Korygowanie faktur w KSeF – jak poprawiać błędy od 2026?
Kluczowa zasada: faktury w KSeF nie można edytować
W Krajowym Systemie e-Faktur obowiązuje fundamentalna reguła: raz wystawiona faktura nie podlega edycji ani usunięciu. Po nadaniu numeru KSeF dokument jest zapisany w systemie na stałe. Jeśli popełnisz błąd, musisz wystawić fakturę korygującą – osobny dokument, który odnosi się do pierwotnej faktury i wskazuje, co zostało zmienione.
Koniec z prostymi poprawkami!
W tradycyjnym fakturowaniu można było czasem „podmienić" fakturę lub wysłać poprawioną wersję. W KSeF to niemożliwe – każda zmiana wymaga wystawienia korekty.
Faktura korygująca w KSeF – jak ją wystawić?
Faktura korygująca w KSeF musi zawierać:
Numer faktury korygowanej oraz jej numer KSeF;
Dane, które uległy zmianie (przed i po korekcie);
Przyczynę korekty;
Datę wystawienia korekty.
Korekta również przechodzi przez KSeF i otrzymuje własny numer identyfikacyjny. Nie musisz przy tym korygować całej faktury – poprawiasz tylko to, co jest błędne: kwoty (korekta wartościowa) albo same dane formalne, jak data, adres czy opis (korekta danych formalnych), bez zmiany kwot.
Korzystasz z OnlineFakturowanie.pl?
Wystawienie korekty do faktury KSeF zajmuje kilka kliknięć – korektę uruchomisz wprost z faktury pierwotnej i wybierzesz, co poprawiasz: wartość, dane formalne albo NIP nabywcy. System automatycznie pobierze dane z faktury pierwotnej i wyśle korektę do KSeF.
👉 Jak wystawić fakturę korygującą (korektę) w KSeF w OnlineFakturowanie?
Przykład:
Wystawiłeś fakturę na 1000 zł netto, ale prawidłowa kwota to 1200 zł. Wystawiasz fakturę korygującą, która:
Wskazuje numer KSeF pierwotnej faktury;
Podaje kwotę przed korektą: 1000 zł;
Podaje kwotę po korekcie: 1200 zł;
Różnica: +200 zł netto
Co można korygować?
W przypadku faktur korygujących w systemie KSeF, istnieje możliwość dokonania poprawek prawie wszystkich istotnych elementów faktury. Fakturą korygującą możesz poprawić praktycznie każdy element faktury:
Element |
Można korygować? |
|---|---|
Kwoty (netto, VAT, brutto) |
✓ Tak |
Stawka VAT |
✓ Tak |
Dane nabywcy (nazwa, adres) |
✓ Tak |
NIP nabywcy |
✓ Tak, ale inaczej – korektą „do zera" i nową fakturą (patrz niżej) |
Opis towaru/usługi |
✓ Tak |
Data sprzedaży |
✓ Tak |
Numer faktury własny |
✓ Tak |
Numer KSeF |
✗ Nie (nadawany przez system) |
Wyjątek: błędnego NIP nabywcy nie poprawisz zwykłą korektą. KSeF kieruje faktury według NIP, więc dokument z błędnym numerem trafił do niewłaściwej firmy – dlatego wystawiasz korektę „do zera" na ten sam błędny NIP i nową fakturę z prawidłowymi danymi. W OnlineFakturowanie robi to za Ciebie opcja Zmiana NIP nabywcy: system sam tworzy korektę zerującą i otwiera nową fakturę do uzupełnienia poprawnego numeru.
Nota korygująca – czy nadal jest możliwa?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę w celu poprawienia drobnych błędów (np. literówka w nazwie firmy). W systemie KSeF noty korygujące nie są obsługiwane – od 1 lutego 2026 już ich nie ma. Zamiast tego nabywca powinien:
Skontaktować się ze sprzedawcą.
Poprosić o wystawienie faktury korygującej.
Zmiana dla nabywców!
Od 1 lutego 2026 nie wystawisz noty korygującej do faktury ustrukturyzowanej. Jeśli otrzymasz fakturę z błędem w danych Twojej firmy, musisz poprosić sprzedawcę o korektę – każdą zmianę, także literówkę, wystawia sprzedawca fakturą korygującą.
Korekta „do zera" – jak anulować fakturę?
Jeśli chcesz całkowicie anulować fakturę (np. transakcja nie doszła do skutku), wystawiasz fakturę korygującą „do zera":
Wszystkie pozycje korygowane do wartości 0 zł.
Przyczyna: np. „Anulowanie – transakcja nie doszła do skutku".
W KSeF nie ma opcji „usuń fakturę" – korekta do zera to jedyny sposób na anulowanie dokumentu. Pamiętaj jednak, że przy zwykłej pomyłce nie musisz zerować całej faktury: korygujesz tylko błędne pozycje albo same dane formalne.
Unikaj błędów:
Przed wystawieniem faktury w KSeF dokładnie sprawdź wszystkie dane. Każda korekta to dodatkowy dokument w systemie i więcej pracy administracyjnej.
OnlineFakturowanie.pl – korekty KSeF bez komplikacji
OnlineFakturowanie.pl oferuje pełną integrację z KSeF, w tym wystawianie korekt. Korektę uruchomisz wprost z faktury pierwotnej, a system automatycznie pobierze jej dane i wyśle korektę do KSeF.
Przydatne poradniki:
Podsumowanie:
Podsumowując, system KSeF w Polsce wprowadza jasne zasady dotyczące fakturowania i korekt. Po wystawieniu faktury, jej edytowanie czy usunięcie jest niemożliwe. W przypadku błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej, która musi zawierać wszystkie wymagane dane, w tym numer oryginalnej faktury oraz przyczynę korekty. Nie trzeba przy tym zerować całej faktury – korygujesz tylko błędne pozycje albo same dane formalne. KSeF nie obsługuje not korygujących, a w przypadku całkowitego anulowania transakcji lub błędnego NIP nabywcy jedyną opcją jest korekta „do zera".
