać fakturę do systemu, pokazujemy w samouczku Jak wystawić fakturę do KSeF.
Potrzebujesz pomocy z ustawieniem? Napisz do nas na [email protected].
Czy faktury i faktury proforma mają tę samą numerację?
Nie. Każdy typ dokumentu ma własną, niezależną serię numerów – faktury, wydatki i faktury proforma ustawiasz osobno.
Dlaczego faktury proforma mają osobną serię?
Faktura proforma nie jest dokumentem podatkowym, dlatego numeruje się ją oddzielnie od faktur i wydatków.
Gdzie ustawię serie numerów?
W sekcji Moje konto → Serie numerów, albo bezpośrednio przy wystawianiu dokumentu, nadpisując pole z numerem.
Czy mogę dodać tekst do numeru dokumentu?
Tak. Do formatu wpiszesz dowolny tekst, na przykład WF lub PF przed zmiennymi.
Co dzieje się z numeracją na początku nowego roku?
Przy formatach ze zmienną roku aplikacja automatycznie aktualizuje rok i zaczyna numerować według ustawionego formatu.
Czy KSeF zmienia moją numerację faktur?
Nie. Nadal nadajesz fakturze własny numer, a KSeF dodaje osobny numer KSeF i kod QR, które go tylko uzupełniają.
