Faktura zaliczkowa wystawiona za wcześnie w KSeF – czy to pusta faktura?
Skąd bierze się problem: limit 60 dni
Fakturę zaliczkową można wystawić, zanim pieniądze wpłyną na konto. Przepisy stawiają jednak granicę: nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Jeśli kontrahent zapłaci później, faktura staje się „wystawiona przedwcześnie” – nie dlatego, że coś zmieniło się w umowie, ale dlatego, że kalendarz przekroczył ustawowy limit.
Sam VAT od zaliczki rozlicza się niezależnie od tej daty. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty, a fakturę dokumentującą wpłatę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pieniądze wpłynęły.
Spór dotyczył czegoś innego: art. 108 ustawy o VAT. Zgodnie z nim każdy, kto wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, ma obowiązek go zapłacić. Organy podatkowe przez lata uznawały, że faktura zaliczkowa wystawiona za wcześnie i nieskorygowana „do zera” to pusta faktura – a więc VAT z niej trzeba odprowadzić bez względu na to, że zaliczka w końcu wpłynęła i podatek od niej został rozliczony. W praktyce groził podwójny VAT od jednej wpłaty.
Czym jest pusta faktura?
Pusta faktura to dokument z wykazanym VAT, który nie odzwierciedla żadnej rzeczywistej transakcji. Art. 108 ma charakter prewencyjny – ma zniechęcać do wprowadzania do obrotu faktur, z których nieuczciwy nabywca mógłby odliczyć podatek. Sądy administracyjne od lat podkreślały, że przepis nie powinien dotyczyć faktur dokumentujących prawdziwe, tylko opóźnione zdarzenia.
Co zmienił Szef KAS
Sądy przez lata stawały po stronie podatników – NSA orzekał tak m.in. w czerwcu 2023 r. (I FSK 686/19) i w grudniu 2024 r. (I FSK 996/21). Fiskus jednak trzymał się własnej linii, a przedsiębiorcy musieli wygrywać każdą sprawę osobno. Przełom przyniosła interpretacja zmieniająca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 23 lipca 2025 r. (sygn. DOP7.8101.28.2025.FMLM). Wynika z niej, że:
naruszenie 60-dniowego limitu nie uruchamia automatycznie art. 108;
decyduje to, czy transakcja jest rzeczywista i finalnie dochodzi do skutku – zaliczka wpływa albo towar lub usługa zostaje dostarczona;
taka faktura pozostaje formalnie nieprawidłowa i można ją skorygować do zera, ale nie jest to obowiązek wynikający z samego przekroczenia terminu;
VAT rozlicza się na zasadach ogólnych – przy zaliczce w miesiącu jej otrzymania;
nabywca odlicza podatek dopiero wtedy, gdy u sprzedawcy powstanie obowiązek podatkowy, a nie w momencie otrzymania faktury.
Warto pamiętać, że jest to zmiana interpretacji indywidualnej dokonana z urzędu. Formalnie wiąże w konkretnej sprawie, ale wyznacza kierunek, w jakim mają iść organy podatkowe. W nietypowej sytuacji nadal warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub wystąpić o własną interpretację.
Dlaczego w KSeF ten problem widać bardziej
Przed KSeF data wystawienia była tym, co przedsiębiorca wpisał na dokumencie. W Krajowym Systemie e-Faktur działa to inaczej. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej przesłania do KSeF – jeśli data w polu P_1 jest taka sama jak dzień wysyłki. Data z przyszłości w polu P_1 powoduje odrzucenie pliku. Data wcześniejsza niż dzień wysyłki jest dopuszczalna, ale system traktuje wtedy fakturę jako wystawioną w trybie offline, a przepisy wymagają jej przesłania najpóźniej następnego dnia roboczego.
Po nadaniu numeru KSeF faktury nie można edytować, anulować ani usunąć. Jedyną drogą jest faktura korygująca – przy fakturze zaliczkowej z oznaczeniem KOR_ZAL. Noty korygujące zniknęły z obrotu 1 lutego 2026 r. Szczegółowo opisujemy to w artykule o korygowaniu faktur w KSeF.
Daty w KSeF są nienaruszalne
W KSeF 60-dniowy limit liczy się od daty wysłania faktury do systemu. Tej daty nie da się później zmienić ani „przesunąć” korektą danych formalnych. Jeśli kontrahent spóźni się z zaliczką, przekroczenie terminu jest widoczne w systemie dla obu stron i dla administracji.
Data wystawienia a data otrzymania zapłaty – jak wypełniać fakturę zaliczkową
W strukturze FA(3) faktura zaliczkowa ma oznaczenie ZAL i trzy daty, które łatwo pomylić:
P_1 – data wystawienia. W trybie online to dzień wysyłki do KSeF.
