KSeF w OnlineFakturowanie – najczęstsze pytania i błędy

Nie. Konfiguracja KSeF jest opcjonalna. Możesz wystawiać faktury bez integracji z KSeF. Pamiętaj jednak, że od 1 kwietnia 2026 KSeF jest obowiązkowy dla większości przedsiębiorców (duże firmy – od 1 lutego 2026).

Jeśli chcesz szybko zacząć, wybierz token KSeF – konfiguracja zajmuje kilka minut. Jeśli planujesz długoterminowo, wybierz certyfikat – będzie działał także po 2026 roku. Metodę możesz później zmienić w ustawieniach.

Tak. Certyfikat KSeF wydawany przez Ministerstwo Finansów jest całkowicie bezpłatny. Pobierzesz go z Aplikacji Podatnika KSeF. To coś innego niż płatny certyfikat kwalifikowany od zewnętrznych dostawców.

• Produkcyjne – do wystawiania prawdziwych faktur (wybierz tę opcję).

• Demo – symulacja bez połączenia z KSeF.

Nie. Token wygenerowany dla środowiska testowego nie zadziała w produkcji. Musisz wygenerować osobny token dla środowiska produkcyjnego.

Od 1 kwietnia 2026 dla większości przedsiębiorców – tak (duże firmy od 1 lutego 2026), więc faktury VAT trafiają do KSeF. Wyjątkiem są faktury proforma – to dokumenty handlowe, nie faktury VAT, więc nie trafiają do KSeF.

Zwykle 30–90 sekund. W przypadku dużego obciążenia serwerów KSeF może potrwać dłużej.

Nie. Faktura wysłana do KSeF nie może być edytowana ani usunięta. Jeśli musisz poprawić błąd, wystawiasz fakturę korygującą.

Tak. Kliknij Zapisz szkic – faktura zostanie zapisana bez wysyłki. Możesz ją edytować, a gdy będzie gotowa, wyślij ręcznie klikając ikonę w kolumnie KSeF lub przycisk Wyślij do KSeF w szczegółach faktury.

Nie. Faktura proforma to dokument handlowy, nie faktura VAT – nie podlega obowiązkowi rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur. Do KSeF trafiają tylko faktury VAT.

Tak. W liście faktur zaznacz checkboxy przy wybranych fakturach i kliknij Wyślij do KSeF nad listą. Wszystkie zaznaczone faktury zostaną wysłane jednocześnie.

System automatycznie przełącza się w tryb offline. Faktura zostaje wystawiona, kontrahent otrzymuje e-mail od razu, a do KSeF trafi automatycznie, gdy system będzie znów dostępny. Nie musisz nic robić.

Tokeny KSeF działają do 31 grudnia 2026. Po tej dacie będziesz musiał przejść na certyfikat.

Wygeneruj nowy token na portalu KSeF lub przejdź na certyfikat. Następnie zaktualizuj dane w Moje konto → Ustawienia KSeF.

Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata. Przed wygaśnięciem musisz wygenerować nowy.

Tak. Token i certyfikat są przypisane do Twojego NIP, nie do konkretnego programu.

• Kreska z ikoną wysyłki – faktura zapisana, gotowa do wysyłki.

• Zegar – zlecona do wysyłki, czeka na przetworzenie.

• Pomarańczowa klepsydra – tryb offline, KSeF niedostępny; faktura pójdzie automatycznie po przywróceniu połączenia.

• Zielona fajka – faktura przyjęta przez KSeF.

• Czerwony krzyżyk – wysyłka się nie powiodła.

• Szara przekreślona ikona – faktura nie była wysyłana do KSeF i nie musiała być.

W szczegółach faktury, w sekcji Status KSeF. Numer KSeF pojawia się też na wygenerowanym PDF wraz z kodem QR.

Faktura oczekuje na wysyłkę – najprawdopodobniej KSeF jest chwilowo niedostępny (tryb offline). System automatycznie wyśle fakturę, gdy połączenie zostanie przywrócone. E-mail do kontrahenta został już wysłany. Nie musisz nic robić.

Tak. Gdy wysyłka faktury do KSeF się nie powiedzie, otrzymasz e-mail z powiadomieniem. Możesz też sprawdzić status w kolumnie KSeF lub na dashboardzie w sekcji Przegląd faktur KSeF.