Dowiedz się, jak prawidłowo wystawić fakturę zgodnie z polskim prawem. Najważniejsze elementy faktury, terminy, obowiązki oraz zalety fakturowania online.

Co to jest faktura i dlaczego jest tak ważna?

Faktura to dokument księgowy, potwierdzający dokonanie transakcji (usługi, dostawy towarów). Powinna być wystawiona na czas, kompletna i poprawnie ujęta w księgowości — brak tych warunków może rodzić konsekwencje dla przedsiębiorcy (np. brak możliwości odliczenia VAT).

Typowe elementy faktury to:

  • data wystawienia i termin płatności,

  • opis dostawy lub usługi,

  • kwota do zapłaty i sposób płatności.

Kiedy należy wystawić fakturę

  • Przy dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz przedsiębiorcy

  • Najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy lub wykonania usługi

  • Także przy zaliczkach lub transakcjach wewnątrzunijnych

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.info_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Obowiązkowe elementy faktury

Zależnie od statusu podatnika w Polsce wyróżniamy:

  • Niepłatnika VAT

  • Płatnika VAT

  • osoby korzystające ze specjalnych reżimów VAT (np. procedury unijne)

Każdy przedsiębiorca powinien wystawić dokument zawierający co najmniej:

  • identyfikację stron transakcji — imię i nazwisko (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność) lub nazwa firmy, adres, numer NIP/REGON,

  • oznaczenie rejestru (np. wpis w CEIDG lub KRS),

  • unikalny numer faktury (według przyjętej serii numeracji),

  • data wystawienia,

  • kwota należności.

Dodatkowo – jeżeli jesteś płatnikiem VAT:

  • Twój numer NIP i (jeśli dotyczy) numer NIP nabywcy (jeśli jest podatnikiem VAT)

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi lub — jeśli płatność nastąpiła wcześniej — data otrzymania zapłaty.

  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

  • cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, stawki i kwoty podatku VAT.

  • wartość sprzedaży netto rozdzielona według stawek VAT oraz wartość sprzedaży zwolnionej – jeśli dotyczy.

  • całkowita kwota należności (brutto).

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.alert_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Najczęstsze błędy

  • Niepoprawny lub brakujący NIP → brak prawa do odliczenia VAT

  • Rozbieżność dat (usługa/faktura) → błędny okres rozliczeniowy

  • Niekompletna lub nieczytelna faktura → ryzyko kary

Faktura uproszczona / paragon z NIP

W określonych warunkach możliwe jest wystawienie faktury uproszczonej albo traktowanie paragonu z NIP jako faktury uproszczonej (np. dla kwoty do 450 zł brutto). W takim przypadku dokument będzie zawierał mniej danych, ale wciąż umożliwia rozliczenie VAT i stanowi dowód księgowy.

Elektroniczna fakturacja i jej korzyści

Fakturowanie online to dziś efektywne i wygodne rozwiązanie.

Korzyści obejmują m.in.:

  • szybsze wystawienie i wysłanie faktury (e-mail),

  • automatyczne uzupełnianie danych (np. na podstawie NIP),

  • elektroniczna archiwizacja i łatwe wyszukiwanie,

  • możliwość wystawienia faktury zarówno dla płatnika VAT, jak i niepłatnika.

Wystawienie faktury online z platformą OnlineFakturowanie.pl

Na platformie OnlineFakturowanie.pl masz możliwość wystawienia faktury online — zarówno jako płatnik VAT, jak i niepłatnik — w pełnej zgodności z polską ustawą o podatku od towarów i usług (Ustawa z 11 marca 2004 r.). System zawiera wszystkie wymagane dane, wspiera różne stawki VAT oraz umożliwia wygodne wysłanie dokumentu.

Wystaw fakturę online – prosto, szybko i zgodnie z przepisami.

<span class="translation_missing" title="translation missing: pl-PL.ctas.interested_box.main_image_alt">Main Image Alt</span>

Szczegółowy przegląd wszystkich obowiązkowych danych znajdziesz w naszym artykule Co musi zawierać faktura?.