P_6 – data otrzymania całości lub części zapłaty. Wypełnia się ją tylko wtedy, gdy jest znana i różni się od daty wystawienia. Przy fakturze wystawianej przed wpłatą pozostaje pusta.
Termin płatności – pole biznesowe w elemencie Platnosc. Nie ma znaczenia podatkowego i nie przesuwa obowiązku podatkowego.
Jak pracować z tymi datami w praktyce:
Fakturę zaliczkową przed wpłatą warto wystawiać tak, aby oczekiwany termin zapłaty mieścił się z zapasem w 60 dniach. Przy dłuższych terminach lepszym narzędziem jest faktura pro forma – nie jest fakturą w rozumieniu ustawy, nie trafia do KSeF i nie wywołuje skutków z art. 108.
Po otrzymaniu zaliczki fakturę wystawia się z aktualną datą wysyłki, a datę wpłaty podaje w polu P_6. Antydatowanie nie ma sensu – system i tak zapisuje moment wygenerowania pliku.
Jeśli zaliczka wpłynęła po 60 dniach: według stanowiska KAS nie ma automatycznej sankcji. VAT rozlicza się w miesiącu wpłaty. Korekta do zera i nowa faktura są dopuszczalne, ale nieobowiązkowe – warto ustalić z księgowością jedną, spójną praktykę.
Jeśli zaliczka nigdy nie wpłynie, a transakcja upadła: należy wystawić korektę do zera. Wtedy faktura dokumentuje zdarzenie, które nie nastąpiło, i art. 108 realnie wchodzi w grę.
Przykład: zaliczka 76 dni po wystawieniu faktury
Zaliczki w OnlineFakturowanie
Przeczytaj również
Od lutego 2026 r. każdy błąd na fakturze poprawia sprzedawca. Sprawdź, czym różni się faktura korygująca od zniesionej noty korygującej.
Najczęściej zadawane pytania
1. Czy faktura zaliczkowa wystawiona ponad 60 dni przed zapłatą to pusta faktura?
Nie, jeśli dokumentuje rzeczywistą transakcję, która finalnie dochodzi do skutku. Tak wynika z interpretacji zmieniającej Szefa KAS z 23 lipca 2025 r. Faktura pozostaje formalnie nieprawidłowa, ale sam przekroczony termin nie rodzi obowiązku zapłaty VAT z art. 108.
2. Czy trzeba skorygować przedwcześnie wystawioną fakturę zaliczkową do zera?
Nie ma takiego obowiązku, jeśli zaliczka w końcu wpłynęła. Korekta jest dopuszczalna i część księgowych ją zaleca dla porządku, ale VAT i tak rozlicza się raz – w miesiącu otrzymania zapłaty. Korekta do zera jest konieczna, gdy transakcja w ogóle nie dojdzie do skutku.
3. Kiedy nabywca może odliczyć VAT z faktury zaliczkowej wystawionej przed wpłatą?
Dopiero w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, czyli gdy zaliczka została zapłacona. Samo otrzymanie faktury w KSeF nie daje jeszcze prawa do odliczenia.
4. Czy w KSeF można zmienić datę wystawienia faktury zaliczkowej?
Nie. Datą wystawienia jest data przesłania faktury do KSeF, a po nadaniu numeru KSeF dokumentu nie można edytować. Jedyną formą poprawy jest faktura korygująca, która jednak nie cofa daty wystawienia faktury pierwotnej.
5. Czy za wysłanie do KSeF przedwcześnie wystawionej faktury grozi kara?
Do 31 grudnia 2026 r. nie są nakładane kary za błędy w stosowaniu KSeF. Art. 108 to inna kwestia – dotyczy obowiązku zapłaty VAT, nie kar za KSeF – i zgodnie ze stanowiskiem KAS nie stosuje się go do faktur dokumentujących realne transakcje.
Podsumowanie:
Przedwcześnie wystawiona faktura zaliczkowa przestała być automatycznym problemem podatkowym. Jeśli zaliczka w końcu wpływa, VAT rozlicza się raz – w miesiącu jej otrzymania – a art. 108 nie ma zastosowania. Zmieniło się jednak otoczenie: w KSeF data wystawienia jest datą wysyłki i nie da się jej poprawić. Dlatego przed wpłatą bezpieczniej działa faktura pro forma, faktura zaliczkowa trafia do KSeF dopiero po otrzymaniu pieniędzy, a korekta do zera zostaje dla sytuacji, w których transakcja nie doszła do skutku.
jest proste dla każdegoWystaw fakturę
