KSeF w OnlineFakturowanie – najczęstsze pytania i błędy

Nie. Konfiguracja KSeF jest opcjonalna. Mozesz wystawiac faktury bez integracji z KSeF. Pamietaj jednak, ze od kwietnia 2026 KSeF bedzie obowiazkowy dla wiekszosci przedsiebiorcow.

Jesli chcesz szybko zaczac, wybierz token KSeF – konfiguracja zajmuje kilka minut. Jesli planujesz dlugoterminowo, wybierz certyfikat – bedzie dzialal takze po 2026 roku. Metode mozesz pozniej zmienic w ustawieniach.

Tak. Certyfikat KSeF wydawany przez Ministerstwo Finansow jest calkowicie bezplatny. Pobierzesz go z Aplikacji Podatnika KSeF. To cos innego niz platny certyfikat kwalifikowany od zewnetrznych dostawcow.

• Produkcyjne – do wystawiania prawdziwych faktur (wybierz te opcje)

• Demo – symulacja bez polaczenia z KSeF

Nie. Token wygenerowany dla srodowiska testowego nie zadziala w produkcji. Musisz wygenerowac osobny token dla srodowiska produkcyjnego.

Od kwietnia 2026 – tak, dla wiekszosci przedsiebiorcow. Do tego czasu mozesz wybrac, ktore faktury wysylasz do KSeF. Wyjatkiem sa faktury proforma – to dokumenty handlowe, nie faktury VAT, wiec nie trafiaja do KSeF.

Zwykle 30-90 sekund. W przypadku duzego obciazenia serwerow KSeF moze potrwac dluzej.

Nie. Faktura wyslana do KSeF nie moze byc edytowana ani usunieta. Jesli musisz poprawic blad, wystawiasz fakture korygujaca.

Tak. Kliknij Zapisz szkic – faktura zostanie zapisana bez wysylki. Mozesz ja edytowac, a gdy bedzie gotowa, wyslij recznie klikajac ikone w kolumnie KSeF lub przycisk Wyslij do KSeF w szczegolach faktury.

Nie. Faktura proforma to dokument handlowy, nie faktura VAT – nie podlega obowiazkowi rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur. Do KSeF trafiaja tylko faktury VAT.

Tak. W liscie faktur zaznacz checkboxy przy wybranych fakturach i kliknij Wyslij do KSeF nad lista. Wszystkie zaznaczone faktury zostana wyslane jednoczesnie.

System automatycznie przelacza sie w tryb offline. Faktura zostaje wystawiona, kontrahent otrzymuje e-mail od razu, a do KSeF trafi automatycznie gdy system bedzie znow dostepny. Nie musisz nic robic.

Tokeny KSeF dzialaja do 31 grudnia 2026. Po tej dacie bedziesz musial przejsc na certyfikat.

Wygeneruj nowy token na portalu KSeF lub przejdz na certyfikat. Nastepnie zaktualizuj dane w Moje konto → Ustawienia KSeF.

Certyfikat KSeF jest wazny maksymalnie 2 lata. Przed wygasnieciem musisz wygenerowac nowy.

Tak. Token i certyfikat sa przypisane do Twojego NIP, nie do konkretnego programu.

• Zielona fajfka – faktura wyslana pomyslnie

• Klepsydra – faktura oczekuje na wyslanie (tryb offline)

• Czerwony krzyzyk – wysylka nie powiodla sie

• Ikona wysylki – szkic czekajacy na wyslanie

• — (puste) – faktura nie byla wysylana do KSeF

W szczegolach faktury, w sekcji Status KSeF. Numer KSeF pojawia sie tez na wygenerowanym PDF wraz z kodem QR.

Faktura oczekuje na wysylke – najprawdopodobniej KSeF jest chwilowo niedostepny (tryb offline). System automatycznie wysle fakture, gdy polaczenie zostanie przywrocone. E-mail do kontrahenta zostal juz wyslany. Nie musisz nic robic.

Tak. Gdy wysylka faktury do KSeF sie nie powiedzie, otrzymasz e-mail z powiadomieniem. Mozesz tez sprawdzic status w kolumnie KSeF lub na dashboardzie w sekcji Przeglad faktur KSeF.