Kary za KSeF – jakie sankcje grożą od 2027 roku?
Kiedy zaczynają obowiązywać kary?
Ustawodawca przewidział okres ochronny dla przedsiębiorców wdrażających KSeF:
Okres |
Sankcje |
|---|---|
1 lutego 2026 – 31 grudnia 2026 |
✗ Brak administracyjnych kar (okres przejściowy) |
1 stycznia 2027 – 31 grudnia 2027 |
✗ Brak kar – zapowiedź MF z 16 września 2026 r., nowelizacja ustawy o VAT w toku |
Od 1 stycznia 2028 |
✓ Kary za nieprzestrzeganie przepisów |
Przez cały 2026 rok – a według zapowiedzi Ministerstwa Finansów także przez 2027 rok – błędy techniczne nie są karane administracyjnie. To czas na naukę i dopracowanie procesów. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF pozostaje bez zmian.
Kary odroczone o kolejny rok
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało odroczenie kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Zmiana wymaga nowelizacji ustawy o VAT – projekt jest w procesie legislacyjnym. Szczegóły: Kary za KSeF odroczone o kolejny rok – obowiązek zostaje. Pełne terminy wdrożenia znajdziesz w aktualnym harmonogramie KSeF.
Za co grożą kary?
Po zakończeniu okresu bez kar (według zapowiedzi MF – od 1 stycznia 2028 roku) sankcje mogą być nakładane za:
1. Niewystawienie faktury w KSeF
Wystawiłeś fakturę B2B poza systemem KSeF, mimo że powinna przez niego przejść.
Kara: do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze
2. Wystawienie faktury niezgodnej ze strukturą
Faktura trafiła do KSeF, ale zawiera błędy w strukturze XML lub brakuje wymaganych danych.
Kara: kary porządkowe określone w Ordynacji podatkowej
3. Nieterminowe przesłanie faktury offline
Wystawiłeś fakturę w trybie offline, ale nie przesłałeś jej do KSeF w wymaganym terminie (następny dzień roboczy).
Kara: do 100% kwoty VAT na fakturze
Przykład
Firma wystawiła fakturę na 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT poza systemem KSeF. Maksymalna kara to 2 300 zł (100% VAT). W praktyce organ podatkowy może nałożyć karę niższą, w zależności od okoliczności.
Ile wynoszą kary?
Wysokość sankcji zależy od rodzaju przewinienia:
Przewinienie |
Maksymalna kara |
|---|---|
Faktura poza KSeF |
Do 100% kwoty VAT na fakturze |
Nieterminowe przesłanie (offline) |
Do 100% kwoty VAT na fakturze |
Błędy w strukturze faktury |
Kary porządkowe (do 3 000 zł) |
Uporczywe naruszenia |
Dodatkowe postępowania kontrolne |
Uwaga!
Kary są naliczane od każdej faktury osobno. Jeśli wystawisz 10 faktur poza KSeF, możesz otrzymać 10 osobnych kar. Przy dużej liczbie dokumentów kwoty sumują się bardzo szybko.
Czy zawsze dostanę maksymalną karę?
Nie. Ustawa określa górną granicę kary, ale organ podatkowy może nałożyć sankcję niższą. Pod uwagę brane są:
Skala naruszenia – jedna pomyłka vs. systematyczne omijanie przepisów.
Dobra wiara – czy błąd wynikał z niewiedzy czy celowego działania.
Szybkość naprawienia – czy sam zgłosiłeś problem i go naprawiłeś.
Historia podatnika – dotychczasowa współpraca z urzędem.
W praktyce:
Pojedyncze błędy techniczne prawdopodobnie nie będą surowo karane, szczególnie jeśli szybko je naprawisz. Sankcje mają dotyczyć głównie przypadków celowego omijania systemu lub uporczywego lekceważenia przepisów.
Jak uniknąć kar?
1. Wybierz sprawdzony program do faktur
Dobry program z integracją KSeF automatycznie przesyła faktury do systemu i pilnuje zgodności ze strukturą FA(3).
2. Przeszkol pracowników
Upewnij się, że osoby wystawiające faktury wiedzą, kiedy dokument musi trafić do KSeF.
3. Uzyskaj certyfikat wystawcy
Dzięki niemu wystawisz fakturę nawet bez internetu i prześlesz ją później – unikniesz problemów technicznych.
4. Testuj w okresie bez kar
Wykorzystaj okres ochronny – rok 2026, a po uchwaleniu nowelizacji także 2027 – na wykrycie i naprawienie błędów w procesach fakturowania.
5. Monitoruj status faktur
Sprawdzaj, czy faktury trafiły do KSeF i otrzymały numer identyfikacyjny.
Najlepsza ochrona przed karami?
Automatyzacja. Gdy program sam przesyła faktury do KSeF, ryzyko ludzkiego błędu spada praktycznie do zera.
Korzystasz z OnlineFakturowanie.pl?
Integracja z KSeF jest już dostępna. Skonfiguruj połączenie i zacznij wystawiać faktury ustrukturyzowane – automatycznie, bez ryzyka kar.
Co jeśli KSeF nie działa?
W przypadku awarii systemu KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów nie ponosisz odpowiedzialności za opóźnienia. Fakturę wystawiasz w trybie awaryjnym i przesyłasz po przywróceniu systemu.
Podobnie przy problemach technicznych po Twojej stronie – tryb offline z certyfikatem pozwala fakturować bez połączenia i przesłać dokumenty później (najpóźniej następnego dnia roboczego; przy awarii ogłoszonej przez MF – do 7 dni roboczych).
OnlineFakturowanie.pl – gotowe na KSeF
OnlineFakturowanie.pl oferuje pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur:
Automatyczne przesyłanie faktur do KSeF – minimalizacja ryzyka błędów.
Zgodność ze strukturą FA(3) – system pilnuje poprawności dokumentów.
Powiadomienia o statusie – wiesz, które faktury trafiły do KSeF.
Chcesz spać spokojnie?
Zaufaj programowi, który automatycznie zadba o zgodność z KSeF. OnlineFakturowanie.pl przesyła faktury do systemu bez Twojej ingerencji – a to najlepsza ochrona przed karami.
Podsumowanie:
Wdrożenie KSeF umożliwia automatyczne przesyłanie faktur, zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia zgodność z przepisami. Przedsiębiorcy mogą uniknąć kar, jeśli wykorzystają okres bez kar na testy, wybór odpowiedniego programu i przeszkolenie pracowników. Odroczenie sankcji nie zwalnia jednak z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. W przypadku problemów z systemem możliwe jest korzystanie z trybu offline. Integracja z KSeF ułatwia proces fakturowania i zapewnia zgodność z wymaganiami.
