Wydatki: ewidencja dokumentów i odliczenie VAT

Dlaczego warto ewidencjonować wydatki

Staranna ewidencja wydatków ma dla przedsiębiorcy i osób prowadzących JDG trzy praktyczne powody:

• Odliczenie VAT – jako czynny podatnik VAT możesz odliczyć VAT naliczony z otrzymanych dokumentów i zmniejszyć w ten sposób zobowiązanie podatkowe. Bez ewidencjonowanych wydatków nie masz z czego odliczać.

• Koszty uzyskania przychodu (KUP) w PIT – wydatki związane z działalnością gospodarczą obniżają podstawę opodatkowania w skali podatkowej lub podatku liniowym. Bez dokumentów nie udowodnisz ich urzędowi skarbowemu.

• Przegląd cash flow – wiesz, ile firma realnie kosztuje i gdzie można optymalizować koszty.

Co jest kosztem uzyskania przychodu i co można odliczyć

Koszt uzyskania przychodu (KUP) to wydatek, który jest poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu z działalności gospodarczej. Należą tu typowo:

• Zakup towarów handlowych i materiałów do produkcji

• Artykuły biurowe, oprogramowanie, subskrypcje narzędzi

• Paliwo i eksploatacja pojazdu wykorzystywanego w działalności

• Telefon, internet, najem lokalu na działalność

• Szkolenia, literatura branżowa, udział w konferencjach

• Usługi zewnętrznych dostawców (księgowy, prawnik, marketing)

Ryczałt ewidencjonowany – inny przypadek

Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wydatków w PIT nie odliczasz wcale – podatek liczysz od przychodu według stawek od 2 % do 17 %. Mimo to ewidencja wydatków nadal ma sens, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT – odliczenie VAT przysługuje niezależnie od formy opodatkowania PIT.

Co powinien zawierać dokument

Aby wydatek mógł stanowić podstawę odliczenia VAT, dokument musi spełniać wymogi ustawy o VAT – w szczególności identyfikację sprzedawcy (z numerem NIP, jeśli jest podatnikiem VAT), datę wystawienia i dokonania dostawy/usługi, opis przedmiotu transakcji, kwotę netto, stawkę i kwotę VAT oraz kwotę brutto.

Gdzie znajdziesz listę wydatków w OnlineFakturowanie

Listę wydatków otworzysz, klikając Wydatki w górnym pasku aplikacji. Znajdziesz tu wszystkie dotychczas zaewidencjonowane dokumenty uporządkowane chronologicznie.

Przy każdym wydatku widzisz podstawowe dane – numer, sprzedawcę, datę, kwotę, status płatności. Listę możesz sortować według dowolnej kolumny klikając strzałki w nagłówku – szybko znajdziesz na przykład wszystkie niezapłacone dokumenty lub wydatki od konkretnego dostawcy.

Jak dodać nowy wydatek krok po kroku

1. Kliknij Nowy wydatek

Na liście wydatków kliknij przycisk Nowy wydatek. Otworzy się formularz dodawania dokumentu.

2. Wgraj skan lub zdjęcie dokumentu

Polecamy zacząć od wgrania zdjęcia paragonu lub PDF otrzymanej faktury. Dokument masz wtedy zapisany bezpośrednio przy zapisie i nie musisz go szukać w segregatorze, gdy poprosi o niego księgowa lub urząd skarbowy.

3. Wypełnij dane z dokumentu

Formularz zawiera następujące pola:

• Numer dokumentu – przepisz z faktury lub paragonu

• Data wystawienia – kiedy dokument został wystawiony

• Data dostawy – kiedy towar został dostarczony lub usługa wykonana. Ta data decyduje, do jakiego okresu rozliczeniowego VAT trafia wydatek

• Data odliczenia VAT – zwykle taka sama jak data dostawy, ale może się różnić

• Termin płatności – do kiedy należy zapłacić dokument

• Sprzedawca na dokumencie – identyfikacja dostawcy

• Pozycje wydatku z VAT – co kupiłeś, w jakiej kwocie i z jaką stawką VAT

• Notatka – opcjonalnie, np. „zakup pod projekt XY" lub „podróż służbowa Kraków"

4. Zapisz wydatek klikając przycisk Zapisz wydatek

5. Oznacz wydatek jako zapłacony

Po zapisaniu wydatku w kolumnie Status możesz oznaczyć, że dokument został opłacony. Pomaga to utrzymać przegląd terminów płatności i cash flow.

Praca z wydatkami na liście

Po prawej stronie przy każdym wydatku znajdziesz trzy praktyczne funkcje:

• Duplikuj – przydatne przy regularnych wydatkach (miesięczna subskrypcja, najem). Zamiast wypełniać od nowa, wystarczy zduplikować i zmienić datę oraz kwotę

• Edytuj – dokument możesz edytować w dowolnym momencie (np. dodać zapomniany załącznik)

• Usuń – usuwa wydatek z listy

Wydatki a JPK_V7 i KPiR

Ewidencja wydatków stanowi techniczną podstawę dla dwóch kluczowych zobowiązań:

• JPK_V7M / JPK_V7K – elektroniczny plik z deklaracją VAT i ewidencją, składany do urzędu skarbowego co miesiąc lub kwartał. Każdy wydatek z naliczonym VAT, z którego chcesz odliczyć podatek naliczony, musi zostać zaraportowany w części ewidencyjnej.

• KPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) – jeśli rozliczasz się skalą podatkową lub podatkiem liniowym, wydatki firmowe wpisujesz do KPiR jako koszty uzyskania przychodu.

W obu przypadkach ewidencja w OnlineFakturowanie daje ci podsumowanie i daty wszystkich kosztów – do importu do programu księgowego lub przekazania księgowej.

Wskazówki dla wygodnej ewidencji wydatków

• Dodawaj wydatki na bieżąco, nie pod koniec kwartału. Stos zaległych dokumentów demotywuje i zwiększa ryzyko, że o czymś zapomnisz

• Zdjęcia paragonów wgrywaj od razu do aplikacji. Oszczędza to czas tobie i księgowej – nie musicie nic szukać

• Sprawdzaj stawkę VAT. W Polsce funkcjonują stawki 23 %, 8 %, 5 % i 0 % – błędnie wpisana stawka zniekształci odliczenie

• Przy regularnych wydatkach wykorzystaj duplikację. Miesięczną subskrypcję, najem lub abonament telefonu wypełnisz raz, a potem już tylko kopiujesz

Najczęstsze pytania

Porządek w wydatkach = spokojniejsza głowa przy rozliczeniach. A kiedy wszystko masz w OnlineFakturowanie w jednym miejscu, oszczędzasz czas sobie i swojej księgowej.