Faktura papierowa czy elektroniczna? Zalety, wady i przepisy

Trzy postacie faktury

Ustawa o VAT rozróżnia trzy postacie faktury. Każda musi zawierać te same dane, bo forma nie zmienia treści. Jakie elementy są obowiązkowe, opisujemy w artykule o tym, co musi zawierać faktura.

• Faktura papierowa – wydrukowany dokument przekazany osobiście lub pocztą.

• Faktura elektroniczna – faktura w dowolnym formacie cyfrowym, najczęściej PDF wysłany e-mailem. Wymaga akceptacji odbiorcy, która może mieć dowolną formę.

• Faktura ustrukturyzowana – plik XML wystawiony w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System nadaje jej numer KSeF i udostępnia ją nabywcy.

KSeF: kogo dotyczy i jak działa

Faktury dla firm wystawiają w KSeF przedsiębiorcy z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce. Obowiązek obejmuje także podatników zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają fakturę innej firmie.

1. Wystawiają Państwo fakturę w programie do fakturowania połączonym z KSeF albo w aplikacji Ministerstwa Finansów.

2. KSeF sprawdza plik i nadaje mu numer KSeF.

3. Nabywca z polskim NIP odbiera fakturę w systemie. Jego zgoda nie jest potrzebna.

Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować ani usunąć. Błąd poprawia się fakturą korygującą. Jak uzyskać dostęp do KSeF, wyjaśniamy w artykule o logowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur.

Kiedy faktura trafia poza KSeF

Fakturę papierową lub PDF nadal wystawia się między innymi wtedy, gdy:

• nabywcą jest konsument, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej,

• wystawcą jest firma bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• transakcję wyłączają z KSeF przepisy szczególne, na przykład przy biletach jednorazowych.

Konsumentowi można też wystawić fakturę w KSeF i przekazać mu jej wizualizację, np. PDF. Wizualizacja wydana poza systemem musi mieć kod QR, który pozwala sprawdzić fakturę w KSeF.

Jak długo przechowywać faktury

Faktury trzeba przechowywać do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tak jak przewiduje Ordynacja podatkowa. Co do zasady to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia ten okres wydłuża.

• Fakturę papierową i PDF archiwizują Państwo sami. Przez cały okres muszą zachować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Faktury papierowe można zeskanować i przechowywać elektronicznie.

• Faktury z KSeF system przechowuje przez 10 lat od końca roku wystawienia. Jeśli przedawnienie upływa później, fakturę trzeba zachować we własnym archiwum.

Faktura papierowa: zalety i wady

Zalety

• Nie wymaga sprzętu ani akceptacji odbiorcy.

• Pasuje klientom prywatnym, którzy wolą dokument na papierze.

Wady

• Koszty druku, kopert i znaczków.

• Dostarczenie trwa dni, więc zapłata też przychodzi później.

• Ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentu.

• Archiwum zajmuje miejsce przez cały okres przechowywania.

• Dane trzeba ręcznie przepisywać do księgowości.

Faktura elektroniczna: zalety i wady

Zalety

• Dociera od razu, więc klient może szybciej zapłacić.

• Nie ma kosztów druku i wysyłki.

• W KSeF nie trzeba prowadzić własnego archiwum przez 10 lat, a faktura uznawana jest za otrzymaną w dniu nadania numeru.

Wady

• PDF wymaga akceptacji odbiorcy i samodzielnej archiwizacji.

• Fakturę z KSeF można poprawić tylko korektą.

• Potrzebny jest internet i program albo aplikacja; na wypadek awarii KSeF obowiązują procedury trybu offline.

• E-mailem przychodzą też fałszywe faktury podszywające się pod znanych dostawców.

Którą formę wybrać

• Sprzedaż firmom z polskim NIP: wybór w praktyce rozstrzyga KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana.

• Sprzedaż konsumentom: PDF lub papier, zależnie od klienta. Można też wystawić fakturę w KSeF i wydać wizualizację z kodem QR.