KSeF: Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o e-fakturach

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura trafia do systemu w formacie XML, otrzymuje unikalny numer i jest archiwizowana przez 10 lat.

To faktura w formacie XML zgodna ze strukturą FA(3) określoną przez Ministerstwo Finansów. Nie jest to PDF ani skan – to plik z uporządkowanymi danymi, który może być automatycznie przetwarzany przez systemy księgowe.

Samo wystawianie pozostaje podobne – tworzysz fakturę w programie jak dotychczas. Różnica polega na tym, że faktura musi trafić do KSeF, aby była ważna. System nadaje jej numer KSeF i od tego momentu jest ona oficjalnym dokumentem.

Obowiązek wchodzi etapami:

• 1 lutego 2026 – duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.) + wszyscy muszą odbierać faktury z KSeF

• 1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy (MŚP, JDG)

• 1 stycznia 2027 – najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie)

Tak. Nawet jeśli Twój obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się dopiero 1 kwietnia 2026 (lub później), to od 1 lutego 2026 musisz być gotowy do odbierania faktur od kontrahentów, którzy już wystawiają w KSeF.

Wyłączenia dotyczą m.in.: faktur B2C (dla konsumentów), faktur od zagranicznych podmiotów niezarejestrowanych w Polsce, biletów komunikacyjnych, opłat autostradowych, usług finansowych i ubezpieczeniowych oraz niektórych procedur (OSS, IOSS).

W trybie online faktura musi trafić do KSeF tego samego dnia, w którym ją wystawiasz. Jeśli wyślesz ją następnego dnia, system potraktuje ją jako fakturę offline24.

Faktura odrzucona nie jest uznana za wystawioną – nie istnieje w obiegu prawnym. Musisz poprawić błędy i wysłać nowy plik XML. Nie można wystawić korekty do faktury, która nie została przyjęta.

Nie. System weryfikuje tylko zgodność ze strukturą XML. Błędy rachunkowe (np. źle wyliczony VAT) nie powodują odrzucenia faktury – ale nadal musisz je skorygować fakturą korygującą.

Nie. Faktura wysłana do KSeF jest niemodyfikowalna. Jedyną opcją poprawienia błędu jest wystawienie faktury korygującej.

Nie ma limitu. Możesz wystawiać tyle korekt, ile potrzeba do uzyskania prawidłowego dokumentu.

Musisz wystawić dwie faktury: (1) korektę do zera dla błędnego nabywcy oraz (2) nową fakturę dla prawidłowego nabywcy. Anulowanie faktury w KSeF nie jest możliwe.

Tak. Korekty do faktur sprzed KSeF wystawia się już w systemie. KSeF przewiduje takie sytuacje – faktura korygująca wskazuje dane faktury pierwotnej wystawionej poza systemem.

Możesz wystawić fakturę w trybie offline24. Faktura powstaje w Twoim programie, a do KSeF musisz ją przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego. Wymaga to posiadania certyfikatu wystawcy.

To specjalny certyfikat umożliwiający wystawianie faktur bez połączenia z KSeF. Pobierasz go z systemu e-US, jest ważny 2 lata. Wnioski można składać od 1 listopada 2025 r.

Nie, ale jest zalecany. Bez certyfikatu nie wystawisz faktury, gdy stracisz połączenie z internetem lub KSeF będzie niedostępny.

W przypadku ogłoszonej awarii KSeF (komunikat w BIP Ministerstwa Finansów) możesz fakturować w trybie awaryjnym. Masz więcej czasu na dosłanie faktur – szczegóły określają przepisy. Nie ponosisz odpowiedzialności za opóźnienia spowodowane awarią systemu.

Jako osoba fizyczna (JDG) masz automatyczny dostęp przez swój NIP. Logujesz się Profilem Zaufanym, e-Dowodem lub podpisem kwalifikowanym. Spółki muszą najpierw nadać uprawnienia reprezentantowi.

