KSeF a biuro rachunkowe – jak zmieni się współpraca z księgową?
Jak zmieni się obieg faktur?
Dotychczas współpraca z biurem rachunkowym wyglądała tak: zbierasz faktury, skanujesz lub fotografujesz, wysyłasz mailem lub przekazujesz osobiście. Księgowa wprowadza dane do systemu. Po wdrożeniu KSeF ten proces się uprości:
Przed KSeF |
Po wdrożeniu KSeF |
|---|---|
Zbieranie faktur papierowych/PDF |
Wszystkie faktury w jednym systemie |
Skanowanie i wysyłanie |
Automatyczny dostęp dla księgowej |
Ręczne wprowadzanie danych |
Import bezpośrednio z KSeF |
Ryzyko zgubienia dokumentu |
Archiwum w KSeF przez 10 lat |
Kluczowa zmiana:
Biuro rachunkowe może pobierać Twoje faktury zakupowe bezpośrednio z KSeF – bez czekania, aż je przekażesz. To przyspiesza księgowanie i zmniejsza ryzyko błędów.
Kto pobiera faktury z KSeF – Ty czy księgowa?
To kwestia do ustalenia. Masz dwie opcje:
Opcja 1: Przedsiębiorca pobiera faktury
Sam logujesz się do KSeF lub używasz programu z integracją;
Eksportujesz faktury i przekazujesz biuru rachunkowemu;
Zachowujesz pełną kontrolę nad dokumentami.
Opcja 2: Biuro rachunkowe ma dostęp do KSeF
Nadajesz księgowej uprawnienia do pobierania faktur;
Biuro samodzielnie pobiera dokumenty i księguje;
Ty nie musisz się tym zajmować.
Najczęstsze rozwiązanie:
Przedsiębiorca nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia do odczytu i pobierania faktur, ale zachowuje wyłączność na wystawianie. Dzięki temu księgowa ma dostęp do dokumentów, ale nie może wystawiać faktur w Twoim imieniu.
Korzystasz z OnlineFakturowanie.pl?
Integracja z KSeF jest już dostępna. Skonfiguruj połączenie i zacznij wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu?
Uprawnienia w KSeF nadajesz przez:
Aplikację Podatnika KSeF na stronie ksef.podatki.gov.pl (zakładka „Uprawnienia" → „Nadaj uprawnienie");
zintegrowany program do faktur z funkcją zarządzania uprawnieniami.
Uwaga dla spółek i innych podmiotów: jeśli podmiot nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, pierwszą osobę uprawnioną wskazujesz najpierw przez zawiadomienie ZAW-FA złożone w urzędzie skarbowym – dopiero potem nadaje ona dalsze uprawnienia w systemie.
Możesz nadać różne poziomy dostępu:
Wystawianie faktur;
Dostęp do faktur (odczyt i pobieranie);
Zarządzanie uprawnieniami innych użytkowników.
Co ustalić z biurem rachunkowym przed KSeF?
Przed wdrożeniem KSeF porozmawiaj z księgową o:
Kto będzie pobierał faktury – Ty czy biuro?
Jakie uprawnienia nadać – tylko odczyt czy też wystawianie?
Jak często księgować – KSeF umożliwia bieżące księgowanie.
Czy zmieni się cena usługi – niektóre biura mogą zaktualizować cennik.
Uwaga!
Zaktualizuj umowę z biurem rachunkowym przed wdrożeniem KSeF. Powinna określać zakres uprawnień, odpowiedzialność za pobieranie faktur i ewentualne zmiany w wynagrodzeniu.
OnlineFakturowanie.pl – prosta współpraca z księgową
OnlineFakturowanie.pl ułatwia współpracę z biurem rachunkowym dzięki integracji z KSeF:
Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF
Eksport danych w formatach zgodnych z programami księgowymi
Zarządzanie uprawnieniami bez logowania do systemu ministerialnego
Historia dokumentów w jednym miejscu
Dla biur rachunkowych:
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i obsługujesz klientów korzystających z OnlineFakturowanie.pl, integracja z KSeF uprości Waszą współpracę – faktury będą dostępne automatycznie, bez czekania na przekazanie dokumentów.
Przydatne poradniki
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF znacząco zmienia obieg faktur oraz sposób współpracy z biurem rachunkowym. Zamiast ręcznego przekazywania dokumentów i powtarzalnych czynności pojawia się zautomatyzowany, przejrzysty i bezpieczny proces, w którym wszystkie faktury są dostępne w jednym systemie. Kluczowe znaczenie ma wcześniejsze ustalenie zasad współpracy z księgową – zakresu uprawnień, odpowiedzialności oraz sposobu pobierania dokumentów.
