Faktura po terminie płatności: co zrobić, gdy klient nie zapłacił

Faktura jest po terminie płatności już pierwszego dnia po upływie daty płatności, jeśli pieniądze nie wpłynęły na konto. Od tego momentu dłużnik popada w opóźnienie, a wierzycielowi przysługują konkretne uprawnienia. Z reakcją nie warto zwlekać — im szybciej podejmie się działania, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy.

Od kiedy faktura jest po terminie

Decydująca jest data płatności na fakturze. Jeśli nie ustalono jej z klientem, odsetki przysługują po upływie 30 dni od dnia dostarczenia towaru lub wykonania usługi. W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami termin płatności co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni — dłuższy jest dopuszczalny tylko wyjątkowo, o ile nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, termin wynosi zwykle 30 dni.

Pierwszego dnia po terminie dłużnik popada w opóźnienie. Od tej chwili naliczają się odsetki za opóźnienie — niezależnie od tego, czy zapisano je na fakturze lub w umowie, i bez konieczności wcześniejszego wezwania.

Co przysługuje z mocy prawa

Gdy klient nie zapłaci w terminie, chodzi nie tylko o samą zaległą kwotę. Z mocy prawa przysługują:

• Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych — w relacjach B2B ich stawka to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych. Do wyliczenia stosuje się stopę obowiązującą 1 stycznia (dla opóźnień w pierwszym półroczu) albo 1 lipca (dla drugiego półrocza). Odsetki naliczają się od pierwszego dnia po terminie, automatycznie.

• Rekompensata za koszty odzyskiwania należności — zryczałtowana kwota, która przysługuje przedsiębiorcy od każdej nieopłaconej w terminie faktury, bez wykazywania rzeczywistych kosztów. Jej wysokość zależy od wartości należności: 40, 70 lub 100 euro. Wobec konsumenta rekompensata nie przysługuje.

Jak postępować krok po kroku

1. Weryfikacja faktury. Najpierw warto sprawdzić, czy faktura rzeczywiście dotarła i jest poprawna. Płatność bywa wstrzymana z powodu brakującego tytułu przelewu lub błędnego numeru konta.

2. Ponaglenie (wezwanie do zapłaty). Pierwsze bywa uprzejme — przypomnienie, że faktura jest po terminie. Gdy klient nie reaguje, wysyła się stanowcze wezwanie do zapłaty, w którym wskazuje się już odsetki i rekompensatę.

3. Pozew o zapłatę. Jeśli wezwania nie skutkują, można wystąpić do sądu — sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.

Z windykacją nie warto zwlekać: roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach od dnia wymagalności, przy czym koniec terminu przypada zawsze na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Jak obsłużyć fakturę po terminie w OnlineFakturowanie

W OnlineFakturowanie fakturę po terminie widać od razu — na liście faktur można je łatwo odfiltrować według statusu.

Gdy faktura ma status po terminie, ponaglenie można wysłać bezpośrednio z aplikacji. Dostępny jest gotowy szablon, który wystarczy uzupełnić i wysłać, więc treści ponaglenia nie trzeba pisać za każdym razem od nowa.

Jak to zrobić?

1. Przy danej fakturze kliknij ikonę wysyłki.

2. Otworzy się okno ponaglenia — uzupełnij odbiorcę i w razie potrzeby dowolnie zmień treść.

3. Wyślij ponaglenie przyciskiem Wyślij e-mail.

Zapobiegaj problemom, zanim się pojawią

Datę płatności na fakturze ustala się samodzielnie, zgodnie z tym, co uzgodniono z klientem. A gdy warunki opóźnienia mają być czarno na białym, warto już przy wystawianiu skorzystać z pola na uwagi — można w nim wpisać na przykład, że przy nieterminowej zapłacie nalicza się odsetki za opóźnienie lub karę umowną. Klient widzi to bezpośrednio na fakturze, warunki są udokumentowane od początku, a drugie ponaglenie nikogo nie zaskoczy.