Tylko osoby z nadanymi uprawnieniami. Właściciel/zarząd nadaje uprawnienia przez e-US lub Aplikację Podatnika. Można określić zakres: tylko wystawianie, tylko odczyt, lub pełne uprawnienia.

Przez e-US lub Aplikację Podatnika dodajesz NIP biura rachunkowego lub PESEL konkretnej osoby i określasz zakres uprawnień. Najczęściej księgowa dostaje uprawnienia do odczytu i pobierania faktur.

Nie. Uprawnienia nadane w środowisku demo/testowym nie przenoszą się na produkcję. Po 1 lutego 2026 musisz nadać uprawnienia ponownie w środowisku produkcyjnym.

To kwestia umowy. Najczęstsze rozwiązanie: dajesz księgowej uprawnienia do odczytu, a ona samodzielnie pobiera dokumenty. Alternatywnie – Ty pobierasz i eksportujesz do formatu księgowego.

Tak – warto ustalić: kto pobiera faktury, jakie uprawnienia ma księgowa, jak często księguje dokumenty, czy zmienia się cena usługi. Najlepiej zrobić to przed wejściem obowiązkowego KSeF.

Tak, jeśli nadasz jej takie uprawnienia. W praktyce rzadko stosowane – zwykle księgowa ma tylko prawo do odczytu, a faktury wystawiasz sam lub Twoi pracownicy.

Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są dobrowolne w KSeF. Możesz je wystawiać jak dotychczas – w programie, wysyłać mailem lub drukować.

Jeśli nabywca poda NIP – faktura staje się dokumentem B2B i musi trafić do KSeF. Nawet jeśli kupujący jest osobą fizyczną, podanie NIP oznacza transakcję firmową.

Do końca 2026 r. paragony z NIP (do 450 zł) funkcjonują jak dotychczas. Od 1 stycznia 2027 każda faktura uproszczona musi trafić do KSeF – paragon z NIP przestaje być fakturą, trzeba wystawić osobny dokument.

Nie. Proforma to dokument handlowy, nie faktura w rozumieniu ustawy VAT. Wystawiasz ją jak dotychczas, poza KSeF.

Faktury zaliczkowe wystawiasz i wysyłasz do KSeF jak zwykłe faktury. System obsługuje pełny cykl: zaliczka → faktura końcowa z rozliczeniem zaliczek.

Nie. Pojęcie duplikatu traci sens – faktura w KSeF jest zawsze dostępna przez 10 lat. Jeśli potrzebujesz dokumentu ponownie, po prostu go pobierasz z systemu.

Tak. Jeśli jesteś polskim podatnikiem VAT, wystawiasz fakturę w KSeF niezależnie od tego, czy nabywca jest z Polski, UE czy spoza Unii. Zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF – wysyłasz mu wizualizację PDF.

Wystawiasz fakturę w KSeF → system nadaje numer → generujesz PDF z kodem QR → wysyłasz mailem do kontrahenta. Kod QR pozwala zweryfikować autentyczność dokumentu.

Nie. Faktury od zagranicznych dostawców (WNT) nie pojawiają się automatycznie w KSeF – musisz je wprowadzić ręcznie jako dokumenty zakupowe w swoim systemie księgowym.

Tak. Wizualizacja faktury może być w dowolnym języku, ale dane w pliku XML muszą być zgodne ze strukturą KSeF. Program generuje poprawny plik, Ty decydujesz o języku wydruku.

Kary wchodzą od 1 lipca 2027 – przez pierwsze półtora roku obowiązuje okres ochronny bez sankcji.

Do 100% kwoty VAT na fakturze. Kara jest nakładana za każdą fakturę osobno – przy wielu dokumentach kwoty sumują się.

Używaj programu z integracją KSeF, który automatycznie wysyła faktury. Uzyskaj certyfikat wystawcy na wypadek problemów z internetem. Przeszkol pracowników. Wykorzystaj okres ochronny (do końca czerwca 2027) na dopracowanie procesów.