Faktura ustrukturyzowana – co to jest i czym się różni od zwykłej faktury?
Definicja faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony w Krajowym Systemie e-Faktur zgodnie ze ściśle określonym formatem XML. Nie jest to skan, PDF ani zwykły plik elektroniczny – to dane zapisane w ustandaryzowanej strukturze, którą systemy informatyczne mogą automatycznie odczytywać i przetwarzać.
Każda faktura ustrukturyzowana musi być zgodna ze schematem FA(3) – obowiązującą strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów.
Czym różni się od zwykłej faktury?
Poniższa tabela pokazuje kluczowe różnice między tradycyjną fakturą a fakturą ustrukturyzowaną wystawianą w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Cecha |
Faktura tradycyjna (PDF) |
Faktura ustrukturyzowana |
|---|---|---|
Format |
PDF, papier, dowolny |
XML wg schematu FA(3) |
Wysyłka |
E-mail, poczta, ręcznie |
Przez system KSeF |
Numer |
Nadawany przez wystawcę |
Numer KSeF nadawany przez system |
Archiwizacja |
We własnym zakresie |
Automatycznie w KSeF przez 10 lat |
Autentyczność |
Podpis, pieczątka |
Kody QR + uwierzytelnienie KSeF |
Kluczowa różnica:
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną dopiero w momencie nadania numeru KSeF przez system – nie wtedy, gdy ją utworzysz w programie.
Elementy faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana zawiera te same dane co tradycyjna faktura VAT, ale zapisane w formacie XML:
Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres);
Numer faktury i data wystawienia;
Opis towarów lub usług;
Kwoty netto, VAT i brutto;
Numer identyfikacyjny KSeF;
Kody QR do weryfikacji autentyczności.
Dwa kody QR na fakturze:
Kod weryfikacyjny – umożliwia sprawdzenie faktury w systemie KSeF
Kod OFFLINE – pojawia się na fakturach wystawionych w trybie awaryjnym
Jak wygląda faktura ustrukturyzowana?
Sam plik XML nie jest czytelny dla człowieka – to kod techniczny. Dlatego systemy fakturowe generują wizualizację faktury ustrukturyzowanej w formie PDF, którą możesz wydrukować lub wysłać kontrahentowi.
Przykład numeru KSeF faktury
9876543210-20260415-XYZ789ABC123-01
Składa się z: NIP wystawcy, daty, identyfikatora systemowego i numeru kolejnego.
Korzystasz z OnlineFakturowanie.pl?
System automatycznie generuje wizualizację PDF z numerem KSeF i kodami QR. Możesz ją pobrać lub wysłać kontrahentowi e-mailem.
OnlineFakturowanie.pl – faktury ustrukturyzowane bez komplikacji
Nie musisz znać się na XML ani schematach FA(3). OnlineFakturowanie.pl oferuje pełną integrację z KSeF, która zajmie się technikaliami za Ciebie:
Automatyczna konwersja do formatu XML;
Przesyłanie do KSeF jednym kliknięciem;
Wizualizacja PDF dla kontrahentów;
Zgodność ze strukturą FA(3) – bez ręcznej konfiguracji.
Przydatne poradniki
Podsumowanie:
Faktura ustrukturyzowana to nowoczesny standard fakturowania, który upraszcza obieg dokumentów, zwiększa bezpieczeństwo danych i automatyzuje archiwizację. Dzięki integracji z KSeF przedsiębiorcy zyskują większą kontrolę, zgodność z przepisami oraz oszczędność czasu w codziennej pracy.
jest proste dla każdegoWystawione faktury
